什么是采购到付款流程？如何借助采购管理软件提升效率

各自为政、分散的采购工具使从采购到付款流程复杂化。过时的采购解决方案成本高、不灵活、效率低，但大多数企业仍在 "凑合 "使用老式的采购工具。
根据 Paystream 2023 年采购洞察报告，80% 的企业仍在使用手动或半数字化工具来管理其 P2P 周期。
大多数企业使用的与ERP或财务软件集成的采购模块，用不了多久就惹出麻烦。使用过时的采购到付款软件，甚至根本不使用任何解决方案，其后果最终会损害企业的利润。为了在竞争中生存，企业需要摒弃传统方法，积极拥抱数字化。
什么是采购到付款流程？
采购到付款流程，也称为P2P，是指企业从外部供应商采购货物和服务时所遵循的一系列管理步骤。P2P流程涉及从确定商品或服务需求到最终向供应商付款的各个阶段。这是一个重要的业务流程，有助于简化采购活动、控制成本并确保高效的供应商管理。

采购到付款流程步骤：
第 1 步：确定需求
采购到付款流程的第一步，是在跨部门利益相关者的帮助下确定和定义业务需求。确定了有效需求，采购团队就会草拟出货物/产品的高级规格、服务的职权范围（TOR）和工作说明书（SOW）。
第 2 步：创建采购申请
确定规格/职权范围/工作说明书之后，可以开始创建正式的采购申请。采购申请在确保满足所有必要的管理要求后，提交填写完整的采购申请表。你可以为任何类型的采购创建申请表，包括标准采购、分包、委托等。
第 3 步：采购申请审批
提交的采购申请随后由部门主管或采购人员进行审核。审批人在评估需求、核实可用预算和验证申请表之后，可以批准或拒绝采购申请。不完整的采购申请将被退回给发起人，要求其更正并重新提交。
第 4 步：创建 PO/现货采购
如果所需的货物/产品具有非管理类别采购、一次性独特采购或低价值商品等特征，则可执行现货采购。否则，将根据批准的采购申请创建采购订单。
第 5 步：采购订单审批
采购订单将通过审批循环发送，确保合规性和准确性。批准后的采购订单将发送给供应商，供应商审查定购单后，可以批准、拒绝或开始谈判。当采购订单被批准，意味着激活了一份具有法律约束力的合同。
第 6 步：收货
供应商交付承诺的货物/服务后，买方对交付的产品或服务进行检查，确保其符合合同条款。然后根据采购合同或采购订单规定的标准批准或拒绝收货。
第 7 步：供应商绩效
根据上一步获得的数据，对供应商绩效进行评估。评估范围包括质量、按时交货、服务、合同合规性、响应速度和总拥有成本（TCO）等一系列因素。不履约情况会在现有名册和信息系统中标记出来，供今后参考。
第 8 步：发票审批
当货物收据获得批准后，就会对采购订单、供应商发票和货物收据进行三向匹配。如果没有发现不符之处，发票就会获得批准，并转交给财务团队进行付款。如果出现不准确的情况，发票将被退回给供应商，并说明拒绝的原因。
第 9 步：供应商付款
收到批准的发票后，财务团队将根据合同条款处理付款。任何合同变更或对清算财务担保的审查都将被考虑在内。支付给供应商的款项可分为以下五种类型：预付款、部分付款、进度款或分期付款、最终付款和保留款/留置款。
采购到付款流程的最佳实践
以下五种 P2P 最佳做法可以帮助企业提高采购效率和效益：
● 实施采购到付款软件
● 保持流程透明
● 提高供应商参与度
● 优化库存
● 简化合同管理
随着企业越来越多地了解到使用采购软件的好处和节约成本的机会，8Manage SRM这样的端到端采购管理软件正受到越来越多的关注。
以下是8Manage SRM帮助企业提高采购效率的领域：
1. 采购申请和审批
数字化的8Manage SRM软件会按照正确的流程将采购申请发送给所有利益相关者和审批者，消除了电子邮件线程。
2. 采购订单管理
大多数采购到付款解决方案会根据已批准的采购申请自动创建采购订单，并启动订单派送流程。无论是向单个供应商发送多个批量订单，还是从单个申请创建多个订单，8Manage SRM都可以实现。
3. 数字化供应商管理
供应商管理数字化改变了采购团队衡量和评价供应商绩效的方式。借助8Manage SRM软件，很容易就可以根据业绩、定价、折扣、交货时间和政策合规性选择合适的供应商。
4. 发票匹配
8Manage SRM采购管理软件可让企业执行三向匹配，确保采购、发票审批、异常管理以及与电子支付或应付账款系统集成万无一失。
5. 采购分析
自动化的最大优点之一就是报告和分析可以帮助你了解哪些有效，哪些无效。8Manage SRM提供了端到端流程的完全透明度。因此，你可以立即调出任何任务的状态，通过自定义报告和分析来分析供应商的绩效指标等。
从减少手工操作到提高支出可见性，8Manage SRM端到端采购管理软件可解决所有现有流程差距。使用8Manage SRM，你可以实现整个 P2P 周期的数字化，全面改进所有采购流程，还能与正在使用的财务或 ERP 软件无缝集成。