使用正确的持续改进工具可以节省时间和金钱

几年前，我在一家大型跨国公司担任持续改进 (CI) 与全球卓越运营 (OpEx) 领导者。现在，我效力于 Minitab，希望帮助客户克服我身处他们职位时所面临的困难。也就是说，帮助我们的客户更好、更快、更彻底地完成工作。这就是解决方案架构师在这里的使命！

领导者面临的挑战是获得软件，帮助他们的技术领导者、项目经理和持续改进运营完成工作。通常情况下，高级领导者认为，像 Excel 这样的企业通用软件就足够了，但这远远满足不了团队的需求。很多公司因为没有正确的工具而损失了太多的金钱。在这里，我将分享我对这个难题的发现。

不同的工具适用于不同的角色

根据我的经验，我知道大部分公司有某种形式的项目管理工具。我经常看到人们在这个过程中无法得到他们需要的帮助，通常是由于以下三个原因造成的：

1. 技术领导者已经在使用他们自己的项目跟踪工具（通常是电子表格）

2. 项目经理正在使用项目管理软件（例如，MS Project 或 SmartSheet 中的甘特图）

3. 持续改进报告完全独立于项目跟踪工具和项目管理软件。

这些都不冲突。事实上，我认为每家公司都需要这三种工具。它们有完全不同的用途：

• 技术领导者需要跟踪代办事项直到完成，以便他们正在使用的产品或过程的功能满足需求。

• 项目经理需要跟踪成本和时间，以确保每项工作都按时完成。他们的工作与技术领导者很吻合，但各自负责不同的事项。他们的管理方式不同，所以我们有电子表格和甘特图。

• 作为一名工程师，我们总是用 Excel 或 Google Sheet 来跟踪我们的项目。定期更新项目跟踪工具，例如谁在做什么，什么时候做。我们不总是使用甘特图，它更像是一个活动日志。

项目经理总是与我们工程师跟踪相同的项目，但级别更高。他们不会关心像“改进过程第 12 步”这样的细节，而是更关心像“创建过程”这样的东西。像这样的大任务可能有一些中间任务，比如“以 50% 的速度运行过程”、“全速运行过程”和“退出过程”。

获得控制台视图

持续改进工具会负责上面提到的一些事情，但仍然是在不同的级别上。持续改进工具也必须报告节省情况。这是一个不同的问题，不同于其他地方的技术领导者必须报告的内容（待办事项完成情况）和项目经理必须报告的内容（计划的风险）。持续改进控制台可能看起来像下面这样：

您可以看到节省和目标对比，以及按位置或任何您喜欢的内容进行筛选的能力。

如您所见，这与 Excel、SmartSheets、Microsoft Project 或公司其他部门已经在使用的任何软件都没有任何竞争关系。

您也可以在 Minitab Engage 中跟踪项目（与企业范围内的项目管理完全不同的方式……这是针对您的改进计划！）

诚然，上面的项目来自我的演示帐户……请电话联系我们（13524041180），我们可以带您更详细地了解这些内容！但是，请注意这里有一个有趣且特定的术语：我们有一个阶段列。如果有人以前使用过 DMAIC，就知道它往往治标不治本，从不真正查找根本原因。这就无法防止根本原因再次发生。在这个视图中，您可以看到，除一个项目之外，所有项目都被卡在了“改进”阶段（只有一个项目通过了“C：控制”阶段）。有一个项目甚至亮起了红色标记并寻求帮助（在健康状况列中用红点表示）。这里还有很多栏，您可以按搜索列表（“Minitab Engage，请显示由 MBB Celia Bedelia 指导的所有项目”）。该软件还在截止日前提供通知，并在截止日后继续提供通知，直到完成。

这种持续改进跟踪可以很好地补充技术领导者和或项目经理的工作，即简单地为他们提供一个项目链接，以超链接的形式包含在他们的电子表格、甘特图或报告中。

MINITAB ENGAGE 与其他项目管理工具的不同之处

MINITAB ENGAGE 不仅仅是控制台，事实上，我认为最好的功能可能在改进工具里。您可能知道的工具有 90 多种。让我震惊的是，我们的工程师把所有这些表格、绘图工具、分析工具全部收集到一个软件包中。

我最喜欢的是鱼骨图、过程图、VSM、五个为什么、5S、A3、RACI、SIPOC 和 Monte Carlo……还有更多。

对于已经拥有基于 EXCEL 或 PPT 的鱼骨图的公司来说，这些为什么重要呢？很好的问题……您喜欢使用这个模板吗？我从没喜欢过……非常难用，而且很乏味。用于一般用途的其他工具，任何人都可以使用它们做任何事情（这就是为什么它不适合您）。MINITAB ENGAGE 是为您的改进计划量身定制的，因此它的所有这些额外的小细节使它变得更好。

您也不必管理模板的修订或保护它们不被其他人编辑。以前，我们有一个巨大的模板库。有些非常好，但是它们会发生变化（这意味着其他人会有意无意地改变它们）。这会严重影响公司其他人员查找原始的、未经修改的模板。文件太多，就很难找到您需要的。在 Google Drive 中能搜索到一个又一个副本，这让查找变得异常困难。

有了 Minitab Engage，您再也不必担心这个问题。事实上，您可以创建自定义路线图来组织工具集（大多数客户喜欢 Minitab Engage 随附的 DMAIC 路线图和其他一些路线图……但您也可以自定义。）

有时候，改进计划在获得资金方面有困难。这一直令我感到吃惊，因为花在改进上的每一分钱都会产生投资回报。我们做这些事情就是为公司省钱！但是，因为金钱短缺，在无法证明计划价值的情况下，您不能总是获得资金。Minitab Engage 可以帮助您解决这个问题。

Minitab Engage 适用于您在更高的企业级别上正在做的任何事情。