四招用AI做好表格工作

文：王智远 | ID:Z201440

好吧，你说得对。

过去，掌握一个技能可以在公司立足。现在情况大有不同，不仅要精通技能，还要高效完成工作。

比如：

制作项目结案PPT时，如果别人要一天才能完成，你却1小时搞定。那么，你的效率无疑为公司节省大量时间成本，这必然也是个人无形竞争力之一。

技术是生产力，掌握技术的能力，是高级生产力。

昨天，我遇到一个问题：

一个朋友说，节后回来，面对一大堆运营表格，公式忘得差不多，领导让拉一下数据，明天开会用，突然有点焦头烂额。

怎么办呢？别着急，我想把常用的一套AI处理表格的方法分享给你，希望减少工作焦虑。

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讲过故事：

年前，去了一家合作乙方公司开会。会议结束，项目经理给下面的一个伙伴说：小王，我们需要给一个客户做小红书的月度投放规划，你弄一个表格出来。

小王回到工位，苦思冥想，然后，在一些行业群里喊，朋友们，你们谁有媒介投放表啊，给我参考下，找半天，发现一大堆表格没有一个和当前项目兼并的。

怎么办？

工作先改变思维方式。不妨从简单制作表格开始。当我们讨论AI处理表格时，可以从两个维度考虑：

其一，集成表格自带AI系统

这种情况下，只要提出问题，系统帮你执行某个动作；比如：你说，帮我生成树状图，AI系统直接能够完成。

不过，国内除WPS可以建立智能表格以外，我还没有看到其他软件支持这种即时互动。

大多数情况下，你要把表格上传到各类网站上，然后进行提问，这种方法也能够满足基本需求，但相比之下就显得不那么方便。

国内像：酷表Chat Excel、智谱AI的ChatGLM、科大讯飞的星火、百度的文心一言、字节跳动的豆包，基本都可以满足基础表格的操作。

第二个维度是重头戏

涉及到「如何提问」的问题。文科思维和理科思维不一样，所以，处理表格时，你可能要掌握如何制作表头、如何进行数据处理、如何进行数据分析、以及怎么运用公式等几个方面。

思考一下，让AI制作一个表头包括哪几个维度呢？

以上述（月度投放规划）为例，一个投放规划应该包含以下几个关键信息：月度计划、投放渠道、关键时间节点、达人选择、达人类型、达人传播要求的具体细节，以及其他注意事项。

这些维度，是我根据个人经验总结的。但是，单对于那些没有相关经验的人来说，可能会觉得无从下手。这时，就可以将任务交给AI来处理。

你只需对AI说：

“我需要制作一个关于达人投放的表格，可能包括时间、达人选择、注意事项等维度，我考虑的不够全面，请你帮我补充。”

这样，AI就会根据你的原始点子，进行扩充；你的表头完善度会得到进一步提升。

因此，做表头之前，有两个步骤：提炼要做表格的主要诉求信息；有了基础信息，让AI帮你完善信息。

其他行业同理，目前关于项目进度类、我一般用飞书文档、notion、钉钉搞定，里面一些基础模板都有，完全不用自己在费脑子的想。

以下以Chat GPT为例：

可以看到，它把投放预算、目标受众、关键指标、合作条款、后续跟进与评估、风险管理全部罗列了出来。拿到这些信息后，你可以说，基于这些信息，帮我把表头制作出来，以Excel形式。

这里有两点要注意：

首先，AI回答有时可能不够连贯。因此，重要的是将所有信息整理出来，然后，再次向AI进行详细的询问。这样做可以帮助您获得更准确和全面的信息。

其次，当你需要AI生成表格时，应该明确指出所需具体格式。这包括标准Excel格式、Python格式、树状结构、交叉表格、带有过滤器和排序功能的表格、图表结合的表格、包含公式计算的表格，甚至是定制颜色和样式的表格等。

以我个人经验为例，我会用到标准的Excel表格、带排序功能和定制颜色的表格。在向AI提供指令时，会相对明确地指出这些需求。

有时候，你可能想不到公式或某些功能，也无所谓，后续都可以进行添加。有了信息，可以要求它把表头制作出来了。

像豆包、文心一言、以及Kimi Chat，一般不会直接给出Excel，它会用markdown给出，markdown算是一种轻量级标记语言，主要是由行（rows）和列（columns）组成。使用竖线 | 来分隔不同的列。

02

那么，用它怎么转化成表格呢？

第一种：一些自带Markdown编辑器的软件支持，比如阿里语雀，把它拷贝到里面，你直接可以导出为Excel文件。

第二种：手动将Markdown表格复制到Excel中，Excel能够识别并正确格式化Markdown表格。要么就是，使用在线工具、脚本来实现Markdown到Excel转换。这些工具通常允许您粘贴Markdown代码，并导出为.xlsx或.csv文件。

也不是太复杂，刻意练习一下就能完成。这是我对表头信息管理、和导出的基础方法。还有两类进阶的，叫提炼法和融合法。

什么是提炼法呢？

举个例子，假设同事给你一个执行表格，你发现表头设计得非常好，想要借鉴它。但问题是，表格中包含了一些不需要的数据和其他不相关的单元。

这时，如果手动删，会发现特别麻烦，要么，里面还设定了一些公式，一不小心整个格式就乱了；这时，我一般会把它交给AI处理。

只要告诉AI：

请你帮我过滤并提取表格的表头，我不需要其中数据部分和某些公式。通过这种指令，AI就能帮你筛选出所需的表头信息，并过滤的不必要的内容。

融合法有两个步骤：

一，我可能有几个不同的表格，每个表格都包含有价值的数据和信息，但它们都不完整，或者格式各异。那，可以把这些信息源提炼出来，给到AI，让它帮我自动整理出一个高度相似的表格。

给的过程中，提示它，你要用什么表头，表头包括哪些关键信息。这样，AI可以帮助我识别和整合关键数据，还能解决数据冲突，不一致导致的问题。

二是，我看到两个不同的表头都有我想要的东西，但也有不要的。这时，我可能需要创建一个新的。我会考虑，哪些元素是两个共有的，哪些是互补的，然后把它给到AI，让AI帮我合并它们。

不过，这里的难处是，要思考清楚哪些有用，需要增加哪些，以保证新表格的清晰完整。我辅助甲方做月度规划、新媒体运营计划、还有投放类表格时，两种办法挺受用，你可以拿来参考。

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当然，不能光做表头，有时还要做数据分析。

要进行数据分析，得有数据。就像在烹饪时必须要有食材一样。这些食材就相当于要导入Excel中的外部数据。

Excel中，可以从各种来源获取外部数据，例如文本文件、数据库、Web页面等。就好比可以从不同的菜场、超市中获取不同的食材。

我们可以与AI对话，让AI提供数据；还可以通过搜索引擎、文本分析和API集成与各种数据源交互，以快速获得准确、实时的外部数据。

如何从文本文件导入数据为例，一共有两个方法：

其一：

打开Excel：启动Excel程序并打开一个新的工作簿，或者打开一个已有的工作簿。

选择导入数据：在Excel的“数据”选项卡中，点击“从文本/CSV”按钮；浏览文件位置，选择您的TXT文件，点击“导入”。

设置导入选项：Excel将打开一个导入向导窗口。在这里，您可以设置文本文件的编码方式、以及分隔符（如逗号、制表符等）。选择适当的分隔符可以确保文本文件正确地分列。

预览和加载数据：预览窗口会显示数据的导入效果。如果满意，点击“加载”。还可以选择“变换数据”进入“Power Query编辑器”进行更复杂的数据处理。

其二，直接打开TXT文件。

在Excel中，直接通过“文件” -> “打开”找到并选择TXT文件，Excel会自动启动文本导入向导。

然后，遵循向导指示：选择适当的分隔符，如制表符、逗号或空格；设置文本列的数据格式（如文本、日期或常规）。

完成导入，完成设置后，点击“完成”，数据就会被导入到新的工作表中。

这两个相对来说，都是经常用的。对于财务人员、运营人员并不陌生，不过，一些市场营销或运营小白，要学习一下，我认为操作一遍就会了。

当然，现在WPS和Excel相对比较成熟，你下载下来的数据，直接拖拽到Excel里面，也能自动触发。

还有一种是外部的数据。

外部分两种：第一种通过提问寻找。比如：请给我出瑞幸咖啡2023年第三季度财报、包括类别、额度、增长率，以表格形式输出。

我经常利用KIMI Chat，它会生成Markdown，直接复制就行。其他AI软件应该也还可以实现，不过你要甄别一下，它的参考出处，因为有的来自三方媒体的解读，可能不准确。

第二种是文本数据。

例如：

我有一篇关于“2023年三季度消费洞察的文本，内容比较长，每次分段输入部分内容后，不希望AI直接反馈，我就会说：我给你一段文本数据内容，你只需要阅读记住，不需要反馈。全部给它后，再向它提问。

举个例子：如果我想了解2023年的消费增长情况，AI就可以基于提供的数据，给我生成一张表格。

如果我拿到一个PDF、或者world形式，就简单了，直接上传给它，然后，让它帮助读取后，提炼出来相关内容。

另外，AI还可以针对性的帮我找数据，比如，我如果说：“要从前瞻研究院、国家公开的数据机构获取的某某数据”，AI就会专门从这些指定平台中检索数据。或者，我也可以直接提供相关链接给AI，它同样能从中提取所需信息。

所以，数据处理有自导入、官方查找、文本数据三种。

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当将外部数据导入到Excel后，需要对数据进行清理，确保质量和可用性。数据清理，主要有三个方面：

处理缺失值：

指数据集中存在的空白、未填写部分。缺失值会影响数据分析准确性，因此要通过各种方法来处理，比如删除缺失值，或者用其他值填充。

去除重复值：

数据集中可能会存在重复的记录，这是因为数据输入错误、数据合并过程中产生的。重复记录会扭曲数据分析的结果，所以必须予以去除。

调整数据格式：

不同的数据源会以不同的格式提供数据。例如，日期和时间可能有多种表示方法，数字可能是文本格式或数字格式。为了确保数据分析准确性，需要将所有数据统一到适当的格式。

例如，在下面这个表格中，“年龄”和“收入”列中的NaN值表示缺失的数据，而“性别”列中也出现了缺失值。这样的情况在数据分析中非常常见。

如何通过AI来处理缺失值呢？

我一般使用ChatExcel工具。打开ChatExcel官网后，单击“现在开始”按钮，然后单击“请上传表格”，上传需要处理的Excel文件即可，如：

●Pic©ChatExcel

在上传完Excel文件后，即可在“输入”栏中进行提问：需要注意的是，目前ChatExcel只支持上传Excel文件中的第一张工作表。

如果需要批量删除具有空值单元格的行，可在“输入”栏中进行提问：删除具有空白单元格的行。如果结果有误，可以单击“撤销”按钮后重新优化提问。处理完后，可以单击上方的“下载文件”按钮，下载处理后的表格。

当然，还有一类属于重复值。比如下面这种表格：

ID为2和3的行是重复的。怎么去除重复值呢？

当Excel中处理数据时，经常会遇到重复的情况，即数据中存在重复的记录、数值。重复值会干扰数据分析的准确性，一般需要对重复值进行删除。

Microsoft Excel里面都有一个功能是“删除重复项”，你可以用它处理。

WPS Office，操作流程是：“数据”>“重复项”>“删除重复项”。在AI中，可以直接复制表格内容，然后追加提问：”请删除以上关于日期、或者数量相同的数据，不要解释，以表格形式输出删除后的结果”。

如果导入Excel中的数据格式有问题，可能会导致与该单元格相关的公式或计算结果出现错误。

例如：

如果一个单元格包含文本，但是其值将用于数值计算，则会导致计算错误。如果错误格式的单元格以源数据的形式用于图表制作，也会使图表显示异常。

这个表格里，存在几个数据格式问题：

首先，“ID”列中有一个数字以中文字符表示（"四"）。其次，“年龄”列中混合了数字和中文数字表示。其次，“性别”列中混合了中文和英文表示。再者，“收入”列中有数字和中文混合表示，以及字符串格式的数字。

那么，怎么处理错误的格式呢？

第一种：可以使用Excel的“替换”法删除。先选择要处理的列，然后在“查找和替换”对话框中选择“替换”选项卡，在“查找内容”中输入“XX”，单击“全部替换”按钮，即可。

第二种，用AI就比较简单了。

直接复制表格到AI中，并提问：以上数据ID、年龄、性别、收入都有混合，我需要改成统一的。以小写的方式。

值得一提的是，还有一类属于多种非法的日期格式，无法通过更改单元格格式、分列的方式进行快速更改。

可以把表格内容复制到AI中，给出相应指令，说：你是一位资深Excel大师，以上内容日期我想统一一下，你给我用表格形式输出出来，立刻转换成了标准的日期格式，然后再拷贝进去即可。

你看，AI能帮你干的事情很多。

比如今天所讲的：写表头、制作表头、画表格、查找数据、处理缺失值、去除重复值、调整格式。当然，还有更高阶的，写公式....

总结而言

是的。技术变化很重要，掌握技术更重要，改变运用技术的思维方式同等重要，到底什么更重要？

千万不要觉得AI只是割韭菜，它真的可以代表生产力。要不，试试看？以上内容来源我的AI产品手册，欢迎订阅。