文件包：ISO质量、环境、职业健康安全三合一体系程序文件

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程序文件目录

文件编号

名称

责任部门

手册对应条款

HB-PD-01

文件控制程序

人力资源部

7.5

HB-PD-02

记录控制程序

人力资源部

7.5

HB-PD-03

管理体系策划控制程序

管理者代表

4.4

HB-PD-04

应对风险和机遇的措施控制程序

管理者代表

6.1

HB-PD-05

环境因素识别、评价与更新控制程序

人力资源部

6.1

HB-PD-06

危险源识别、风险评价控制程序

人力资源部

6.1

HB-PD-07

法律法规与其他要求识别控制程序

人力资源部

6.1

HB-PD-08

目标、指标和管理方案控制程序

人力资源部

6.2

HB-PD-09

人力资源控制程序

人力资源部

7.1.2，7.2，7.3

HB-PD-10

测量设备控制程序

品管部

7.1.5

HB-PD-11

知识管理控制程序

人力资源部

7.1.6

HB-PD-12

沟通交流协商参与控制程序

人力资源部

5.4，7.4

HB-PD-13

合同评审控制程序

营销中心

8.2.2,8.2.3

HB-PD-14

设计和开发控制程序

工程技术中心

8.3

HB-PD-15

采购控制程序

采购部

8.4

HB-PD-16

外部供方控制程序

采购部

8.4

HB-PD-17

生产过程控制程序

制造中心

8.5.1

HB-PD-18

产品标识和可追溯性控制程序

生产车间

8.5.2

HB-PD-19

放行控制程序

品管部

8.6

HB-PD-20

不合格品控制程序

品管部

8.7

HB-PD-21

污水控制程序

人力资源部

8.8

HB-PD-22

噪声控制程序

人力资源部

8.8

HB-PD-23

废气控制程序

人力资源部

8.8

HB-PD-24

固体废弃物控制程序

人力资源部

8.8

HB-PD-25

资源能源控制程序

人力资源部

8.8

HB-PD-26

危险化学品控制程序

人力资源部

8.8

HB-PD-27

对相关方施加影响控制程序

人力资源部

8.8

HB-PD-28

职业健康安全运行控制程序

人力资源部

8.9

HB-PD-29

应急准备和响应控制程序

人力资源部

8.10

HB-PD-30

产品的监视和测量控制程序

品管部

9.1.1

HB-PD-31

环境安全监测与测量控制程序

人力资源部

9.1.1

HB-PD-32

顾客满意控制程序

营销中心

9.1.2

HB-PD-33

合规性评价控制程序

人力资源部

9.1.4

HB-PD-34

内部审核控制程序

人力资源部

9.2

HB-PD-35

管理评审控制程序

人力资源部

9.3

HB-PD-36

不符合与纠正措施控制程序

品管部

10.2

HB-PD-37

事故报告、调查与处理控制程序

人力资源部

10.2

文件控制程序

1.目的：建立文件控制程序，以确保所有文件使用者，均能使用到正确有效版本的文件。

2.适用范围：适用于本公司管理体系活动的文件和资料的管理，受控文件包括：管理手册，程序文件，作业指引、规范，技术资料，电子文件，外来文件。

3.定义：

3.1 管理手册：由最高管理层正式发出的，阐明公司方针，定义管理活动方向的纲领性文件。

3.2 程序文件：管理手册的支持性文件，它是根据管理手册及客户要求，结合公司具体情况，全面贯彻公司管理方针及定义具体实施管理活动的步骤。

3.3 工作指引:工作指引是程序的支持性文件，它是根据程序及各工序之要求，对各工序及各项作业规定的具体操作步骤。

3.4 受控文件:受控文件是由人力资源部发出的印有红色“受控文件”印章的文件，盖有“外来文件”印章的文件被视作受控文件，只有受控文件被视作合法文件，可在公司内使用，其它任何文件不得在公司内正式使用。

3.5 参考文件：参考文件是由人力资源部根据客户或其它人员的申请，并经指定的人员批准而发出的印有蓝色“参考文件”印章的文件。该类文件只作参考用，不回收不更新，也不可正式使用；

3.6 作废文件：作废文件是文件更新后，由人力资源部在发出新文件时收回的旧文件，或其它情况下作废的文件并盖有红色“作废”印章。

3.7 外来文件：外来文件是指国际、国家及行业标准，或客户、供应商等提供的直接用于生产的文件。

3.8 电子文件：电子文件是指客户、供应商等提供的直接用于生产的文件、图纸、电子邮件等以及公司内部相关部门所绘的图纸、文件、资料、电子邮件等直接或间接于生产及相关的活动的文件。

4.职责：

4.1人力资源部：负责所有管理体系文件的发行与管理。

4.2 管理者代表：负责质量手册的编制与修订；负责程序文件的审核。

4.3 总经理：负责管理手册、程序文件的批准。

4.3各部门负责人：

4.3.1 负责相关程序文件及工作指引的编制与修订，并经指定的人员审批后生效执行；

4.3.2 负责所属电脑上的文件与资料管制，且负责将所属部门相关的文件与资料系统转交于人力资源部进行管理。

5.作业内容：

5.1 文件的编号与格式

5.1.1公司体系文件的编号与格式：见《TG-GL-006文件格式与编码管理规定》；

5.1.2外来文件的编号：规则为：WL-MMM-XXX，所有的外来文件均以WL作识别，MMM代表文件来源厂商(2-3个字母)，XXX代表文件序号，由001开始，增加一份上升一位。

备注1：记录的编号方法，见《记录控制程序》。

备注2：本文件修订前已发行使用的文件和记录，沿用原来的编号。一旦需要修订和更新，启用新编号规则进行编号。

5.2 文件和资料的编制与审批

5.2.1 文件编制人员在编制文件前，必须先向人力资源部申请统一的文件编号，并根据本程序要求的格式编制文件。

5.2.2 完成编制后，编制人员应确定分发范围，并在文件封面页中的分发部门前打“√”。分发部门确定后，由文件编制人员交人力资源部审查格式（例如：文件形式、字体）；如格式审查不合格，由人力资源部修改格式。

5.2.3 格式审查合格后，由人力资源部依文件的类型，送下列人员审批：

文件类别

编制

审核

审批

质量手册

管理者代表

总经理

程序文件

责任部门负责人

管理者代表

总经理

作业指导类

生产、技术、品质类

责任部门指定人员

责任部门负责人

管理者代表

以上三类以外文件

责任部门负责人

管理者代表

总经理

质量记录

责任部门指定人员

责任部门负责人

外来文件

发文部门

责任部门负责人

5.2.4 不被审批的文件，由人力资源部退原编制人员修改；修改后的文件必须依原审批程序重新送审。

5.2.5完成审批的文件由人力资源部登录入《体系文件清单》。

5.3 文件发行

5.3.1 人力资源部文控员根据文件的分发范围和份数，复印文件，盖红色“受控文件”印章，填写《文件分发回收记录表》，将文件分发到相关部门，由负责人签名确认；也可用电子档的邮件形式发送给相关人员，但也要文件接收人在《文件分发回收记录表》上签字确认。

5.3.2 各部门负责人或其指定人员接收和管理本部门受控文件。

5.3.3 客户或其它人员需申请文件、图面或其它资料时，必须填写《文件需求申请单》经管理者代表或相关负责人批准后，由人力资源部发行，如需受控，则更新分发范围，并依5.3.1分发；如不受控，则由人力资源部文控员在其封面盖上蓝色“参考文件”印章。

5.3.4 所有外来文件需直接用于生产或服务的，由文控员在其封面盖“外来文件”编号印章。并且编号后送审批，完成审批后，由人力资源部文控员按分发范围分发；（注：外来文件编号等资料由文控员手写于印章内）；

5.3.5 所有的受控文件各部门不得私自复印，不得将文件拆开使用。

5.4 文件修订

5.4.1 所有文件的修订均由原编写人员进行或本部门负责人修订，完成修订后的文件必须经原审批人批准后生效，特殊情况下改由他人修订或审批时，新的修订与审批人员应有权调阅该文件的所有历史资料。体系文件的修改内容，必须记录于文件的修改记录栏内。

5.4.2 文件修订后，按5.3的要求进行发放。发行修订后的文件时应收回旧版，回收情况须一并记录于《文件分发回收记录表》中。

5.5 文件归档

5.5.1 人力资源部归档管理所有管理体系正本文件并依文件的类型分类归档及建立各类文件清单，这些清单作为知识清单的一部分。

5.5.2 当文件完成修订后，人力资源部应及时更新文件清单以显示最新版本状态。

5.5.3 使用部门负责整理归档部门所属受控文件，并编制文件清单，确保文件版本最新。

5.6 文件的作废与处理

5.6.1 更新版本回收的旧版文件或失效的文件，由人力资源部文控员统一收回后销毁或存档；

5.6.2 当需要将已作废的文件作为记录存档时，由文控员在正本作废文件的正面盖上红色的“作废”印章后存档，作废文件存档也要建立清单。

5.7 文件借阅

5.7.1所有人员可借阅正本文件；借阅时必须由人力资源部文控员记录在《文件借阅表》上，并在规定的时间内归还。

5.7.2新发到部门的文件，由部门文件管理员通知相关人员阅读或取用。并在《文件借阅表》上进行登记。

5.8 文件遗失与补发

文件使用部门遗失受控文件时，相关人员必须填写《文件报失表》，经部门负责人与管理者代表审批后，人力资源部才可补发新文件。如在报失后又找回该文件时，必须交给人力资源部销毁。

5.9 电子文件

5.9.1外来电子文件：是由相关部门负责人与客户或供应商直接联系取得的直接用于生产或与生产间接相关的资料(图面或联络单)，由相关人员自行负责本电脑上的管理活动，如有需要让其它部门知道和保存的，需列入人力资源部进行受控，由相关责任人打印一份交于人力资源部，由人力资源部进行发放，具体作业内容按照本程序5.3执行。

5.9.2内部电子文件：是由各职能部门发出的直接用于生产或服务的，如：技术部绘制的产品图纸、BOM清单、产品开发计划，技术部绘制的版辊图纸及各相关部门的文件资料及相关内部联络单等。其电脑管理工作由各相关部门负责人负责保管，如需受控的由相关部门责任人打印一份，且经相关部门负责人签字核准后，交予人力资源部负责发行，具体作业按照5.3.1执行。

5.9.3电子文件的管理：由各部门负责保管，但对于模具图纸及产品图纸，由其部门负责人将其转交人力资源部进行管制；若相关图纸或资料有修改需升版时，由其负责人修改后打印一份经相关负责人核准后，交人力资源部受控，同时人力资源部将其旧版资料交予负责人进行修改。始终保持电脑资料、文本资料为最新版本且一致。由人力资源部进行监督此工作，其目的是为了防止文件资料失效。

5.10 外来文件的管理(与产品和质量有关的)

由品管、工程技术、开发等部门，收集与产品、技术方法、检验有关的标准和方法，列入《外来文件一览表》中进行控制，应识别这些外来文件的最新版本，确保外来文件是适用的。

5.11 部门受控文件的管理

5.11.1 建立受控文件档案夹外部标识；

5.11.2 建立受控文件档案夹内部索引及文件清单；

5.11.2 发至各部门受控文件均有部门代码印记，各部门自行保管，不得混乱；

5.11.3 如因需要暂借阅某种体系文件，应到相关部门办理借阅及归还手续。

5.11.4 人力资源部应不定期检查各部门是否按要求将文件归档管理。

5.11.5 所有受控文件应妥善保存，保持清晰，易于识别，不得在文件上任意涂改或加注记号。

6 相关文件：

6.1 TG-GL-006 《文件格式与编码管理规定》

7 使用表单：

7.1 CR-PD01-01 《受控文件清单》

7.2 CR-PD01-02 《文件分发回收记录表》

7.3 CR-PD01-03 《文件需求申请单》

7.4 CR-PD01-04 《文件借阅表》

7.5 CR-PD01-05 《文件报失表》

7.6CR-PD01-06 《外来文件一览表》

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记录控制程序

1.目的：本程序规定了记录的标识、收集、编目、借阅、归档、贮存、防护和处理的基本要求，使记录及时妥善保存，为管理体系运行的有效性提供证据。

2.适用范围：适用于本公司与管理体系与管理活动有关的记录。

3.定义：无。

4.职责：

4.1 人力资源部 负责统一管理和审定记录的标识和格式。负责编制《记录管理一览表》，备案各类记录的空白表格样本。

4.2 各相关部门 负责记录的填写、收集、编目、归档、存贮、防护和处理。

5 作业内容：

5.1 一般要求

5.1.1 记录应保持清晰，字迹清楚，记录应编号，易于识别和检索。

5.1.2 记录的格式和内容应根据相关程序文件的要求。

5.1.3 记录必须有记录人签名，每份记录在实施人员更换或进行交接班时至少进行一次签名。

5.1.4 记录不得随意修改、涂抹；如发现记录内容填写有误，应用划改的方式进行更正，并在更改位置附近签名，注上更正日期。

5.2 记录的编号方法：

5.2.1 程序文件中产生的表格编号方法为：CR-PDYY-XX；

5.2.2 其他文件引出或部门自定的记录，均按部门进行编号，编号方法为：HBZZ-CR-XXX；

YY表示程序文件序号，序号由01开始，目前公司受控的程序有45个；

XX或XXX表示该程序中或该部门中记录的顺序号，从01至99或从001至999；

ZZ表示部门代码，见《TG-GL-006文件格式与编码管理规定》。

表格的版本采用V1.0，V1.1……，V2.0，V2.1……的方式。

如：CR-PD01-01：01号程序文件的第一个表格；

HBCG-CR-001：汇邦公司采购部的001号表格。

5.3 记录的标识、收集、编目和归档

5.3.1 当一种记录在使用场所已经放满或到了适当时机时，它们应装订成册，并在封面或文件夹侧面清晰地标明记录名称、使用部门和记录的时间等标识，然后作妥善保存。

5.3.2 各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续，便于查阅。

5.3.3 各部门应根据记录数量的多少至少应每三个月对记录整理一次，至少每半年应对整理收集好的记录进行装订，并按记录的内容分类编目存放。每年应对记录进行一次总的归档，在保存记录的盛载物的明显位置标明记录名称、部门和年份。

5.4 记录的贮存、保管和处理

5.4.1 一般情况下，与管理体系有关的记录应有效保存3年；生产运行和检验的记录应有效保存3年；获得澳洲STANDARDSMARK/WATERMARK认证的产品的批放行检测报告及批放行记录应有效保存至少10年；公司人事档案资格证书应长期保存。详见《记录管理一览表》。

5.4.2 人力资源部文控员负责编写的《记录管理一览表》应包括记录名称、编号、版本、保存期、使用部门和归口部门等内容，按部门交由其负责人审批。同时人力资源部文控员应汇集备案记录的空白表格。

5.4.3 各部门按照《记录管理一览表》的期限要求妥善保存记录，对于保存期超过两年的记录经人力资源部同意后，可由人力资源部集中保存，但需标识清楚所属的部门、记录名称和年份。

5.4.4 记录应保存在安全、干燥的地方，两年内的记录应便于检索。注意做好防火、防虫蛀和防湿防潮等工作；对保存于电子介质中的记录还要做好防压、防磁、防晒等措施，并及时备份，防止贮存内容丢失。

5.4.5 各部门保存在电脑内的文件以及记录，应根据部门的实际情况制定相关的管理制度，定期进行备份，并做好备份的储存。

5.4.6 记录即使在超出保存期限后也不能随意销毁，过期的记录须经所属部门的负责人核实并经管理者代表批准后方能处理。记录的销毁应作相应的记录。

5.5 记录的查阅和借阅

5.5.1 经记录的归口部门及保管部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录；如需要借阅，则需由保管部门进行登记，并限期归还。

5.5.2 如合同中有要求，经保存部门负责人核实后，记录可提供给顾客或其代表查阅。

5.6 记录样式的批准、更改及发放

5.6.1 记录的样式由与该记录相关的文件批准人批准，采取背面签名的方式。

5.6.2 各部门将更改后的记录样式及批准后的《文件更改申请单》交至人力资源部，由人力资源部文控员对《记录管理一览表》进行相应的修改，及时发放最新的一览表。

5.6.3 记录初次发放时，人力资源部文控员根据《记录管理一览表》中的“使用部门”情况发放经审批的记录样式给所需部门。

5.6.4 改版后的记录样式在发放前，人力资源部文控员应确保旧版记录样式已经全部收回，避免继续使用失效的记录样式。

5.7 外来记录的控制

外来的记录，如：供应商提供的原材料出厂检验报告、计量检定报告等，由相关部门负责分类保存。外来记录的保存期为10年。

6.相关文件：

6.1 HB-PD-01 《文件控制程序》

7.使用表单：

7.1 CR-PD02-01 《记录管理一览表》

管理体系策划控制程序

1.目的：为落实管理体系要求，在充分理解公司内外部因素及相关方的需求和期望后，确定体系所需的过程以及过程控制的职责和权限，进行管理体系的总策划，以及各管理过程控制的策划。

2.适用范围：适用于本公司管理层对公司内外部因素及相关方的需求和期望的分析确定，以及确保各部门对相关管理过程的识别和管理。

3.定义：无

4.职责：

4.1 总经理 组织经营团队分析、确定与公司目标和战略方向相关并影响公司体系绩效的内外部因素。

4.2 总经理或授权人员 确定相关方的需求和期望。

4.3 总经理或授权人员 负责确定体系范围，组织各部门进行管理策划，确定体系所需的过程。

4.4 各部门主要负责人 负责本部门的管理活动的策划。

5.作业内容：

5.1 公司经营环境分析流程（形成——内外部环境因素和相关方要求的文件）

总经理组织团队 → 确定经营目标 → 分析确定外部因素 → 分析确定内部因素

确定主要相关方 → 确定相关方的需求和期望 → 形成相关文件记录资料

5.2 管理体系策划流程（形成——管理手册和程序文件以及职责和权限说明书）

确定组织架构→确定职责权限→过程识别→确定过程相互关系

编写程序文件 ← 策划过程控制方法和准则←编写手册←确定职能分配

5.3 策划各过程所需支持性文件和记录的流程（形成——管理计划）

策划程序中必要和充分的文件→策划支持性文件→策划记录→形成文件清单

5.4 公司内外都因素、相关方要求的确定

5.4.1 内外部因素

5.4.1.1 总经理组织经营团队，确定公司经营目标与战略方向；及公司使命、愿景、价值观。

5.4.1.2 总经理组织经营团队，分析确定与目标和战略方向相关的，影响公司体系绩效的内外部因素。

5.4.1.3 经营团队对这些内外部因素进行监视和评审。

5.4.2 相关方需求和期望

5.4.2.1 总经理或授权人员；分析、确定公司的主要相关方。

5.4.2.2 总经理或授权人员：分析、确定公司主要相关方的需求和期望。

5.4.2.3 经营团队对这些主要相关方的需求和期望进行监视和评审。

5.5 管理体系范围确定及体系策划：总经理负责确定管理体系的范围。管理者代表组织相关部门和人员，针对ISO9001/ISO14001/ISO45001标准要求，策划公司的质量/环境/职业健康安全管理体系，应注意以下要求：

5.5.1 管理体系策划的时机

a) 按照质量/环境/职业健康安全管理标准建立、改进管理体系；

b) 公司的质量/环境/职业健康安全方针、目标、组织机构发生重大变化；

c) 组织的资源配置、市场情况发生重大变化；

d) 现有体系文件未能涵盖的特殊事项。

5.5.2 总经理要依据策划的质量/环境/职业健康安全方针、目标，以及管理体系总的要求，组织对管理体系进行策划。

5.5.3 总经理通过以下活动对体系及其过程进行策划：

a) 本公司对管理体系所需要的过程进行确定，并编制《过程输入输出及绩效评价表》等文件对这些过程进行系统管理，确定每个过程所需的输入和期望的输出，确定这些过程的顺序和相互作用：

b) 制定文件《应对风险和机遇的措施控制程序》，确定产生非预期的输出或过程失效对产品和顾客满意带来的风险，以及应对措施；

c) 制定质量/环境/职业健康安全方针、目标、《过程输入输出及绩效评价表》确定过程实施所需的准则、方法、测量及相关的绩效指标，以确保这些过程的有效运行和控制；

d) 确定和提供每个过程实施所需的资源；

e) 规定每个过程相关执行人员的职责和权限；

f) 依照规定实施各个流程，以实现策划的结果；

g) 对过程进行监测和分析，定期进行体系评审，必要时变更过程，以确保过程持续产生公司期望的结果；

h) 采取改进措施，确保持续改进过程以及实现结果。

5.5.4 管理者代表负责识别和策划产品实现所需的管理过程及其文件。质量/环境/职业健康安全体系管理过程的策划应与产品实现过程的要求相一致。

5.6 管理过程策划

5.6.1 根据标准要求，应策划过程有效运行和控制以及符合规定要求所需的文件和记录，并应识别法律法规和其他相关要求，制定保证满足产品符合性需要的文件和记录，确保文件是充分和适宜的。

5.6.2 在策划所需的过程控制的方法和准则时，根据需要，应策划出相关的支持性文件和记录。

5.6.3 各程序所需支持性文件的策划，应确定：

a) 根据规范明确要求建立的、必要的：规定、规范、作业指导书、规章制度、准则等；

b) 规范没有明确要求，根据实际需要的、充分的：规定、规范、作业指导书、规章制度、准则等；

c) 上述文件应是适宜的，并满足管理体系标准的要求。

5.6.4 各程序所需记录的策划，应确定：

a) 根据规范明确要求建立的、必要的：记录、报告、计划、表单等；

b) 规范没有明确要求，根据实际需要、充分的：记录、报告、计划、表单等；

c) 上述文件应是适宜的，并满足IS09001/ISO14001/ISO45001标准的要求。

5.6.5 管理过程策划的控制：

a) 由管理者代表组织相关部门实施策划过程，相关部门管理人员提出策划的基本意见；

b) 策划过程应根据企业实际需要，策划出符合标准规范必要的和充分、适宜的文件；

c) 管理过程的策划，应与产品实现过程的策划相一致，或同时进行；

d) 管理过程策划的结果，应形成《过程输入输出及绩效评价表》；

f) 根据《过程输入输出及绩效评价表》，策划和形成《部门文件清单》和《记录管理一览表》；

g) 上述记录发布前应得到管理者代表的批准。

5.7 策划输出的文件在发布前，应经总经理批准：

a) 形成组织机构图及职能分配表；

b) 形成部门和岗位职责要求；

c) 管理手册；

d) 程序文件。

5.8 质量/环境/职业健康安全管理体系变更的策划

5.8.1 当确定需要对质量/环境/职业健康安全管理体系进行变更时，该变更应经策划并系统地实施。公司应考虑到：

a) 变更目的及其潜在后果

b) 质量/环境/职业健康安全体系的完整性；

c) 资源的可获得性；

d) 责任和权限的分配或再分配。

5.8.2 质量/环境/职业健康安全管理体系策划的文件需要修改时，由修改部门填写《文件修改申请单》，经管理者代表批准后进行修改，按《文件控制程序》执行。

5.8.3 质量/环境/职业健康安全管理体系策划的文件修改后，有关文件、记录由人力资源部负责存档保存。

6.相关文件:

6.1 HB-PD-01 《文件控制程序》

6.2 HB-PD-04 《应对风险和机遇的措施控制程序》

7 使用表单:

7.1 CR-PD03-01 《过程输入输出及绩效评价表》

7.2 CR-PD03-02 《部门文件清单》

7.3 CR-PD02-01 《记录管理一览表》

7.3 CR-PD03-03 《文件修改申请单》

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