毕业档案——只闻其名，不见其形

导语

当下正值高校毕业季，广大毕业生们正在紧锣密鼓的准备假期旅行、升学就业等各类事宜。但每逢此时，有一个环节却不容忽视，即关于毕业生个人档案的存放、转递问题。国家相关部门也印发通知，强调档案转递接收是高校毕业生就业工作的重要内容，要加强高校毕业生档案转递接收工作，切实保障档案安全。那么，这个如影随形甚至追随自己一生的“小袋子”，究竟有哪些用处，要受到如此高的重视？

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读书匠到社会人，如影随形的档案

毕业生档案是学生毕业前家庭情况、学习成绩、政治思想表现、身体状况的文字记载材料，同时也是用人单位进行选拔、管理、服务等事务的重要依据。因毕业生所处状况的区别，其命名有所不同，在校时叫学籍档案，主要包括高中和大学的学籍档案，内容一般包含就读学校、入学时间、毕业时间、学习成绩、老师评语、休学退学、升学记录等各类信息。毕业后离校后，学籍档案则迁入到就业的单位或户籍所在地人才中心，转为人事档案。

具体来看，毕业生的人事档案是由学籍档案转换而来。学生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的各类材料证明，然后将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。此时的学籍档案正式成为人事档案，其通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序得以实现。

流调形式上，若去机关、国有企事业单位等用人单位就业，档案会转到用人单位进行管理，形成干部人事档案或职工人事档案；若去没有人事档案管理权限的非公单位就业，档案会转去公共人才服务机构管理，形成流动人员人事档案，统称人事档案。

然而出于各种原因，一些大学毕业生对档案的作用与处理方法并不了解和重视，不清楚档案有哪些用途，又该如何存放，最终导致“弃档”“丢档”等现象愈发普遍，进而影响其日后升学就业、职称评选等。

一般而言，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关信息作为人才选拔的重要证据，涉及工作调动、职称评审、工龄认定、转正定级、办理退休等多项事宜。并且，公务员考录、硕士或博士研究生升学、出国留学申请这三大毕业出路，皆需由档案保管部门出具相关证明。此外，入党申请、社保办理、住房等同样需要档案介入其中，出具相关证明。

值得注意的是，国家相关政策规定学生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。但也间接导致一些学生混淆“学籍档案”与“人事档案”的区别，误以为学校可以长期保存，便对自己的档案“爱答不理”了。

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档案是“我的”，为什么不能拆封

既然档案如此重要，并且署名于“我”，那放在自己手里岂不是更踏实放心，还能随时查看。就在近期，一条“母亲私拆女儿档案袋封条导致女儿崩溃大哭”的视频引发热议。根据相关规定，个人档案属于机密文件，只有拥有档案管理权限的单位才能将其拆开查验以及审核密封，没有档案保管权限的以及个人是不允许将档案拆封的，如果不遵守相关规定的个人或者单位，那么有档案管理权限的单位可以拒收。

因此，毕业生档案是不允许个人携带的，更不允许私自拆封。一旦私自拆开，很可能就会变成“废档”或“死档”，情节严重的甚至会被记录在诚信档案，影响日后研考、公考等。今年 6 月，人社部、教育部印发《关于积极稳妥做好高校毕业生档案转递接收工作的通知》，再次重申“严禁个人自带档案”。人才服务中心档案管理相关负责人也表示，毕业生档案具有涉密性，不属于个人财产，属于国家资源，不能私自拆封。

可能学生或家长对档案存放的安全性及产生相关管理费用有所顾虑，但其实自 2015 年起，各级邮政企业就严格落实教育部、人力资源和社会保障部关于“高校毕业生档案可采用邮政 EMS 特快专递进行转递”的要求，积极稳妥做好学生档案寄递工作，确保邮件安全和精准妥投，并于同年免去人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用。

另据档案工作从业者表示，个人档案一般会存放在学校、人才市场或工作单位。档案转递是以公对公的方式进行的，且需单位出具调档函。因特殊原因，个别学校将人事档案交给本人转递，毕业生须尽快将密封的档案交给就业单位，不能“私拆”和“私藏”，否则无法证明材料的真实性和完整性。如当事人确需查询相关档案，则须由档案管理人员操作进行拆封。一旦不小心拆掉了档案袋上的封条，需要到相关单位去重贴封条并盖章。

可见，档案的记录、保存、传递等必须符合国家出台的规定，由人事专职人员完成相关工作，坚守遵循档案保密性、安全性、真实性、完整性的原则。

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纸质保底，电子拔高，档案管理的优化升级

如前文所讲，把档案存放在人才市场具有不少优势，可以办理转正定级、职称评定、材料证明出具等相关的工作，能省去许多本来应该由本人亲自去办理的一些工作，有效降低时间成本。目前，人才市场的档案管理比较现代化，可以运用电子化手段进行档案的管理，便于查询、审阅和调档等相关的工作。

关于档案电子化，北京师范大学档案馆馆员徐宏江曾在 2014 年表示，一方面，应该实现档案的电子化和网络化，符合条件的用人单位可以通过档案管理平台账号及时、快捷地查询意向人选不涉及隐私的档案信息；另一方面，国家有关部门应推动高校毕业生档案与中国人民银行征信、诚信档案、学籍信息等系统整合。

而鉴于目前毕业生人事档案的现状，有业内人士建议高校强化档案管理工作的就业服务功能，使得用人单位通过档案渠道充分了解毕业生的情况，增加毕业生的就业竞争力。此外，一些专家还建议，有关部门应要求高校必须严格执行档案转递制度，并提醒毕业生尽快将档案转至单位或就业服务部门及人才代理机构等人事部门，避免给自己未来的工作和生活带来不便。

事实上，近些年我国教育、人社、网信等部门和很多高校都建设了一定规模的学生信息数据库。在收到的档案经过分类规整后，由专业的工作人员拆封，核对档案内容是否完整，经复核后重新封装，进行入库上架，后续再将逐一扫描成电子档案，实现“数字化”“电子化”，方便查阅。

但受限于地域、网络、通信等因素的制约，档案电子化在数据库的建立、互联等个别环节上还较为分散，如果后续能够将这些数据库更为紧密的统一整合，把各种个人信息数据库相衔接，就可以建成全面的个人档案信息系统，既有利于各部门的信息共享，也受益于学生的升学就业。

结语

作为记录学习及职场生涯的重要材料，档案是每个人从孜孜读书匠成长为勤勤社会人的见证。多数情况下，我们可能只闻其名不见其形，但理应有意识和责任去保护这个跟随自己一生的物件。