职场写作：信息写作的五个原则、四个要领

在工作中，当我们向上级领导、上级部门或主管部门汇报本单位的重要工作进展、业绩经验，提出工作建议，或者本部门需要领导或上级部门协调解决一些问题时，就需要用到信息。

广义上的信息，包括语音信息、文字信息、数字信息等一切可以传播的内容。

狭义的信息，是指机关和企事业单位反映情况、交流经验、联系工作的一种文体，在实际工作中应用非常广泛，能起到上传下达、沟通左右的作用。

信息的写作，是每一个职场写作者必备的技能之一。

一、信息的基本要求

信息写作的目的，主要是在单位内部传递情况、沟通工作、上传下达、交流经验。不同的人对信息的需求不同，导致信息的受众也不一样。

上级部门希望下级单位能够清晰、准确、及时地报送关于某一事项的具体做法、进展情况、经验教训等。不同部门之间希望通过信息，了解和学习其他部门好的做法、工作方式以及值得推广和借鉴的经验。

在构思信息时，需要交代清楚何时、何地、何人、何事等基本要素，通过信息全面准确地反映实际发生的情况，总结出典型的经验和做法。

在组织素材上，要言之有物，全面掌握与信息相关的基本素材，分析具体的做法，提炼出值得借鉴的经验。

在撰写和修改信息时，要注意信息的时效性。随着形势不断发生变化，各种新情况、新问题、新事物层出不穷，信息要准确反映最新情况，必须具有较强的实效性，否则就会失去存在的价值和意义。

二、信息写作的五个原则和四个要领

信息可以分为动态类、经验类、问题类、建议类、落实类等几大类。要根据不同的信息类型，确定信息的内容和写作方式。

信息写作要遵循五个重要原则：求真、求准、求深、求快、求新。

求真就是要求信息反映的情况和问题必须真实可靠，必须是现实工作中实际发生的，客观存在的，不能无中生有，胡编乱造。

求准就是要求信息中的事实和数据必须准确，表述必须清楚和完整，不能模棱两可，让人产生歧义。要站在领导的角度和高度去分析问题，总结经验，提出建议，让信息发挥更大的作用。

求深就是要求对问题的分析要全面、深刻、彻底、透亮，能够透过现象看到本质，直击问题的核心，不能浅尝辄止、浮皮潦草。

求快就是要求信息的报送速度必须要快，第一时间撰写，第一时间报送，以最快地速度送到阅读者的手中和案头。

求新就是要求信息能够反映新情况、新问题，提出新建议，列出新谋划，作出新打算。

想要写好信息，必须掌握四个要领：

一是选题要精准。好的主题是成功的一半，要善于从工作中，从领导和上级单位关心的事项中发现亮点和闪光点，完成信息的选题，以提高信息的质量和采用率。

二是素材要实在，根据选题收集和组织素材，素材要实实在在，有干货，有信息量，有敏感度。

三是标题要精当，信息的标题没有固定的格式，但最好能做到简单明了、意味深长、一语中的、引人注意、一鸣惊人。

四是结构要严谨。信息一般比较简短，短小精干，韵味十足；论证要严谨，材料和观点保持一致，相互协调；结构要条理，脉络清晰，层次分明，纲举目张。

三、信息的写法

1.信息的构成

信息一般由标题、导言和主题三部分构成。

信息的标题一般比较直接，能够直截了当地点出信息中的重要内容，一语中的，让人印象深刻。不同类型的信息，标题的写法也不尽相同。

动态类信息的标题要求简单明了，如“××同志出席××活动”“××部门召开了××会议”。

建议类信息的标题要直指问题的核心，如“关于××问题的几点建议”“××问题需要引起重视”等。

经验类信息要指出主要的成果和经验，能照顾正反两个方面，如“××事情进展顺利，但需注意三方面的问题”。

信息的导言位于标题和主体部分之间，用来提炼信息的主要内容和观点，和新闻写作中的导语相类似。

信息的主体通常包括“两个五”。

第一个五是“5W”，即何人（Who）、何事（What）、何时（When）、何地（Where）、何故（Why）五要素，让人能够知晓事情的来龙去脉、前因后果。

第二个五是“5有”，即有观点、有内容、有分析、有措施、有结果。好的信息要做到有血有肉，有筋有骨，这样内容才能丰满。

2.信息的结构

信息的结构一般有以下四种。

金字塔结构，按照信息发生、发展和结果组织素材。这种结构层次清楚、叙述完整，但重点不够突出。动态类信息经常采用这种结构。

倒金字塔结构，按照信息的重要程度来安排写作的顺序，将最重要、最能引起重视的观点和材料放在最前面，然后按照观点的主次和重要性依次展开叙述和议论。这种结构开门见山，直击重点，能让读者迅速抓住信息的重点内容。

并列式结构，信息的各部分内容按并行模式组织，通常采用“一、二、三、四”等小标题，或者按照部门或地区来组织材料。这种结构条理清楚，层次分明，多用于综合类信息、经验类信息的写作。

自由式结构，可以综合应用以上几种结构，也可以与上述结构形式区别开来，或纵横交错，或夹叙夹议，形式灵活多样。

3.信息的报送

信息的报送首先要做到实事求是，既报喜又报忧，不放大不缩小，客观呈现存在的问题，提出合理化建议和解决方案。

其次要突出自己的特色，结合本单位的特点和实际，报送亮点突出、问题严重、代表性强、有针对性的信息。

最后要把握信息报送的节奏和规律，长期工作定期报送，阶段性工作集中报送，临时情况和新出现的问题及时、快速报送。

四、注意事项

信息要与新闻相区别，两者相类似，都注重时效性，都有新闻五要素；但两者受众不同、写法不同、格式不同、内容也不同。

信息的标题要精炼，不要冗长，不要不得要领；信息不能没有导言，不能直接进入主体内容；主体内容结构不能混乱，观点和材料必须一致，内容不啰唆，篇幅尽量简短。

信息要语言平实、表述清晰、叙述清楚、分清主次、突出重点、观点分明、不要使用华而不实、内容空洞的语言。

信息的内容要结合实际，突出重点和特色，重点议题和重要观点要明确、条理，放在最前面的重要位置。

信息要实事求是，事实和数据要经过核实，不能无中生有，不能生搬硬套，不能模棱两可，有内容多报，无内容少报。重视信息的时效性，定时信息按时报送，不报送过时的信息，不要延期或不按时报送信息。

区分信息报送的对象，报送上级的信息主要用于反映情况和问题，发送下级的信息主要用于向下级单位通报情况，提出要求。涉及敏感性问题时要控制信息的发送和知悉范围。