更好地掌控时间，更明确自己在做什么的共享日历使用方法

今天分享的书籍是《时间盒》作者：马克·曹-桑德斯

2025年第33本书

一本新出的时间管理书籍，可以用一句话来总结：一种共享日历的时间管理方法。

方法特别简单，基本上都是时间管理方法中的基本常识，作者把每一个点都翻来覆去的讲了好多，有些啰嗦，简单做下整理，跟大家分享一下。

比如适合上班族协作，但局限性也比较明显。

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时间盒具体方法

计划（每天开始前）

·在忙碌的一天开始之前，给自己预留15～30分钟的时间，决定当天的首要任务和必须完成的事项。

·在每日日程中设定一个“计划”环节，将这个环节置于一天的开始（或前一晚临睡前），并将其设为定期提醒，以确保不会错过。

·查看你的待办事项清单。如果没有，现在就制定一个！待办事项清单是时间盒管理法的基础，清单的完善程度直接影响时间盒管理法的效果。

·从清单中挑选出最重要、最紧迫的任务，并将它们添加到你的日历上。尽可能准确地估算出每个任务所需的时长。暂时不必担心排序，先把它们罗列出来。

·行动起来，不断纠正错误并迅速学习。一开始你可能无法准确评估任务所需时长，这是正常现象。

实践（每项任务中）

·准时开始。

·移除干扰，其中最具干扰性的当属智能手机。

·坚持做计划。不要怀疑自己的选择，也不要动摇之前的决定。除非遇到紧急情况，否则你应该相信，在冷静清醒时所做的计划，比在一天忙乱中的临时抉择更为明智。

·按时完成任务，不要为追求完美而拖延。通常情况下，做“好”就已经足够了。这不仅能将压力转化为积极的动力，促使你按时完成任务，还能确保你的成果值得分享，这是一个重要标准。

·分心和偏离正轨的状况在所难免，请为此做好心理准备。当这种情况发生时，练习回归日历，继续完成手头的任务。随着经验的积累，你会发现自己分心的次数和分心的时间都会减少。

○ 在一天的干扰出现之前，先决定当天要做的事。

○ 将每一项任务都标注在日历中，包括具体的开始和结束时间。

○ 在执行任务时，要集中精力，一次只专注于一件事。

○ 不要追求完美，以可接受的标准完成每项任务。

○ 在尝试阶段，选择隔日使用时间盒管理法，对比使用时间盒和不使用时间盒的生活，感受其中的差异。

优势一，帮你留存记录

不在时间盒日历上的事就不存在。

认知心理学告诉我们，由于人类心智过分依赖生动鲜活的轶事而非系统化的统计数据，因此极易陷入各种认知偏差和错觉。

史蒂芬·平克（Steven Pinker）

记录充实的生活会让人倍感美好。

○ 创建一个可检索的时间盒日历，记载你选择记录下来的所有活动。

○ 完成时间盒日历上的任务时，添加一个“完成”（√）的符号，激励你再接再厉。

○ 维护“已完成清单”，事后补建时间盒也能带来正向积极的体验。

○ 借助时间盒日历填写每年绩效考核表。在过去的12个月里，你所取得的所有成就都被轻松地记录下来。

优势二，让你获得宁静

跳出他人的日程安排，成为自己时间的掌控者。

○ 避免分心：相信自己的时间盒计划，只专注于眼前的任务。

○ 克服完美主义：设定时间盒时长，坚持在某个时间节点必须完成任务。

○ 改善拖延：提前规定开始时间，按时启动时间盒任务。

○ 管理讨好型人格：提供确切的时间盒日历，以合理的理由拒绝别人的请求。

○ 缓解焦虑：设置专属的“担心时间盒”，在特定的时间段释放情绪、自我关怀。

○ 增加自主权：选择按照你的时间去做对你重要的事情，让所有事情随你的召唤而被执行。

优势三，助你睿智思考

计划时间盒，确保时间都花在高价值的事情上。

○ 始终专注高价值的事：制订时间盒计划，并确信当下安排的任务是正确的。

○ 唤醒大脑的潜能：设置“在头脑中播种”的时间盒，让你达到最佳状态。

○ 达到心流：一次只做一件事，专注执行时间盒任务。

○ 睿智地思考：建立可搜索的时间盒日历，随时复盘。

优势四，实现高效协作

共享日历使用得当，时间盒的强大之处才能真正发挥效力。

○ 促进家庭关系和谐：将重要的时间盒任务添加到共享日历中，让每个人都可以在日历中查看信息，并标记自己的贡献。

○ 建立信任：将承诺的工作放入时间盒并加入共享日历，让他人随时都可以查看你的日程安排。

○ 增进人际关系：在共享日历中增加个人日程信息的时间盒，如阅读、游泳等，增进同事对你的了解。

优势五，终结拖延，提高产出

只需完成少数关键任务，就能贡献绝大部分生产效益。

○ 识别并优先考虑具有迫切截止日期的紧急任务。

○ 看似不紧急的活动也需要放入时间盒，让它们不再频繁地被推迟或搁置。

○ 选择最佳状态来应对挑战，选择最合适的时机来完成它们。

○ 将一些看似微不足道的简单任务合并成一个内容充实、大小合适的单个时间盒来完成。

○ 工作会膨胀到计划所花费时间的极限，也会收缩到所分配的时间范围内。

○ 倡导和执行“一次只专注于一件事”的原则，扼杀了多任务处理的可能性。

优势六，让人生充实且有意义

○ 将规划的每日时间盒逐渐累积成可观的时间资源。

○ 思考生活中的各种冲突，通过设定明确的目标来解决它们，从而实现自己的目标。

○ 判断时间分配合理性的8个问题：平均每天工作多少小时才休息？是否有足够的时间关爱自己？在工作中花了多少时间学习新东西？是否思考过最佳的工作形式是什么？花了多少时间社交？其他娱乐活动的时间安排合理吗？短期目标和长期目标怎么平衡？有没有忽视自己的家庭成员？

○ 从一些老人临终前的遗憾中获得启发，思考制定自己的长期目标。

○ 设立长期目标的3个思考：生活目标是什么？实现这些目标需要什么？近期的时间盒如何帮你实现这些目标？

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计划

用15分钟确保15小时的高效

○ 无论是每日时间盒计划，还是每周、每月或每年的长期时间盒计划，都应该被纳入日历中，以确保它们得以实施。

○ 保持良好的心态，对时间盒管理法带来的可能性持开放态度。

○ 优化你的物理环境，照顾好你的视觉、听觉、嗅觉、味觉和触觉，使自己进入并保持适合于时间盒的最佳状态。

○ 选择一个合适的共享日历，通过加密和密码保护隐私，并在云端备份，实现所有设备的同步更新。

○ 打开你的共享日历，为明天早上添加一个15分钟的预约，标题为“每日时间盒”，并将其设置为工作日重复提醒。

从待办事项清单入手

○ 用待办事项清单列出我们应该着手的事项，用时间盒为这些事项锁定具体的时间段。

○ 将庞大的任务分解成易于管理的小任务，为每个任务添加足够的细节。

○ 根据你生活中最重要的目标对任务进行系统化整理。

○ 使用动词来描述任务，并按重要性对任务进行排序并保持有序。

○ 定期清理清单上的任务，将删减待办事项清单纳入时间盒，并作为重复的日程安排。

创建时间盒的三个步骤

○ 确保当你开启时间盒时，能进行高效的工作：快速启动、顺利进行、成功完成。

○ 任何你想要做的事情都可以放入时间盒，它们来自你的待办事项清单。

○ 待办事项清单中的任务如果耗时短，需要合并；如果耗时长，则需要进行任务分解。

○ 用充足的信息描述时间盒里的任务，必不可少的要素是“谁”“何时”以及“做什么”。

设置时间盒时长的两个技巧

○ 将计划执行的任务与过去类似的任务进行比较，用明确的经验数据来强化我们对于任务所需时长的整体认知。

○ 亲自对我们经常进行的一些活动进行计时，采用抽样的方法可以使数据估算得更具体、精确。

○ 只选择3种时间盒并坚持使用它们：小型、中型和大型时间盒，时长分别为15分钟、30分钟和60分钟。

○ 时间盒的目标是以可接受的质量水平完成某项任务；质量水平可以根据需要灵活调整。

将时间盒放入日历要考虑的四个因素

○ 打破围绕既定预约来安排你的时间盒的惯性，主动决定你想要何时安排需要专注完成的任务时间盒。

○ 给时间盒排序的时候，考虑任务之间的依存关系。

○ 对于重要决策，需要将时间盒分解成两个部分来安排，一个用于收集和传播信息，再安排一个用于召开决策讨论。

○ 通过在日历中设置时间盒来及时记住一些小事，这尤其适用于那些基本而非关键的任务。

○ 没有截止日期的任务是不完整的。为了恰当地安排时间盒，任务的截止期限必须清晰、明确。

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实践

让每一个时间盒都产出实质性成果

完成你的第一次时间盒管理

○ 我们最佳的学习方式是将理论和实践相结合，必须要将时间管理的方法付诸实践。

○ 通过时间盒练习获得的平静、清晰和高效的感觉可以贯穿于你的一天。

○ 我们需要不断地实践和学习来提高时间盒管理技能，并最终将这种方法转化为一种自我时间盒管理的利器。

开启—执行—验收

○ 任务开启需准时。偶尔的延迟在所难免，但延迟的时间占比应该控制在可接受的范围内。

○ 选择规整时间点开启任务，如一刻钟、半小时、1小时等，减轻认知负担。

○ 当面临一项任务并出现拖延的迹象时，请找出启动任务所需的第一步最小行动。

○ 建立一套长期可行的时间盒管理体系，让你在不知不觉中养成按计划完成任务的习惯。

○ 为了避免执行阶段的拖延，应尽量缩短所有时间盒的时长。

○ 任务验收也需准时。当你成功完成任务时，养成一个简单的庆祝习惯。

平衡进度与速度

○ 设定一个明确的“中途检查点”有助于确保任务按时完成。

○ 将任务描述为更具颗粒度的数字形式，以便量化手头的任务。

○ 为任务设定合理的时间限制，把它从一项苦差事变成一项挑战。

○ 及时地将你用时间盒完成的成果与他人分享，交付、分享、发布，都会带来巨大的益处。

发布“足够好”的成果

○ 衡量一项产出物是否“足够好”的标准是，它是否值得分享。

○ 警惕过分追求完美，这可能导致我们错过实现好的，甚至是优秀的结果。

○ 交付我们的工作，展示辛勤耕耘的劳动成果，即“发布成果”。

逃离“兔子洞”和其他干扰

○ 思考干扰因素的3个思路：促成拖延的先决条件、转移注意力的诱因、对这些诱因的回应。

○ 觉察到干扰的出现，迅速判断这个干扰是否需要立即处理。

○ 决定是否立即采取行动的关键因素在于事情的紧迫性，而非重要性。

○ 当你意识到自己分心时，要立即采取行动，回到你的时间盒任务上来。

○ 多任务处理的秘诀在于，找到不会造成太大冲突的任务。

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掌控

让时间盒成为你的专属生产力工具

○ 在时间盒管理法的6大优势中选择对自己最重要的一个，将其转化为容易记住的口号，时刻提醒自己。

○ 将当天的计划与自己喜欢的活动联系起来，有助于提高开启时间盒的动机。

○ 成功地完成既定任务，会激发你继续制订时间盒计划的动力；事先制订周密的时间盒计划也有助于你更顺利地完成既定任务。两者兼备，时间盒管理才能真正成为一种稳固的习惯。

○ 对于计划时间盒来说，第一步要尽可能地简单，先确定你的第一个具体行动是什么。

○ 设计提示来帮助我们养成使用时间盒管理法的习惯。可在共享日历、清晨活动开始的地方、活动结束的地方设置提示。

正念与时间盒

○ 时间盒管理法与正念都能帮助我们避免感到压力过大。

○ 时间盒管理法与正念都能让我们感知到那个内心更强大、更平静、更好的自我状态。

○ 时间盒管理法与正念都能让我们将注意力聚焦在当下，而非过去或未来。

○ 时间盒管理法与正念都能培养我们的感恩之心。

○ 时间盒管理法作为一种更易上手、更具体的方法，可以为迈向正念生活打下坚实的基础。

用时间盒管理工作之余的时间

○ 不要身心俱疲时才去休息，要更主动地找到一种休息、放松和恢复精力的方法。

○ 唯有你自己，尤其是在状态最佳时的你，才会了解哪种休息方式最适合自己。

○ 用时间盒安排休息的3个步骤：按休息的目的将休息方式分类；选择最适合自己的休息方式；将休息时长设置在5～10分钟，最合适的配比是每工作30分钟休息5分钟。

○ 有意识地安排休闲时刻、休息日和假期，注意这3种“工作之余”的时间都可以有效地放到时间盒中。

用时间盒改善睡眠习惯

○ 将有助于改善睡眠的措施放入时间盒，比如清晨日光浴或锻炼。

○ 将午睡的时间盒固定时间安排到日历中，理想时长为20～30分钟。

○ 睡觉前安排1～2小时“睡前放松时间盒”，戒断电子设备，养成良好的睡眠习惯。

时间盒管理法的局限性：

一些工作和生活中难以预测的场景，并不适合严格的时间盒管理法。例如，当你参加一个如节日、派对、研讨会或烧烤等充满惊喜的活动时，会发生许多事，而且这些活动的具体时间、地点和参与者都无法预料和掌控。

翻新家居也是如此，送货上门、供应商咨询、工人提问等突发状况层出不穷，时间安排需要保持一定的灵活性。在诸如此类的状况下，采用细致的时间盒划分方式只会降低效率。

同样，一些有着较高可预见性和条理性的工作也并不适合时间盒管理法。例如流水线工人、收银员、餐饮服务员和安保人员等的工作，他们的工作优先级在很大程度上由工作本身决定，他们可自主安排的时间有限。

即使在工作期间使用时间盒的效用可能并不明显，在工作之外的休闲和睡眠时间使用时间盒仍然大有裨益。

如果经常遇到紧急请求，我们的应对方式应该是更频繁地安排时间盒来查看和处理消息。

下面是200多期的直播目录，用来查询以前的直播内容，可以关注视频号：生活黑客、读书方法，后在直播回放中找到最近半年的直播内容

近期直播过程中，发现大家还是有不少在100天行动践行的问题，在注意力、时间管理上的困惑，因此想收集下大家在这方面的问题。本身在践行100天行动的同学，也可以加上来，聊聊你的感悟或者困惑。

如果感兴趣，可以加我的企业微信，和大家沟通。

关于warfalcon公众号

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