食品配送公司进销存系统：进货、盘点、报损，库存实时准确不扯皮

做食品配送的朋友，估计都有过这种经历：

明明进了货，月底一盘点，账上比库里多出十几箱，问谁谁摇头。销售说有库存，库房说没货，客户等着要，你夹在中间两头不是人。还有那些坏了的菜、化了的冻品，随手一扔，月底一看报表，利润不知不觉少了一大块。

这些毛病，其实就卡在三个环节：进货、盘点、报损。一个管不好，库存就是本糊涂账。

先说进货

很多配送公司进货是这样的：供应商送来一车货，库管用肉眼数一数，签个字，晚上或者第二天再往电脑里录一次。这时候问题就来了——数量可能当场就没数准，批号和保质期更是没人记。

举个例子。昨天到了一批鸡胸肉，今天又到了一批。两批保质期差半个月。库管没标批次，出库时随手搬了一箱给客户。结果人家收到的是快过期的那批，投诉、退货，你还得道歉赔钱。

其实解决起来不复杂：货到的同时，就把数量、批次、保质期全部定下来。用手机或者扫描枪扫一下商品码，系统自动弹出"应该到多少"，你输实际数量，多了少了当场对质。保质期一并扫进去，以后哪个批次先出、哪个快过期，一目了然。进货这关把住了，后面少操一半心。

再说盘点

传统盘点的方式，想想就累。

提前通知"明天上午全库停工，盘货"。所有人拿着纸笔，一箱一箱数，数完了交给文员录入。一比对发现对不上，再回头复点。折腾半天，最后也只能说个"大概差不多"。更别提有的员工为了早点下班，随手填个数凑合。

其实盘点根本不用停业。换个思路：每天顺手盘一点。

比如下午发货不那么忙了，库管拿手机对着货架扫一下，输你看到的实物数量。系统自动跟账面比，差多少当场显示。你每天盘几十个商品，一周下来，整个库就转过一圈了。月底再全面盘的时候，差异已经微乎其微。不用停工，不加班，心里还有底。

最后说报损

食品配送，报损是躲不掉的。青菜放两天就蔫，冷藏车万一温度不对，一箱冻货可能就废了。

但很多公司怎么处理报损？员工觉得坏了，在单子上写一句"已损坏"，扔给老板签字。然后呢？东西扔了，库存系统里还挂着"还有20箱"。销售一看有库存，继续接单，发不出货才急得要命。

更可惜的是，从来没人统计报损原因。这个月报损率突然高了，你搞不清是因为采购多了、运输太粗暴，还是库房温度没控制好。下个月照样亏。

其实报损就两条：及时扣减，追下去找到原因。

发现商品有问题，手机上提交报损申请，必须拍照——坏成什么样、哪一批的。还要选原因：过期了、挤压了、还是退货破损。主管手机上收到照片，批或不批。一批准，库存立刻扣掉，不再占着没用的数字。同时系统提前预警：保质期还剩7天，自动标红提醒你赶紧处理，或者主动报损，而不是等到过期那天才心疼。

观麦家的系统，报损单必须拍照+选原因才能提交，而且临期商品会提前弹窗。用了之后，报损率从2%降到了0.8%——省下来的钱够发一个人工资。

三个环节串起来，库存就真正准了

进货把住了，盘点做活了，报损管严了，最后就是你最想要的那个结果：库存数据实时准确，不扯皮。

不管你在办公室，还是在外头跑客户的路上，打开手机就能看到：冻货区还剩多少箱鸡腿，哪个批次几天后过期，今天又报损了多少青菜。库管看到的数据跟你一样，销售看到的也一样。没人再问"那个货到底有没有"，也没有人月底为了几箱差异拍桌子。

食品配送这门生意，赚的就是周转和损耗之间的差价。靠感觉管库存，就是闭着眼睛开车；靠实时准确的数据管库存，每一分钱都来得明明白白。