干货| 华为差旅管理规范分享

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作为世界级的公司，华为的成长和发展过程给中国企业带来了巨大的标杆价值，在企业管理方面也有独到之处，今天跟大家分享一下华为在差旅方面的管理制度，给有差旅管理需求的朋友们一些借鉴。

文章来源：百度文库、指尖上的会计

01

出差申请

各部门建立并严格执行出差审批制度。

人员出差须事先填写出差申请，并将出差申请附在费用报销单后。

如因外部邀请等情况而出差的，须将邀请函等文档附在出差申请后。

出差申请应完整、详细填写，包括出差的起程日、预计外出公干时间、出差目的等，并须得到出差人员直接主管的批准。若出差受益部门与员工所在部门不一致，出差申请还须得到受益部门权签人审批同意。

副总裁以上的人员出差须得到主管领导的批准。

出差延期

出差延期指实际出差天数超过事前审批的出差天数。所有出差延期，须事先征得直接主管同意，出差结束后须在报销单上注明原因或另附文字说明，并经直接主管批准，否则延期期间的费用不予报销。

02

差旅费用

机票：一般情况下，员工出差应乘坐飞机经济舱，并根据业务日程尽量直飞，但以下情形，可以选择乘坐飞机商务舱：

1) 40岁以上高级副总裁、45岁以上总监（以及同等级别业务专家）可选用商务舱。

2) 其他员工因出差图中生病等特殊情况乘坐商务舱的，须经以及部门权签人审批同意。

3) 紧急情况、出差途中生病，或其他特殊情况，经财务权签人批准的。

4) 陪同客户原则上不要求同舱位，确需同舱位的，须经一级部门权签人审批同意。

不符合以上条件乘坐商务舱的，公司按经济舱标准报销。

住宿：

入住酒店应优先选择公司签约酒店，签约酒店无法安排等特殊情况方可入住非签约酒店。

住宿费在公司开支标准内据实报销。若入住酒店的标准超过公司住宿标准，事前须经二级部门权签人审批同意。

住宿发票上应注明住宿的起止日期、住宿单价、费用项目等信息，报销时原则上须提供详细费用清单。

员工因私发生的餐费、电话费、洗衣费等费用由个人承担。

03

费用报销

出差费用遵循谁受益谁承担的原则。各部门应通过严格执行出差事前审批制度，确定出差费用的受益部门。若出差受益部门与员工所在部门不一致，出差申请经受益部门权签人审批同意的，费用归属受益部门。

报销流程：

★首先线上填报费用报销信息，信息流转到主管处；

★主管需确认差旅事项的真实性及费用的合理性；

★主管确认后，再由上级权签人审批。

★报销人员需将费用报销单打印出来，附上相应发票，提交给部门秘书。

★华为每个部门都配备有秘书，秘书会集中将部门的费用报销单快递至财务中心。

★财务中心签收后，出纳会集中打款，这时，整个报销流程结束。

票据要求：

所有住宿、机票、交通或租车、或其他任何单项费用报销时须提供正式的原始票据。海外出差发生无票据费用的，还须填写《境外无票据费用报销单》，经相关责任人签名，财务权签人审批后报销。

费用报销期限：

所有费用须及时报销。出差时间不超过三个月的，出差费用从出差返还之日起，下一个自然月内提交到财务部门报销；出差时间连续超过三个月的，出差费用应每月报销一次，于下一个自然月内提交到财务部门报销。

超过上述时限提交又无正当理由的，对超期费用按照50/元千元计算罚款金额（最低罚款50元），罚款直接在报销时扣减。

对于超过规定的报销期限3个月以上（含3个月）提交又无正当理由的，公司不再予以报销。

04

费用监管

财务部门将定期对员工出差费用报销的真实性、必要性、合理性进行抽查，若发现员工在费用报销时有谎报、虚报、重报等情况，直接主管和财务权签人在出差与报销审批时存在监管不力、纵容违规等失职行为，将视情节轻重提交人力资源系统对相关员工及主管给予相应处分。

例外事项：

员工若发生任何与制度不符的费用，须事先获得其直接主管、财务权签人的批准。报销时填写例外事项说明书，经直接主管、财务权签人和财经管理部相关领导审批通过后方可报销，为通过审批的将按正常标准或范围报销，超过标准范围的部分由个人承担。

另外，还明确员工及主管承担相应责任，避免弄虚作假。

★员工应承担以下责任：

1、出差前填写出差申请并提交直接主管批准。

2、对发生的差旅费用进行合理的成本控制。

3、对各项差旅费用，在发生之前已经充分理解本制度对此的规定。

4、任何与本制度不符、或超出本制度所规定标准的费用，须事先获得财务权签人批准，并将财务权签人的批示附在费用报销单后，没有批示将按正常标准或范围报销，超过标准或范围的部分由个人承担。

5、出差返回后，及时填写正确的费用报销单据并附上相应原始票据，报销费用。

6、保证费用发生的真实性，如实申报本人所发生的出差费用及相关补助，严禁私费公报。

7、对于财务的询问及问题反馈，及时予以回答和处理。

★主管应承担以下责任：

1、对部门的出差需求进行合理有效的成本控制。

2、员工出差前，由直接主管审批员工的出差申请，避免不必要的出差，以控制成本。

3、对员工所报销费用的必要性、真实性、合理性进行全面审核，确保所发生各项费用符合本制度。

4、对财务反馈的员工报销问题予以关注。

从以上制度可以看出，华为对费用报销审批有以下几点要求。

1、由主管领导对下属费用报销的真实性和合理性把关。

2、限定领导电子审批的时间。

3、限定员工费用报销的时限。

另外，华为给每个员工都建立了费用报销诚信档案，每个员工都有诚信分值。这个分值会决定个人费用报销被审计抽查的概率。

华为员工的费用报销一般情况下会计不会一一审核，主要由主管领导把关。

如果主管领导把关不严，对下属的费用报销未能认真履责，导致很多不当费用报销，会怎么处理呢？

第一，要求这位领导承担连带赔偿责任，如不当报销费用的员工已离职，由审批人赔付不当报销金额。

第二，停止这位领导费用报销权签权力三年。

如果这位领导本人希望恢复该项权力，需自费请两名注册会计师对他过去三年所审批的费用报销单做一番审计；审计如发现还有不当报销，也像前面那样承担连带赔偿责任。

由此可看出，内部流程梳理及对员工行为的把控，对差旅管理起到重要作用。从内部管理着手，梳理清晰、管理到位后，再配合想要管理工具，形成完整的端到端的管控模式，才能达到事半功倍，降本增效的管理效果。

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