RPA技术在企业财务管理领域的应用探索

文/王黎

博世电动工具<中国>有限公司财务部

RPA技术是一种机器人流程自动化技术，适用于流程定义清晰、重复有规则的交易活动。在数字化信息化快速发展的大环境下，一部分简单重复有规律的财务工作将被RPA技术取代。本文分析了RPA技术在财务管理领域的特点，以及财务工作中的应用场景和应用条件，以期为推动RPA技术在财务管理领域的实施提供参考。

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引言

什么是RPA？RPA（Robotic Process Automation）是一种机器人流程自动化技术，通过模仿人的方式在电脑上执行一系列操作，可以实现人在电脑上的所有操作行为。RPA的外形不是像人类一样的物理机器人，而是存在于电脑中的虚拟机器人。

财务机器人，就是将财务管理领域发生的各项业务梳理加工，经RPA技术转换到业务流程自动化系统中，以减少现阶段财务会计人员的一些手工操作。它的有效运行能替代财务人员完成财务流程中的手工操作，优化财务流程，降低企业用工成本的同时提高财务工作的效率和质量。

根据麦肯锡的研究，在大数据时代，近42%的财务活动通过成熟的技术可实现全自动化，还有19%可实现近全自动化。伴随人工智能等技术的发展，财务领域的自动化、智能化、数字化将为企业经营管理提供新的动力、新的思维、新的方法。科技与财务的融合将重新定义财务的价值，这也正是众多企业推动财务自动化的意义所在。RPA技术正在为企业财务带来新的数字化转型浪潮，在RPA技术的不断发展下，目前财务管理已经成为RPA应用规模最大的领域之一。

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RPA技术在企业财务管理领域应用的特点

RPA技术近些年来在企业中广泛运用，一方面是企业为了提高工作效率，降低成本，运用RPA技术替代简单重复有规则的脑力劳动；另一方面是因为RPA技术相比传统技术软件，具有开发周期短、设计简单、适应性广的特点。具体来讲，RPA技术在企业财务管理领域应用具有以下几个方面的特点。

（一）替代简单重复的工作

财务工作流程中，有些环节需要人工机械、重复地进行信息系统操作，在这些环节应用RPA技术，企业可以降低人力成本，提高工作效率，消除人为错误，提高财务处理质量和准确性。例如：财务信息按照成本中心传递，一个成本中心内容涵盖已发生的资产投资、人力资源、成本费用、销售收入和预算信息。这些信息需要人工登录不同的系统，运用相关命令，把数据维护到以成本中心为单位的资料库中。成百上千个成本中心的信息维护，每次操作需要占用大量的人工精力。RPA技术的运用，实施成本低、运行速度快，可以快速不停地处理大量重复性工作，整体成本比人工成本要低得多。

（二）7×24小时不间断工作

传统人工工作模式下，人员工作时间有限，当企业财务工作量大时，财务人员正常工作时间难以满足企业的需求，往往不得不通过加班加点，或者招聘实习生的方式处理，财务工作质量势必会大打折扣。例如，企业月末应收账款业务量庞大时，大量积压的销项发票和记账凭证待匹配；或者在某一时间段，工作量异常增大，随时需要财务人员进行高强度工作。RPA技术是基于机器处理的程序，能够不间断、高效率地工作，并且不闹情绪，态度始终如一。它可以弥补人工疲劳操作容忍度低的缺点，减少人为误差，适用于企业7×24小时的业务。

（三）快速部署实施

目前财务人员都会利用各种各样的办公软件、ERP系统来提高工作效率。但是这些系统软件之间又是不相通的，这就导致想要完成一件事情需要游走在各个软件系统之间。与传统的技术软件不同，RPA技术是受过程驱动的，只运行在各类系统或者软件表面，不改变原有的IT体系。它能兼容不同的系统，通过模拟人类的阅读和操作方式，在不干扰、不改变现有企业计算机系统的情况下快速自动完成相关任务。一个流程定义清楚的工作任务，PRA从设计到运行只需要数周时间就可以帮助用户定义完成。

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RPA技术在企业财务管理领域应用的场景

目前已有不少企业在办公领域采用RPA技术以取代一些重复和繁琐的日常流程，RPA可以完成的业务操作有：键盘录入、鼠标移动和点击；触发调用Windows系统操作，自动收集资料，复制、粘贴或者移动工作文件和文件夹；处理邮件，发送和接受含有附件的邮件；登录ERP系统或者不同的系统平台，获取和转移数据；登录或者搜索网址，识别查找有用信息，读取和录入数据；整理数据表格，让数据自动计算，能用如果/则（if/else）语句来判断数据方向；按照一定的规则，持续不断地重复操作等。在财务管理领域，RPA技术的应用场景非常丰富，举例如下。

(1)银行对账自动化。日常收付款业务交易量比较大，笔数比较多时，通过手工下载银行对账单并进行人工对账的效率会比较低，并且准确率也不高。而对账机器人能够按照规则自动从银行下载交易明细并自动与企业信息系统中的收款单、付款单自动核对，大大减少对账出错率及提升工作效率。

(2)发票查验自动化。通过RPA财务机器人自主登录增值税查验平台，轮番查询增值税发票，自动判断发票真伪，减少大量人力以及时间，极大地提高了业务部门的办事效率。

(3)税务自动化。税务机器人可以进行销项发票的一键开票，进项发票智能在线认证，税金数据自动导出计算及账务处理、税务智能申报等。

(4)审单自动化。报销单提交后，机器人根据单据类型自动提取检查方案，并根据检查方案比对相应的检查项。将结果在检查点执行情况中通过标注的形式显示出来，方便后续进行人工干预。

(5)报表统计自动化。日常财务人员需要导出大量的信息，内容涵盖了部门费用、预算管理、资产投资以及人员状态等多项任务。对信息加工处理，形成报告并报送给相关部门。报表机器人可根据系统设置的报表编报方式，在固定的时点按设置要求自动批量导出不同模块信息，然后编制报表，计算报表，汇总报表和上报报表。帮助企业财务人员提高了信息报送的效率，提升了报送的质量。从而在保证了合规的同时，大幅提高企业的整理风险管控工作效率及管理能力。

总之，财务工作中重复的、规则明确的任务都可以交给RPA，财务人员的工作效率会大大提升，而人力资源可以转移到价值更高的工作和决策上。

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RPA技术在企业财务管理领域应用的条件

RPA技术最适用于定义清晰和极少例外情况下的重复、确定性流程，即应用于大量既定规则的交易活动，利用特定的软件算法，与多个应用程序交互，自动完成各类管理任务，进而在用户界面执行事务流程。一个RPA财务机器人成功运行，要考虑以下要素。

（一）工作流程是否标准化

财务机器人通过模仿人的行为，运用已有的用户接口来完成重复性流程，实际是按照既定规则的自动化，仅适用于规则明确、标准化程度高的流程。如接收票据、审核、从ERP系统下载数据到Excel表格；移动，筛选或者上传信息到指定区域等工作，都是基于标准化规则的操作。在财务实操过程中，无论是资金管理、报销管理、税务管理、档案管理、固定资产管理，还是采购到付款、订单到收款、存货到成本、总账到报表、管控与合规，常见财务流程，都与RPA技术的应用条件高度匹配，符合财务机器人的适用标准。

（二）操作内容：数据是否大量重复

采用财务机器人处理业务需要投入一定的人力与资金，因此适用的流程必须是投入产出比合理的流程。首先，财务机器人应当被用于大容量数据的计算、核对、验证、审核判断等，这部分流程如果由人工操作，出错率和人力成本将会显著增加。其次，流程应当具备重复性，必须有明确的、可被数字化的触发指令和输入，例如每日大量的交易核对和费用单据的审核，流程不得出现无法提前定义的例外情况。典型的财务共享服务中心常见流程里不少业务处理环节都具备高度的标准化、高度的重复性特点，符合财务机器人的适用标准，因此财务机器人在财务共享服务中心有着广阔的应用空间。

（三）操作运行是否跨越多个系统

当单个程序无法有效完成任务且工作内容跨越多个系统软件时，RPA技术在工作中的高效性才能充分体现。它能兼容不同的系统、软件，克服人为操作的局限性，自由地在不同的界面转换。通过模拟人员的阅读和操作方式，在不干扰、不改变现有企业计算机系统的情况下快速自动完成相关任务。例如登录ERP系统，把实时销售收入信息从模块中导出来，上传到PPT模板中形成图表；或者把纸质的凭证发票、账册、合同的信息扫描到计算机里，识别为电子逻辑信息，然后自动去记账、出具报表。

（四）流程和IT设备是否稳定

在稳定的流程和IT系统中，财务机器人能快速响应任务要求，按设定的格式输出信息。财务机器人不适合被部署到经常变化的流程中去，频繁升级或者变更流程会导致RPA项目维护难度直线上升，导致数据容易出错，产生高额的变更设计费用，项目工期延期，用户信任度降低。

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结语

作为企业的天然数据中心，财务部门可以汇聚、分析经营相关数据，帮助企业洞察市场，预测趋势，实现更加高效、科学、精准的决策。为了实现更大的价值，财务部门需要将基于规则、重复性强、耗时耗力的工作自动化，充分释放人力价值，让财务人员将更多精力投入到财务分析、预测等更具附加值的工作中去。RPA技术的应用可以为财务自动化转型插上翅膀，同时也能破除财务工作的困局，大幅提升企业的经营管理效率。

参考文献：

[1]田高良，陈虎等．基于RPA技术的财务机器人应用研究[J]．财会月刊，2019，（18）：10-14．

[2]柯徐亭．RPA技术对注册会计师行业影响浅析[J]．中国注册会计师，2020，（03）：109-111．

来源：《中国总会计师》杂志

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