集中采购模式下多品种小批量品类物资订单交付管理的探索与实践

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摘要：多品种小批量品类物资订单交付管理的主要目标为按期交付。本文运用风险矩阵分析法，对集中采购模式下的订单超期交付风险按业务链条从需求端、生产端、发运入库端三方面，综合风险发生概率及影响程度两个维度进行识别与分析，共识别出各类风险因子6项，并综合运用发运签收协同、常态周期比对等多种措施形成集中采购模式下的订单交付管理方法。工作实践结果表明，上述方法可有效提升供应商的常态周期交付率及订单履约率等指标，为集中采购管理提升工作提供有力保障。

关键词：按期交付、发运协同、常态周期、订单履约

作者：殷然 王帅 阮磊 纪立 甘爽

中国运载火箭技术研究院物资中心

一

背景

目前，针对标准紧固件等集中后能显著提高采购综合效能的品类物资，航天系统已建立了一套以体制机制为保障、以专业机构为支撑、以电子平台为工具的集中采购管理体系。“框架协议采购”“业务评价模型”“采购协同平台”等管理机制及信息化工具，在集中采购工作的选商定价、成本控制、供应商管理等方面已发挥了重要作用。

随着集中采购需求日益增多，科研生产模式向多品种小批量模式转变，这给以标准紧固件为代表的多品种小批量品类物资采购领域的订单交付管理带来了很大挑战。多品种小批量物资需求具有批数量少、交付周期要求高的特点。在原有的分散采购模式下，依靠人工跟催的订单管理方法虽然有一定的灵活性，但管理效率较低，仅适用于规模小、流程简单的业务场景，无法大规模推广，不能满足集中采购模式下的管理要求。因此，如何使各用户单位在享受集采规模优势带来的采购成本降低的同时，对订单的交付进度进行精细化的管理，为科研生产提供有力保障、创造集采价值，已成为集中采购工作中迫切需要研究解决的问题之一。

二

集中采购模式下的订单交付风险识别与分析

1.订单交付的管理目标

用户对供应商订单交付的要求主要有三点：一是产品的质量应符合要求，二是订单需按期交付，三是订单交付数量要满足约定。在工作实践中，由于航天系统具有供应商准入机制，对于供应商质量保证能力的准入要求较高，所以供应商产品发生质量问题的概率相对较低，同时，由于小批量多批次的需求特点，产品批数量相对较少，交付数量出现问题的概率也相对较低。此外，随着用户单位所面对的生产、交付压力加剧，各方对按期交付的要求都在不断提升。因此在集中采购模式下，多品种小批量物资的订单交付管理重点在于按期交付。

集采中心主要通过常态周期交付率、订单履约率这两个指标评价供应商的按期交付情况。其中，常态周期交付率=供应商在产品常态周期内交付的项数/总需求项数，订单履约率=供应商满足用户要求周期交付的项数/总需求项数。常态周期交付率主要体现供应商生产交付能力，订单履约率可较直观地反馈用户体验，及供应商对于用户备料需求、紧急需求的响应能力。

2.集中采购模式下的订单交付流程

在分散采购模式下，采购需求的选商、询价、价格审批、订单生成以及后续发货、入库、复验等业务环节只涉及用户单位及相关供应商两方，订单的信息流、实物流相对简单，通过人工识别，跟催订单进度即可基本满足供应需求。但由于缺乏管理机制及信息化工具的支持，管理较粗放，工作量大，效率低，产生遗漏项的概率较高。

在集中采购模式下，采购业务的链条比分散采购更加复杂，需要集采用户、集采中心、供应商三方进行信息、实物间的流转互通，由集中采购模式下的订单交付信息传递流程（如图1所示），集中采购模式下影响订单交付的流程环节较多。

图1 集中采购模式下订单交付信息传递流程

3.集中采购模式下的订单交付风险因子识别

集中采购管理团队运用风险矩阵法，结合历史交付数据，按业务链条，从需求端、生产端、信息反馈端对影响订单交付的风险因子进行了识别，得出以下6个主要因子。需求端包括：紧急需求没有与常态需求区分管理而造成紧急项延期交付风险（即紧急需求按常态周期交付，表面看没有超期，实际上没有满足用户需求）；常态需求缺乏整合造成供应商排产效率低，造成交付周期延长风险；用户选用标准繁杂、规格分散等造成供应商排产效率低，造成交付周期延长的风险。生产端包括产品原材料缺料导致的超期交付风险；供应商产能受限导致的超期交付风险。信息反馈端主要是，产品无法及时入库且由于集中采购模式下，发运入库信息反馈链条长，集采中心无法实时监控造成的交付风险。

4.集中采购模式下的订单交付风险影响等级评估

为使订单交付管理更加量化，集采中心通过分析历史采购数据，结合供应商生产部门反馈，对所采购的物资统计计算出了相应的常态交付周期，即正常情况下该类物资供应商的平均交付周期，定义为常态周期。用户需求交付周期小于该物资平均交付周期的项，被定义为紧急项。

根据工作实际，集采中心将订单延期交付风险，根据对用户单位的影响程度，从小到大分为1~5级（如表1所示）。

表1 风险影响等级表

5.集中采购模式下的订单交付风险概率分析

集采中心根据历史采购数据，分别对由于需求端、生产端、信息反馈端原因的超期交付情况进行了数据统计，得出上述超期交付风险的概率等级（极高为5分，极低为1分），如表2所示。

表2 风险概率等级表

6.集中采购模式下订单超期交付风险评估矩阵

根据风险矩阵分析公式“R（风险值）=L（风险概率）×S（风险等级）”可绘制出集采订单超期交付的风险评估矩阵（如图2所示），发运入库信息无法监控造成的管理断点导致产品无法交付是高风险项；需求缺乏整合、选用问题，生产端缺料、产能受限造成的交付风险是中风险项；紧急项没有与常态周期区分管理造成的延期交付是低风险项。

图2 集中采购模式下订单交付风险矩阵图

三

集中采购模式下的订单交付管理方法

根据风险矩阵识别出的造成订单延期交付的高、中等风险进行统筹考虑，有针对性地对现有业务链条进行梳理优化，建立管理机制，运用信息化工具、将风险管控点融入集中采购订单交付流程中。

1.高风险项：发运入库信息反馈链条造成的超期交付风险

针对集采中心三方协同，各用户单位库房管理水平差异较大，不能及时反馈供应商发运情况的现状，集采中心在信息化系统中新增订单签收单协同功能。供应商发货后可根据实际发货情况在集采中心协同平台提交发运单，确保供应链系统可及时获取供应商的实际发运时间、数量等供应商发运信息。发运单模版，如表3所示。

表3 发运单导入模版

同时，集采用户定期在系统中反馈产品签收情况，供应链系统可自动对发运及签收数据进行匹配，对异常数据（一般为有发运数据但长期无入库数据的项）及时协同用户反馈，解决因到货不合格、实物未及时签收造成的超期交付风险。集中采购模式下发运入库信息传递及提醒流程，如图3所示。

图3 集中采购模式下发运入库信息传递及提醒流程

2.中风险项

（1）设置需求提报窗口期，考核需求整合度，解决需求缺乏整合造成的超期交付风险

集采中心设置需求提报窗口期，对需求整合度进行考核，对于非紧急需求，要求用户在每月的需求提报窗口期集中提报需求，超期扣分，有效提高了用户的需求整合度。集采中心业务评价模型需求整合度评分表，如表4所示。

表4 业务评价模型需求整合度评分示意表

（2）缺料导致的超期交付

生产端影响交付最大的因素为原材料缺料，集采中心在用户需求提报阶段，对于原材料可采性低且可替换的需求，主动提示用户选用可采性高的产品，同时对于厂家在生产时发生的缺料，积极发挥集采中心的平台优势，帮助厂家协调相关原材料采购渠道，有效降低了生产端缺料对交付产生的影响。

3.中低风险项

（1）选用问题导致的超期交付风险

集采中心运用信息化及大数据分析方法，开展统型优化研究，精简优化选用的标准及规格，增强选用的科学性、通用性及可靠性。

（2）产能受限导致的超期交付风险

集采中心积极扩展供应商渠道，重点扩展单一来源采购物资的可采供应商，降低因供应商产能导致的超期交付。同时，集采中心合理设计供应商履约的激励机制，在年度框架协议综合评价过程中，将供应进度纳入评分范围，由集采中心及用户单位综合打分，使供应商的供应进度与供应商可能获得的订单份额联系起来，激励供应商更加关注交付进度。

4.低风险项：紧急项延期交付风险

集采中心定期更新发布物资采购常态周期，一方面指导用户有计划地提报需求，另一方面对于需求周期小于常态周期的项进行标识，对需求的紧急程度按一般、急、特急区分管理。对于需求提报时就明确无法满足用户交付期的项，及时向用户预警，必要时建议用户代料处理。

四

实施效果

集中采购模式比分散采购模式的业务链条更长，影响供应链订单超期交付的风险因素更多，集采中心通过风险评估矩阵等分析方法，对风险因子进行细分，识别出集中采购模式下，影响订单交付的关键性风险因子，通过实施针对性的解决方案，建立了一套从订单源头到交付，对需求质量、供应商生产周期、用户复验入库工作全业务链条的评价监督反馈机制。通过信息化发运协同、需求提报窗口、可采性识别、选用优化、常态周期等方法不断降低订单超期交付风险，使集采中心的物资供应管理水平和物资保障能力大幅提高。供应商常态周期交付率、订单履约率等考核评价指标均有较大提升。

———— 物流技术与应用 ————

编辑、排版：罗丹

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