活动策划，会议会展服务会奖旅游前期准备事项有哪些？三亚声远传媒

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活动策划执行前期准备1.采购物料 2.人员分工 3.会场安排 4. 车辆安排

一、采购物料

1.咨询项目/客户经理有无需要特别采购的会议、旅游用品及特殊要求；

2.将提前设计好的车头牌、道路指示牌、参会手册、导游旗等发给制作商制作，制作好后清点数量、检查质量是否有问题，最后至少要在活动开始前一天带到活动现场分类存放；

3.提前采购会议所需物料：矿泉水、指示画架、水果拼盘等会议用品；旅游所需物料：一次性雨衣、医药包、水果拼盘、湿巾、矿泉水等旅游必需品。

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二、人员分工

三、会场安排

项目经理分工安排岗位，各岗位负责人需要与酒店紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：

1、会议室，根据活动人数、档次等具体情况确定会议室；

2、领导临时休息室，根据会务组的要求安排领导临时休息室以及对休息室进行布置，摆放果盘、欢迎卡、会议资料等；

①小型的会议室按用途可分为接见式、董事会式，容纳人数10-50人不等 ；中型的会议室按用途分可分为U性、回型、剧院、课桌、围桌、T型，人数从50-1000人不等，分类要根据硬件情况做调整，经常有场地是可以摆出不同的台型，就是通常所说的多功能厅；大型的会议室也可分为大礼堂式、国会式，人数从400-3000不等；

②座次安排；

③花卉摆设；

④灯光、话筒、音响、LED屏；

4、安排摄影、摄像提前进入会场踩点，确定拍摄位置。

四、车辆准备

1、根据旅游人数以及会务组的要求联系车队，预约既定数量的旅游车辆；

2、与车队签订相关协议，以保证活动顺利进行；

3、统计所有旅游车辆车牌号、司机姓名、联系方式

4、旅游前一天再次联系车队确认旅游车辆到达指定地点时间以及出发时间；

5、提前告知车队旅游车辆须知事项：

①. 车内保证清洁无异味，司机不准在车内抽烟、吐痰、嚼槟榔等

②.司机不得向客人索要停车费用及留其联系方式和客人的联系方式

③. 司机在行驶途中不得接打任何与此活动无关的电话，如有特殊电话应快速解决，并注意通话语音语气

④.司机在行驶途中不得中途搭载其他与活动无关人员乘车，司机在行驶途中不得临时自行更换司机与车辆等；

活动策划执行找三亚声远传媒专业活动人：董经理：15008036629

周经理：15091910270