外国企业在中国诉讼的立案委托书法律依据、格式要求与公证认证

外国企业在中国诉讼的立案委托书法律问题研究

法律依据、格式要求与公证认证

公事通 | 全球公证认证

摘要

本文系统研究了外国企业在中国进行诉讼时，立案委托书的法律依据、格式要求及公证认证程序。通过对《民事诉讼法》《民诉法解释》《海牙公约》等法律规范的解析，结合实务案例，深入探讨了外国企业诉讼委托书的法理基础、形式要件与内容要素，分析了公证认证的传统路径与海牙认证的创新机制。

研究表明，外国企业在中国诉讼的委托书制度已形成以国内法为基础、国际公约为补充、司法解释为指导的完整法律框架。随着2023年《海牙公约》在中国的正式生效，传统领事认证程序得到显著简化，但仍存在主体资格认定差异、公证认证效率不高、跨法系兼容不足等现实挑战。本文提出推广海牙认证、扩大境内签署效力、制定差异化审查规则等优化路径，为完善外国企业在中国诉讼的程序保障提供理论参考。

一、法律依据：外国企业诉讼委托书的法理基础

1.1 国内法核心规定

我国《民事诉讼法》第275条明确规定："在中华人民共和国领域内没有住所的外国人、无国籍人、外国企业和组织委托中华人民共和国律师或者其他人代理诉讼，从中华人民共和国领域外寄交或者托交的授权委托书，应当经所在国公证机关证明，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续后，才具有效力。"

这一条款构成了外国企业委托手续的基本法律依据，其核心在于通过公证认证程序确保跨境文书的真实性，维护司法程序的严肃性和安全性。

最高人民法院《关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》（以下简称《民诉法解释》）对这一规定进行了细化与补充：

• 第523条

  要求外国企业提交的身份证明文件及代表人权限证明必须经过所在国公证及中国使领馆认证。

• 第525条

  创新性地允许外国企业代表人在中国法官面前直接签署授权委托书。

• 第526条

  认可在中国境内经公证机构公证的委托书效力。

1.2 国际公约的衔接适用

2016年3月，我国签署了《取消外国公文书认证要求的公约》（简称《海牙公约》），该公约于2023年11月7日正式对中国生效，为传统的领事认证制度带来了重大变革。《海牙公约》的核心内容在于以附加证明书（Apostille）取代传统的领事认证，显著简化了跨境公文书的流转程序。

截至公约对中国生效之日，全球共有124个缔约国，包括欧盟各国、美国、日本、韩国、德国、澳大利亚、俄罗斯等中国主要贸易伙伴，约占世界国家和地区总数的五分之三。这意味着，来自这些缔约国的外国企业在中国进行诉讼时，其主体资格证明、授权委托书等文件只需办理该国附加证明书，无需再经过中国驻该国使领馆的领事认证。这一变化大幅降低了外国企业参与中国诉讼的程序成本和时间成本，是国际司法协作的重要成果。

1.3 司法解释与审判指导意见

针对涉外诉讼中的具体操作问题，最高人民法院通过一系列司法解释和审判指导意见进行了细化规定：

• 法定代表人认定规则

  对于英美法系国家无直接对应的"法定代表人"问题，《民诉法解释》允许通过董事会决议方式确定诉讼代表人，该决议需与法定代表人身份证明一并进行公证认证。

• 境内签署的特别规定

  《最高人民法院关于进一步做好边境地区涉外民商事案件审判工作的指导意见》（法发〔2010〕57号）明确，境外当事人在我国境内出具授权委托书，经我国公证机构公证后，不再要求办理认证手续；外国企业代表亲自在法官面前签署委托书的，可直接免除公证认证手续

• 证据规则的特别安排

  2019年《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》对域外形成的证据不再"一刀切"要求公证认证，而是根据证据性质区别对待：公文书证只需公证，私文书证无需特殊手续，仅身份关系证据仍需完整公证认证

综上，外国企业在中国诉讼的委托书制度已形成以国内法为基础、国际公约为补充、司法解释为指导的完整法律框架，既维护了司法主权，又促进了诉讼效率。

二、格式要求：委托书的形式要件与内容要素

2.1 形式要件的基本规范

授权代表签字与公司盖章是委托书形式要件的核心。不同于中国企业法定代表人的当然代表权，外国企业的授权代表权限必须明示授予：

• 代表权来源

  授权代表必须基于公司明确的授权文件，该文件应载明代表的姓名、职务及具体权限范围。仅有董事身份并不自然获得代表公司签署法律文件的权力

• "印章制国家"的特殊要求

  对于日本、韩国等印章制国家，仅法定代表人签字不足以生效，必须加盖公司公章。实践中需特别注意区分公司公章与法定代表人私章，如"XXX株式会社社长之印"仅为私人印章，非公司公章，不能产生法律效力

• 双重要件情形

  部分国家同时要求授权代表签字和公司盖章，此时应确保两者齐全

起诉状签署要求虽非法定强制公证认证事项，但实践中各地法院执行标准不一：

• 当事人签署原则

  多数法院倾向要求外国企业自行签署起诉状，以保证其真实意思表示

• 律师代签例外

  在微软公司诉上海昶沣信息科技案中，上海高院认可了律师代签起诉状的效力，认为"法律并未规定起诉状只能由本人签署"，可通过代理行为实施

• 实务建议

  鉴于法院接受程度不一，建议优先采用当事人签署方式，若授权委托书中明确包含"代为起草、签署、变更诉状"的特别授权，则可保留律师代签作为备选方案

2.2 内容要素的必备条款

一份合格的外国企业诉讼委托书应当包含以下核心内容要素：

• 主体信息明确化

• • 外国企业全称（必须与主体资格证明文件完全一致）

  • 注册登记地及主要营业地

  • 在中国境内的联系地址（如有）

  • 授权代表姓名、职务及身份证明

• 授权范围全面覆盖

• • 程序覆盖

    应包含一审、反诉、上诉、再审、执行及检察监督等全部可能程序

  • 权限具体化

    特别列明代为承认/放弃/变更诉讼请求、进行和解、签署法律文书、代收代付款项等关键权限

  • 特殊授权

    明确提及证据保全公证、执行款领取等特定事项的授权

• 有效期限灵活设定

• • 单一案件委托：建议明确约定"至本案终结时止"

  • 多案综合授权：可采用"自签署之日起X年内有效"的表述

  • 长期合作安排：部分外国企业采用"无固定期限，直至书面撤销为止"的模式

其中，代收代付条款具有特殊重要性。由于中国法院通常不设外币账户，执行款项往往以人民币支付，若委托书中未明确代理人代收款项权限，境外企业收取款项将面临操作困难。实践中曾出现多起因缺乏此授权导致执行款滞留法院账户的案例。

2.3 语言与文本的技术要求

中文译本是外国企业委托书在中国法院使用的必备条件。根据《民诉法解释》第527条，当事人向人民法院提交的书面材料是外文的，应当同时提交中文翻译件。在操作中需注意：

• 翻译机构资质

  应选择具有司法翻译资质的机构，尤其需核实其是否具备特定语种的翻译资格。实践中曾出现因翻译机构无土耳其语资质导致译文无效的案例

• 双语文本策略

  推荐采用中英文对照文本编制授权委托书，在公证认证时一并处理，既可节省后续翻译成本，又能确保关键法律术语的准确性

• 名称翻译一致性

  企业名称、当事人姓名等关键信息的翻译必须全程一致。如"株式会社LG化学"与"LG化学株式会社"的译名差异曾导致委托手续效力争议

文本形式方面，考虑到跨国快递的时间成本和文件安全，部分法院开始接受经加密验证的电子签名文件，但实践中仍需提前与管辖法院沟通确认。

三、公证认证程序：传统路径与海牙公约的创新

3.1 传统领事认证程序的三步流程

在《海牙公约》生效前，外国企业在中国诉讼的文书认证需遵循严格的"公证-认证"流程，具体包括三个步骤：

1. 所在国公证机关公证

   由外国企业所在国的公证人对文书真实性进行初步验证。需注意的是，不同国家公证机构差异显著：

   • 普通法系国家：通常由律师或指定公证人（Notary Public）办理

   • 大陆法系国家：多由专职公证人（如法国Notaire、德国Notar）负责

   • 特殊文件要求：部分国家要求先由专门机构出具证明，如德国需地方法院及外交部签章；加拿大需省政府的认证；澳大利亚需外交贸易部签章

2. 所在国外交部门认证

   经公证的文件需提交至所在国外交部门进行二级认证，确认公证机构及公证人资质的真实性。此步骤在联邦制国家尤为复杂，如在美国需根据文件来源州分别向州务卿和国务院申请认证

3. 中国驻该国使领馆领事认证

   最后由中国驻外使领馆进行终局认证，核实外交部门签章的真实性。此环节需注意：

   • 无邦交国家的替代程序：若所在国与中国无外交关系，可经第三国驻该国使领馆认证，再转由中国驻该第三国使领馆认证

   • 时间成本：传统流程通常耗时20-45个工作日，成为外国企业在中国诉讼的主要程序障碍。

   • （公事通注：目前仍需要进行领事认证的国家有越南、马来西亚、泰国、阿联酋等非海牙协约国成员。）

3.2 《海牙公约》的简化机制

2023年11月7日《海牙公约》在中国的生效，为外国企业带来重大程序便利。公约核心是以附加证明书（Apostille）取代传统的领事认证，形成"公证-附加证明书"的简化流程：

• 适用对象

  适用于124个缔约国出具的公文，包括司法文书、行政文书、公证文书等

• 签发主体

  由缔约国指定主管机关统一签发附加证明书。例如：

• • 美国：各州州务卿或国务院认证办公室

  • 日本：外务省

  • 德国：联邦行政管理局

  • 英国：外交部法律顾问办公室(FCO)

• 效力范围

  附加证明书直接确认文书签发机关签字和印章的真实性，无需再经中国使领馆认证

3.3 公证认证实践中的特殊情形

法定代表人身份证明的认证存在两大特殊要求：

• 权限证明

  对于英美法系国家无"法定代表人"概念的问题，需通过董事会决议明确授权特定代表，该决议需与主体资格文件一并认证

• 内容要素

  法定代表人身份证明应包含姓名、职务、授权依据（如公司章程条款或董事会决议编号）、权限范围等核心信息

域外证据的公证认证规则呈现差异化特征：

• 身份证据

  主体资格、授权文件等必须完整办理公证认证

• 公文书证

  外国行政机关出具的文件（如商事登记、婚姻状况证明）只需公证，无需认证

• 私文书证

  合同、发票等商业文件无需特殊手续

• 电子证据

  电子邮件、电子回单等可通过所在国公证解决载体真实性问题

境内签署的替代程序为外国企业提供便捷选择：

• 境内公证

  外国企业代表在中国境内签署授权委托书，经中国公证机构公证后即具效力（《民诉法解释》第526条）

• 法官见证

  在法官面前直接签署委托书，免除公证认证手续（《民诉法解释》第525条）

• 自然人当事人

  外国自然人亲自到庭起诉时，可凭有效护照原件及入境记录免除身份证明的认证要求

四、实践困境与完善路径：外国企业诉讼委托制度的优化

4.1 现存问题与挑战

主体资格认定差异是外国企业面临的首要难题。由于各国商业登记制度不同，法院认可的主体资格证明文件存在显著差异：

• 证明文件多样性

  美国接受Certificate of Incorporation；德国采用Handelsregister；法国使用K-bis；澳大利亚提供Certificate of Registration

• 法定代表人认定冲突

  英美法系国家公司无"法定代表人"概念，部分法院要求提交的"法定代表人证明"在该国法律体系中并无对应文件，导致企业需额外制作董事会决议并办理认证

• 信息要素缺失

  开曼、BVI等离岸地公司注册证书通常不记载董事信息，需额外提供董事名册及授权文件，增加认证成本

公证认证效率瓶颈仍是制约程序流畅的关键因素：

• 时间成本高企

  即使《海牙公约》简化程序后，完整流程仍需2-4周，对于紧急保全案件仍显不足

• 费用负担沉重

  公证、认证、翻译三重费用叠加，个案前期成本常超万元

• 程序复杂多样

  联邦制国家（如美国、加拿大）的州/省认证要求各异，企业难以准确掌握

跨法系兼容不足导致制度衔接不畅：

• 印章效力冲突

  中国法院要求日本、韩国企业必须加盖公章，但此类企业常将公章存于总部，紧急情况下无法及时获取

• 授权范围差异

  部分国家公证机构拒绝接受"全权代表"表述，要求逐项列明权限，与中国法院要求的广泛授权相矛盾

• 签字真实性验证

  中东等地区企业惯用阿拉伯文花体签名，难以通过常规笔迹比对验证真伪

执行阶段授权缺陷是实践中易被忽视的隐患：

• 代收款项障碍

  约35%的涉外案件因委托书未明确代收执行款权限，导致境外企业收取款项困难

• 后续程序脱节

  一审委托书未涵盖执行程序时，需重新办理认证，平均耗时23天，可能错过执行良机、

结论

外国企业在中国诉讼的立案委托书制度已形成以《民事诉讼法》第275条为核心、以《民诉法解释》为补充、以《海牙公约》为创新路径的完整法律体系。研究表明，当前制度在确保文书真实性与程序安全性方面发挥了重要作用。

随着2023年《海牙公约》在中国的正式生效，传统领事认证程序得到显著简化，为外国企业参与中国诉讼提供了更便捷的路径。

完善外国企业诉讼委托制度是优化营商环境、提升司法国际公信力的关键举措，对促进国际经贸合作具有重要意义。

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本文根据相关法律条文和制度规定，以及公事通公证认证过程中积累的经验总结编辑而成，参考了众多文献和相关文章。公事通是全球公证认证的服务供应商，提供40国公证、海牙认证和领事认证服务。