关于某公司采购供应管理的审计报告

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为了进一步完善公司采购供应流程，促进建立和健全内部控制制度，提高工作效率和有效控制成本，根据第四季度的工作安排，审计部于月20日—12月3日对采购部 及相关部门的采购情况和采购管理进行了审计调查。此次审计调查重点内容：是否制定采购及采购管 理的相关流程、制度并有效执行，采购数量、质量、时间、价格（询价、议价、定价）过程的有效控制，有关效率指标的分析（充分履行岗位职责、自购与年实际采购量的百分比、年采 购金额占年销售额的实际百分比、计划采购完成率、新供应商开发个数、错误采购次数）等。在审计调查前，我们与采购部进行了会议沟通、了解基本情况、制作并 送发有关问卷和收集相关制度。在审计调查过程中，我们查阅合同及制度规范、抽查会计凭证、对有关部门提供的数据整理，采用了调查表、询问、实地观察、检查、分析性复核等方法。现将审计调查情况汇报如下。

一、基本情况

采购部 现有员工6名，其中总监、副经理、文员和信息员各一名，采购员 两名。主要负责全公司原材料、物料、设备等合同签订和采购及 供应商管理工作。采购部提供合格供应商名录49位（含项 目10位），按发货频率上进行ABCD分类，其中A类17位，B类15位，C类17位。采购部共制定内部管理文件17项，供应商管理文件6项，制定了采购部询价与定价管理规范、询价小组工作流程。制定了相应的供应商管理程序和采购控制程序。每月填制《供应商OEC考评表》进行考评。根据采购方式和结算方式的不同，把采购控制流程分 供应商送货流程和采购员自购流程。在采 购时间分配上，制订了《供应商供货时间表》。根据账务管理部提供的数据，年2月至10月份共完成采购量元，自购部分元，占采购总量的。

共查阅合同65份，34个供应商，其中14个A类供货商：7个B类供货商：4个C类供货商。为保 证公司发展的需要，2009年引进新的供货商（合作商）14个（工程类6个，广告商3个，原材料3个，其他2个）。

根据年的月定价表物品均价汇总 表，104种物品略有下降，168种物品略有上浮，39种物品保持原价，平均上浮。20XX年新增67个品种，减少86个品种。在原定价上承担了税金（增加了供货门店）、由原批发 价上7%降到了5%（增加了供货门店）。在开店投入过程中保证质量，通过“货比三家、公开议 价”，合同签订价比最低报价节约564654元。

根据合同，物料单价均略有上涨。

根据20XX和20XX年7月、8月、9月ERP 系统提供的数据，选择了23种自购量较大的物品单价进行同期比较，平均上浮。其中泰轮王米，20XX年7月份为元/kg，20XX年8月 份及以后月份为元/kg。大豆油的有关数据还在核对中。

采购部未能提供对询价结果真实性、准确性的抽查报告、质量抽查报告、新供应商资质考评 表、过期或沽清事件的处理报告和定价执行情况抽查表。

二、存在的问题

（一）不能提供年度采购计 划和部门工作目标。

采购计划是采购管 理中“科学采购”的前提条件，无采购计划，公司所需各种物质保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。无工 作目标，部门及各岗位年度绩效考评标准不完整。

（二）采购流程有待完善。

通过对采购部的采购控 制程序制度的查阅，并制作了相应的流程测试，发现存在以下问题：

（1）未制订供应商送货流程管理、自购产品的管理办法。

制订了供应商送货时间表、供应商管理制度，但未体现 相应的餐厅订购管理制度。使用部门多以电话形式的报单，容易造成物品验收环节出现误解。自购的产品由采购人员定点采购，但未进行合同管理，也未列明相应名称、地点和产品规格。餐厅物资采购（除固定资产、新品外）金额不论多寡，不需总经理的批复，不符合采购控 制程序管理的要求。

（2）无采购订单。

未制作采购订单，造成采购部 对未完成的采购订单进行合理分析和监督管理。

（3）申购单不统一

餐厅报料单不统一，如中餐报单使用统一报料单、水果类及西餐类使用白纸报料，不利于单据的收齐、整理、统计和管理。

（4）采购控制程序制度的执行无相关责任人检视、监督。

（三）采购数量、质量、时间、价格过程的有效控制

1、采购时间不到位

我们抽查了相关凭证，申购时间和送货时间与制订的规 定有所差异。如：8月93#申购合页3月1日，供应商送货单3月25日，入库单5月9日；8月60#申购挂锁7月2日，供应商送货单7月25日，入库单7月31日。

2、采购的质量、数量

验收由仓库管理人员完成，使用部门监督，无采购部抽查记录，采 购部未能对产品质量进行有效控制。原材料的验收对应图示，采 购部对其他物资未详细说明。如候家塘调料品鲜花椒，物品包装袋标明规格500g.而实际净含量400g。物资的验收，未 对应相应申购单明细。申购单所列品名与采购部制定的品 名、规格型号、数量不一致。申购与到货可能不是同一品种，且采购部 之前无此类物品的定价，导致付款审核依据不足。如：8月28#申购单：红外线消毒柜，规格1800*1500*500；送货单：康庭638B消毒柜；入库单：康庭638B消毒柜（康庭638B消毒柜规 格：1130*510*1625）。8月125#申购凭证封面300套、凭证包角150张，实际送货凭证封面320个，凭证包角18个。库存数量，是财务 部每月监盘的数据。采购部对库存、使用数量不能做到有效统计，对物资的采购计划、审批和供应商的选择不能做到有 效管理。

3、采购的价格

采购的价格有询价、定价、比价。

（1）询价

询价小组的不完全执行，和工作单上无相关预算

日常原材料由询价小组完成。在抽查的6、7、8月、周原材料询价单，有账务管理部、采购部、财务管理部、使 用部门和供应商的签名，但新品的询价仅财务管理部、采购部相关人员的签名，新品价格存在由一个供应商提供的情况。工作单未提供预算金额，使用部门对采 购的物资未能做到合理监督。在查阅的2009年1-10月月定价表中，我们发现：

①、2月基本上建议定价=上期价，本期无询价；

②、7月、8月基本上建议定价=询价、报价、上期价；

④、9月基本上建议定价高于本期询价、低于或等于上 期价及报价（本期共计200个品种，其中询价低于报价及上期价的有152个品种。

（2）定价

价格执行不到位、入账价格不一致，无基准价格

定价由采购委员会完成。在抽查的6、7、8月、周原材料定价单，仅财务管理部、采购部负责人签名。根据周、月定价表，核对入库单入账价格。在8月份的凭证抽查，入库单与定价单的价格不一致，执行不到位，使财务付款存在一定的风险。由于ERP系统未能限定价格、规格，有可能的导致错

误资金流出。无基准价格，使价格的波动无相关可比性，对采购价格信息无确定性。

根据ERP系统数据统计，对2009年1-10月各 门店平均价格的分析比较，各店价格不一：

①百洁布的平均价元，店平均价 元；

②玻璃刮的平均价元，店平均价 元

采购部对物品入库名称、规格未进行监督管理。供应商送货单品名与采购部制定的品名不符，入库单品名、规格不统一。如：8月28#申购单：粘板（无规格）；送货单：粘板45*15；入库单：粘板（无规格）。采 购部制定的不同规格的粘板不同定价，由于申购单未能列明规格，使物资的验收入库带来难度；入库单不规范使物资价格同店不 同期不可比、同期不同店不可比。

（3）比价

比价不规范

比价由采购部ERP系统操作员负责，但数据的提供无其他询价小组成员认同。由于价格信息不对称，2008年大豆油储存的往来核对差异为万（2008年2月入库价分别是214元、232元、272元、296元、315元）。

（四）采购政策有待调整。

定价：在采购部制订的《询价与定价管理规范》中，西冷、调料不高于市场批发价的5%，而实际定 价依据与规定不一致。

现金预支：在制订的《采购控制程序》中，采 购员预文现金上限不能超过10000元；《餐厅申购单管理及财务报账规范》中：采购部预先向财务部预十天的备用金，上限不能超过60000元。

（五）采购合同管理不规范

物料合同的签订，无相关规格、产地、生产厂商，致使 价格无法比较，致使对采购价格无法合理评价。大部分供货 渠道和定价标准近年以来没有调整。供应商合同管理存在瑕疵。通过65份合同抽查，34位供货商（合作商）中27位是长期供货商，其中合同未到期（含续签）的只有5位（A类：；B类：；C类：）。

供应商管理有待完善。未提供除原材料外其他物品的验 收标准、新供应商的引进未制作《新供应商引进表》：根据供应商OEC考核标准，制定并进行了供应商考核，但未能全部参照执行。如制度规定：供应商一月累计3次以上未按时送货，可解除合同，并支付1000元违约金；在供应商9月份评分表中，迟到5次，扣除125元，在供应商4月份评分表中，迟到4次，沽清1次，共罚款200元。

三、审计建议

根据以上问题，提出如下审计意见和建议

（一）根据公司战略规划制定 当年采购政策及工作重点。

（二）完善采购流程并有效执行，加强物资采购的计划管理。根据各部门上报的年度所需物资计划及仓存情况，每年第四季度统筹做好 第二年的物资供应计划，力争按时准确上报公司年度材料计划。

（三）使用采购订单，按照采购紧 急、时间顺序，跟进采购订单，提高效率。

（四）做到物料统一管理，提高性价比。对公司所需物料统一名称、产地、生产厂家、规格、材质等并统一采购，争取价格优惠和品质保证。

（五）掌握采购物资的成本信息，建立基准价格库，尝试价格比较分析，保存采购信息并定期更新，为公司财务分析提供数据、经营决策提供信息支持。

（六）与资源市场供应商建立友好、长期合作关系，加 强合同管理，优化供应商数量，选择战略性供应商，为公司营造一个宽松有效的资源坏境。

（七）必须规范原始数据的录入，不允许将同一品名不 同规格并在一个科目，以保证货款支付的准确性。

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