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这7个Word好习惯,可以帮你工作时“偷懒”

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Hi,大家好,这里是一周进步。

我是丽诗。

对付Word文档,也许你一直在用一些最原始的办法,这些办法本身并没有对或错,的确可以达到我们的目的。

但如果有更高效的操作方式,日积月累形成下来的操作习惯,一定可以为你节省大量时间。

接下来的文章希望让你看到,即使只是简简单单地码字,我们可以码得更高效~

01. 选择文字

面对一份Word文档,我们少不了选择文字的动作。

这时候,大部分同学情不自禁地按下鼠标左键,一路拖动刷黑文字,直到满意。

但除此之外,选择文字有很多招数,比如,把鼠标放在页面左边缘

单击选中整行文字

双击选中整段文字

三击选中整篇文档

结合键盘选择文字,还有这些操作:

-1.按住Shift不放,只需要单击开始和结束的位置,即可进行连续选择

-2. 按住Ctrl不放,鼠标刷黑选择文字,可以进行不连续选择。

-3. 按住Alt键不放,可以不受行限制,在任何一个区域内自由选择。

02. 复制粘贴

不会高效地复制粘贴,就不是一个好的内容搬运工。但有时候要搬运的内容太多,也是容易让人奔溃的。

每当我们复制时,我们实际上是复制了文字及它所带有的格式。

复制粘贴有四种方式:

-1. 保留源格式 (即原原本本地照搬文字和格式)

-2. 合并格式 (照搬文字,并且格式与当前匹配)

-3. 粘贴为图片 (将复制的内容转为图片)

-4. 只保留文字 (只搬运文字,放弃原有格式)

默认是保留源格式粘贴,如果不希望每次都要去选文本粘贴,可以在高级-设置一下

平时复制粘贴只能保留1条记录,复制新的东西后,上一条记录就被清除了。(要你何用)

如果你是一个勤劳的搬运工,请给自己配上专业的剪贴板!

使用剪贴板后,可以保留最近24条复制记录,可以作为一个信息临时存放点,省去每次都重新复制。

并且,剪贴板不限制在word里,打开任何Office软件,全平台上复制的内容都会保留在剪贴板内,一次性复制个饱,再回过头来粘贴,非常痛快~

03. 格式刷

一般情况下,我们点击开始选项卡下的那把小刷子,就开始统一格式的小工程。

如果要多次使用格式刷,只要双击格式刷就可以重复多次使用了。

但如果单次使用的话,用快捷键是更好的选择,毕竟左手键盘右手鼠标,同步操作更节省气力。

快捷键其实很好记,我们知道ctrl+c/v是复制/粘贴,ctrl+shift+c/v就是复制格式/粘贴格式。

04. 快速定位

当你有一份特别长的文档,去滚动鼠标中键是特别让人不畅快的一件事。(对鼠标手很不友好)

这里教大家几个小方法,不需要滚动鼠标或者拉滚动条,就可以快速定位到文档中你想要的地方。

-1. 键盘流

Ctrl+home/end快速跳到文首/文末

Page up/down快速切换到上一页/下一页

-2. 导航定位

【视图】——选择【导航窗格】,左边出现页面导航预览,点击直接跳转。如果记得内容,搜索关键词也会出现结果预览。

-3. 查找定位

如果需要十分精确的定位,可以按Ctrl+G,打开查找替换-定位,精确定位到第几页,第几行或第几张图片等等。

05. 更适合码字的视图

我们常常要边看资料边码字,但使用笔记本电脑,没有24寸大屏幕的学生党,窗口已经占掉了大半的面积,码起字来非常憋屈。

而且缩放word窗口,文字常常被边缘挡住,不方便码字。

▲ 页面视图下的码字区域‍▲

这里教给大家一个小方法,如果只是纯粹地码码字,折叠功能区后,可以使用web版式视图。(在word窗口右下角可以切换视图模式)

这个视图的好处是,文字不会被边缘挡住,根据窗口大小进行动态变化,内容一目了然。边缘空白区域减少,最大化利用了屏幕空间。

对比:页面视图和web版式视图码字区域

这下,我可以一边看参考资料一边做笔记,一边煲剧一边写论文了~(后面这个大家别学)

06. 自动保存

写word文档,最怕的一件事当属“写好了,没保存”。

永远要养成随手保存的习惯,记住Ctrl+S快捷键组合,时不时地保存一下,万事无忧。

为了以防万一,最好在【文件】-【选项】-【保存】中,将自动保存时间调节在5分钟以下。

如果出现意外,至少可以找回5分钟前的自动保存文档,减少损失。

07. 文档命名

很多同学喜欢随意地命名一份文档,但这样子后续需要再次用到这份文件的时候,就容易找不到。

▲ 让人抓狂的文件命名▲

养成好习惯,以【日期-文件名】命名,如果一天之内多次修改,有必要以修改的时间点命名文件,比如 《20170621-毕业论文-0722》。

▲一目了然的命名方式▲

以上这些小习惯,希望大家已经get到了:)

虽然本篇不涉及什么高深的技法,希望帮助大家养成更高效的操作习惯。

大家一定在日常操作中一定要重视高效的操作习惯,这样会大大提高你的工作效率。

我们下期再见。

哦对,记得给我点个赞和在看吧~

‍‍

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