详解SAP Business One：采购报价流程

在SAP Business One标准功能中，用一个专门的采购报价单来处理采购报价的业务。这个单据是采购订单的前置单据，也可以作为采购申请单的后续单据。一个采购业务的发起，可以跳过采购报价单，直接从采购订单开始。也可以从采购申请单，直接到采购订单，跳过采购报价的环节。

所以在整个采购流程中，采购报价单不是一个必须的流程环节。在SAP Business One中，大多数单据都和采购报价单一样，不是必须的，都是可选的。

因为各行各业的企业管理需求不尽相同，没有哪一家企业的ERP产品，是适用于所有行业的标准流程。

而SAP Business One的设计思路，是相当聪明的一种设计。

不要求企业一定要按SAP的流程和套路来，而是反过来，按企业需求设计出真正适合企业的的流程，然后用SAP产品，像搭积木一样，按设计的蓝图，搭建出企业需要的ERP。

所以SAP里面的功能模块，可以将其想象成一块一块的积木，取来就可以用。甚至可以取来后根据企业需求搭配着用。

因此我们一直在说，SAP提供的只是一个工具，而不是一个成形的、不可改变的流程，就是这个意思。SAP的每一个项目，可以理解为都是一个定制的流程，是SAP来适应企业，而不是企业来适应SAP。

在SAP Business One中和采购报价相关的主要功能

01采购模块下的采购报价单

采购报价单这个单据的结构和界面和其它的营销单据类似。区别在于表头多了一个组编号的字段。

通过这个组编号，可以选择当前的采购报价单和已存在的、指定序列、指定单号的其它采购报价单关联，并组合成一个报价单的组。这个组，大家可以理解为就是一个业务行为。同一个业务，可以有多个报价单，这些报价单组合成一个组，归入一个业务范畴内。

例如：公司需要采购一批原料，可能需要向多个供应商询价，有可能向北美的供应商询一个价，然后向欧洲的供应商询个价。这些询价的结果，就会记录在不同的报价单中。然后用组，把这些属于同一个业务的，来自不同供应商的报价归到一起。这就是“组”这个概念的含义。

02采购报价比较报表

采购报价比较报表之所以重要，是因为它可以按照采购报价的组，把同一组的不同的报价呈现给用户。

让用户进行查看、比较同一组，也就是同一业务行为中，来自不同供应商的报价，然后做出决策，决定选用哪一家供应商，最后生成采购订单，同时关闭同一组中的报价单，也就是说在作出决策后，结束这个业务行为。

从这两个功能我们可以看出，在SAP Business One中采购报价的流程一方面可以通过多方的询价比价，综合价格、供应商产能规模、质量状况、交货及时率等因素帮助企业做出最优的选择。

另一方面：可以记录同一个业务报价的历史记录。

从这两个功能我们可以看出，在SAP Business One中采购报价的流程一方面可以通过多方的询价比价，综合价格、供应商产能规模、质量状况、交货及时率等因素帮助企业做出最优的选择。

例如：总共询价了哪几家供应商，有没有达到公司规定的货比三家。这几家供应商分别的报价是多少，以便于事后核查采购决策的过程，以及当时为什么要选某家供应商，其他供应商报的价格，对未来的业务是否可以参考。

SAP Business One采购报价流程适用于哪些企业、行业？

SAP Business One采购报价流程显然不适用于传统工业企业；因为工厂的生产一般是重复性、批量化的生产，所以他们的采购基本都有固定的供应商。价格也通常会是长期协议价，不需要每一次进行频繁询价和比价。

SAP Business One采购报价流程，适用于经常需要对新的业务进行询价、比价行为的行业。那么常见的有哪一些行业或者企业？

例如：有一些跨国进行采购的公司，会在全球寻找LOCAL的供应商，这个时候可能每一笔采购业务，都要进行全球范围内的询价、比价流程。所以对于这一类的贸易型公司，这个流程是很适合的。

另外：对于一些项目型管理的企业而言，有可能每一个项目，都会需要对供应商进行招投标流程。那么也可以在SAP Business One的这个功能模块基础上进行适当扩展，来满足这一类企业的需求。

此外对于一些小批量、多品种，定制化程度高的工厂，也有可能会有类似的业务。例如：接到客户订单，需要根据每次设计的结果寻找合适的供应商，这个时候就有可能每一笔订单，都会有询价、比价的过程。

针对这一个模块的应用，通常在SAP中会设计如下的流程：

由采购员进行供应商的询价，并录入到SAP中，生成采购报价单。不同的采购员，可能会负责对不同供应商的询价，因此在报价单上，需要将采购员和报价组设置为必填。

填写完成采购报价单后，由采购主管或者采购经理，通过采购报价比较报表，对各供应商的报价做综合评估和判定做出决策，并自动将适合的采购报价单，转换成采购订单。

SAP中的流程最好是能体现分权管控。

采购员的职责在于寻找供应商并获取各供应商的报价之后记录在SAP中；

采购经理应该站在部门和公司的角度，对各采购员报价的结果进行判定，决定与哪一家供应商进行合作。这个流程思路基本适合大多数的企业，在SAP中的操作也相对简单。

实际应用中可能会遇到操作层面的问题:

比如：每一次新业务到来时，采购员先识别出有哪些物料需要进行询价，然后再向供应商逐个进行询价。

而这个询价是没有单据支撑的，通常只能通过系统外的单据，甚至电话等方式进行询价处理。

因为SAP的报价单只是记录供应商回复后的结果，不能作为事前发起询价的单据。

那么对供应商的要求、供应商的回复都缺少比较规范的书面单据，事后将供应商的回复结果录入SAP系统，也容易产生录入错误。此外往往在新业务到来时，需要集中询价和报价的工作量也是非常大。

针对这种业务需求，SAP中还有一个更强大的解决方案，就是创建和发送联机报价单，并自动获得供应商的反馈。

在采购报价单的物流页面上，会有一个创建联机报价单的选项；勾选保存报价单后，会自动向供应商发送一封要求报价的邮件。供应商的邮件地址，需要事先在供应商主数据中维护进去。

供应商收到邮件后，邮件中会包含一个要求报价的链接。点击链接，就会打开一个报价单的页面。供应商通过该页面查看需要他进行报价的采购物料、采购数量等信息；然后将自己的报价填写到该页面上。

这个页面和SAP中创建的采购报价单的页面很相似，但并不需要供应商进入SAP系统，只需要通过浏览器来查看和填写报价就可以了。

供应商填写完报价后，在SAP系统中就会自动更新对应报价单的内容。把供应商填写的报价更新在报价单上，并在SAP中以内部消息的方式，通知相关的采购员，告知供应商的报价已完成。采购员只需要打开报价单进行查看就可以了，不需要再手动维护报价。

通过这个功能，实际上就把SAP的采购报价单赋予了询价单的功能，让采购员和供应商之间的互动，都通过书面的方式进行流转；无需重复录入，提高效率的同时，也最大程度避免了录入错误。

这个功能是SAP标准的功能，不过需要安装SAP的B1i；

B1i是SAP提供的一个强大的系统集成平台，它主要的功能和作用，就是用于扩展和与其它系统的数据集成等，在SAP B1的安装包里面，可以直接勾选安装。通过安装和配置这个组件，我们就可以很方便地实现与供应商进行互动的联机报价单。