和新科技：跨境电商综合型企业的财务数字化转型

和新科技成立于2011年，是一家技术研发实力雄厚的功能性服饰出海品牌企业。主营业务集功能内衣、功能运动领域设计、研发、品牌、销售为一体的跨境电商综合型企业。

目前公司旗下拥有近100多个专利，并以每年10-20个专利的增长速度增长。公司目前主要以跨境电子商务与自建海外仓为经营模式，通过Amazon、Ali-express、Alibaba等第三方平台和自建商城HXCART向终端客户销售商品，已触达以美国、加拿大、英国、德国、法国、西班牙、荷兰、澳大利亚等为主的全球70几个国家和地区的消费群体，已成为功能性内衣出海领先品牌。

随着公司规模的扩大，业绩不断增长的同时为公司的财务管理提出了更多挑战，为了优化各部门财务工作，加快财务数字化转型，公司成立了战略财务部，为财务数字化转型投入专业型人才，旨在协同各财务岗位工作，优化财务工作流程，提升财务部门工作效率与质量，加快业财融合进程，从而为公司的稳健和持续发展提供有力支持。

明确转型目标，向业财一体化与财务共享出发

战略财务部成立后，对公司当前的财务工作进行了全面的调研，了解目前财务工作的需求和痛点，遵循“急用先行，小步快跑”的原则，确定业财一体化与财务共享的目标，制定了“和新IFS（Integrated Financial Services）规划”，旨在通过沟通各项数据系统，从资源配置、运营效率、流程优化和内控建设等方面建立规则，实现业务财务的全链路打通，以在最大程度实现财务中心数字化战略。财务转型方案设计如下：

首先，通过ERP系统获取各销售渠道平台的销售数据，通过公司搭建的业财融合系统——FMS将业务收入、成本数据与财务系统相连接，以实现收入及时自动入账。其次，通过费控管理系统，将待支付信息与资金共享中心直连，优化支付方式，同时将费控系统与财务系统打通，实现费用、资金类凭证自动推送。最后，完成数仓的搭建后，通过财务系统与资金共享中心将相关数据推送至数仓，以BI实现财务数据的深度整合与可视化，为运营、市场拓展和产品优化提供深刻洞察的同时，为管理层制定基于实时数据的科学决策提供数据支持，从而转变财务工作职能，以财务转型推动企业整体数字化转型。

明确需求痛点，实施转型方案

（一）全面费控管理

2022年和新科技引入合思费控管理系统后，实现了费用单据线上实时审批，减少人工干预，缩短报销时间，使员工报销更加便捷，审批更加高效，提高了整体工作效率。但随着公司业务量的迅速增长，新问题随之显现：

一方面，公司迅速发展伴随着单据数量的激增，单据填写不规范问题愈加明显，影响审批效率的同时加大了财务人员的工作量，费用会计审核单据以及总账会计入账的工作量大幅度增加。另一方面，因公司海外业务的扩张允许境外工作人员使用公司信用卡消费，但制度差异、时差问题等导致了信用卡消费报销不及时，相关费用管理难以追溯，难以全面校验费用合规性等问题，严重影响账务处理的时效性及利润数据的准确性，费控管理亟需优化。

针对上述问题，战略财务部制定了合思费控管理的优化方案，结合公司的业务模式将费用类型进行了重新划分，规范员工报销申请，并对原有审批流程进行梳理与优化，减少不必要的审批环节。并且建立了员工个人信用管理制度，将个⼈信⽤与其单据的审批和⽀付相关联，避免出现失信者与守信者同标准处理的情况,以优化报销和⽀付流程,提升员⼯报销体验。同时，为加强境外费用管控，战略财务部与合思对接后上线了信用卡管理系统，境外使用公司信用卡消费的员工，可在系统中查看对应的待核销流水，报销时可关联对应的信用卡与流水。通过信用卡管理系统，将信用卡报销纳入系统管理，提升费用透明度的同时，减少了财务人员在审核环节的工作量，因时差导致的报销滞后问题得以缓解。

此外，公司引入合思EAI插件，打通费控系统与财务系统，可将费用类凭证自动推送至财务系统，目前80%的单据已实现自动推账，大幅减少了财务人员的工作量，工作效率得到进一步提高，未来战略财务部将协同核算财务部，对费用类单据推送进行进一步配置，以实现费用类单据全面推账。

（二）优化资金管理

随着公司业务的日益发展，交易数据量不断增加，公司的跨境性质导致在资金管理和使用上面临着一系列问题：如账号主体多、银行类别多、多平台资金核算、资金跨境结算、跨境支付风险等。因此急需优化资金管理，为公司的可持续发展提供稳固的金融支持。

确立了建设资金共享中心的目标后，战略财务部对目前公司的资金管理情况进行了调研，而后对优化资金管理工作进行了部署。现已通过合思建立了PayPal集中支付系统，用于统一支付每月广告推广费中不同品牌的网红佣金。在开发PayPal集成支付系统前，该类单据需要单独使用第三方平台PayPal进行支付，原有支付流程较为繁琐，出纳在合思收到支付指令后，需复制对应的收款账号到PayPal平台，逐笔填写支付摘要与金额，进行手动付款，而后截取支付记录同步给相关的业务人员。该类单据数量较多，每月平均单据数量达到500笔，并且每笔需收取5%的手续费，增加付款人员工作量的同时，也提高了跨境支付的交易成本。在上线合思与PayPal的集中支付系统后，出纳在合思平台就能够实现批量支付，同时支付成功后业务人员在对应的单据页面即可查看付款回单，出纳无需再额外打开PayPal页面进行支付与截取付款记录，支付流程更加精准高效，减轻了付款人员的工作量。同时使用合思集中支付系统后，能够优化手续费结构，付款单笔手续费由5%减少至2%，一定程度上降低了支付成本。

除上线PayPal集中支付系统外，战略财务部目前还致力于建设统一资金流水库，采用API、RPA、数据库及BI等工具，优化多账号管理，推动资金共享、电子回单入库和内部资金流转的关联核对机制，旨在实现资金共享与快速查询，适应日益复杂的业务需求。

（三）BI实施

通过数仓搭建，获取ERP系统各销售平台订单数据后，战略财务部相关人员在Fine BI配置数据看板，展示公司全平台、全品牌、全渠道经营数据及每日利润分析，反映公司经营情况，为业务端的运营、市场拓展和产品优化提供数据支持，从而进一步加快业财融合进程。Fine BI涉及到数据的采集、整合、分析和决策支持等多个方面，为公司提供了一个全面的数据分析和业务支持平台。通过BI看板及每日利润数据展示，能够助力管理层实现数据驱动的决策，提高运营效率，优化资源配置，推动实现业务增长和利润最大化。

从流程化到可视化，实施成果与未来展望

（一）费用管理流程优化

首先，对费控系统流程的优化进一步提升了公司费用报销流程效率。根据费用报销的金额、费用承担部门对审批流程进行重新配置，显著缩短了原有报销流程的时间，使员工报销更加便捷，审批更加高效。

其次，全面费控管理实现了费用管理全流程透明化。费控管理使得费用申请、审批、报销、归档等环节全程可追溯，各部门费用实时可视化，费用透明度得到提升，便于动态监督与数据驱动决策。

再次，优化费控系统增强了费用合规性与风险控制。费控系统的内置规则可自动校验单据，减少不合规支出，同时利用费用分类与预警机制，及时发现并应对异常支出，降低财务风险。

最后，全面费控系统能够实现更精细化的费用数据分析。借助费控系统与金蝶软件的结合，实现每月平均自动推送费用类凭证800笔，提高财务工作效率的同时，能够增强未来财务分析能力，为预算编制与战略调整提供数据支持。

（二）资金管理优化

目前对资金管理的优化措施，能够实现银行账户快速处理、集中管理、自动化流程，从而提高支付效率。同时，集中整合支付系统，提高财务操作的简便性和准确性的同时，能够优化手续费结构，减少跨境支付中的交易费用，提升成本效益。通过支付流程的数字化，资金管理效率得到了提高，能够进一步优化资源分配与使用，将资金更有效地投入高回报的项目或业务领域，助力企业整体发展。

（三）财务数据可视化

一方面，通过Fine BI等工具，实现财务数据的深度整合与可视化，财务部门从被动接受数据转变为主动，由此提高财务人员的数据洞察力，同时转变财务人员的认知，使其逐步意识到数据分析与新技术的重要性，数字化转型是大势所趋，传统财务技能需要与技术能力深度结合。

另一方面，财务数据可视化能够支持高层制定基于实时数据的科学决策，增强企业管理精准性，同时使决策层对财务数据不再局限于传统的报表和成本控制，更加重视财务数据的前瞻性分析和指导意义，利用财务管理推动业务增长与企业价值提升。

综上所述，战略财务部的改革和创新为公司的财务数字化转型注入了全新的发展动力，不仅提升了运营效率与管理水平，打破部门间的“孤岛效应”，推动更紧密的协作；加速数字化转型，塑造数据驱动决策的文化；强化合规性与客户满意度的全局关注。为企业在战略执行上的高效性和一致性奠定了基础，有助于增强竞争力并实现可持续发展目标。

未来战略财务部将继续致力于协同各部门财务工作，推动财务数字化转型与财务共享，以进一步减轻财务人员的工作负担，释放因基础性、重复性工作耗费的时间与精力，提升工作效率，将更多的生产力投入到更具战略性和创新性的工作中，从而为公司创造更多的价值，为公司的可持续发展贡献力量。

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