如何使用邮箱清理清除 Outlook 文件夹中的垃圾

Outlook 中的邮箱清理是一组旨在从邮箱中清除垃圾的工具。您可以使用它来查看邮箱的大小、按大小和日期自动清理项目，以及执行一些其他功能。让我们通过它们来看看。

首先，您需要打开该工具。前往文件 > 工具，然后单击邮箱清理。

有一些可用的工具，我们将首先查看您邮箱中的数据量。

查看邮箱的大小

您的 Outlook 邮箱由文件夹（收件箱、已发送邮件、存档等）组成，了解文件夹的大小有助于您查看所有电子邮件的位置。要找出答案，请单击“查看邮箱大小”。

这将打开“文件夹大小”窗口，其中会显示每个文件夹的大小。默认情况下，它在“本地数据”选项卡中打开。本地数据是指存储在您计算机上的 .pst 和 .ost 文件中的数据。

这些列显示文件夹的名称、大小和总大小（包括所有子文件夹的大小）。此视图的最佳部分是它向您显示您通常不会考虑的文件夹，例如日历。如果您有几年的约会和会议请求，您可以轻松地在日历中拥有相当大的千字节，您可以通过删除旧事件来清理它们。

如果您想查看邮件服务器上文件夹的大小，请单击“服务器数据”选项卡。首次打开此选项卡时，可能需要一段时间才能填充数据。这是因为 Outlook 正在联系 Exchange 服务器，询问您文件中的数据（动态计算），然后下载并显示结果。

以后每次打开此选项卡时，数据检索都会快得多，因为 Exchange 只需执行差异分析，而且大多数文件夹的大小不会发生太大变化。加载选项卡后，您将在 Exchange 服务器上看到文件夹大小。这可能与“本地数据”选项卡中的大小不同，因为Outlook 不一定会将所有邮件都下载到您的计算机上。

例如，在我的本地数据选项卡上，存档文件夹的总大小为 116805 kb，但在服务器数据选项卡上，总大小为 363399 kb — 相差 246594 kb (265 MB)。这是本地数据中看不到的大量邮件。这是怎么回事？

默认情况下，Outlook 仅在您的本地客户端上保留一定数量的邮件，以确保您的电子邮件不会占用太多空间。在硬盘大于 64gb 的计算机上（现在是大多数），Outlook 只会将去年的电子邮件保留在您的计算机上。旧邮件保存在电子邮件服务器上，您可以访问它们。您可以下载较旧的邮件，并根据需要更改此默认值。请记住，您可以更改默认值，以便它也可以下载更少的邮件，因此如果您正在为空间而苦苦挣扎，您可能希望将默认值从 1 年更改为 6 个月（或更短）。

（注意：这只影响使用 Microsoft Exchange 服务器的帐户，例如 Hotmail、live.com、O365 和一些公司帐户。如果您使用 Outlook 从其他提供商（例如 Google 或 Yahoo）下载邮件，则此设置将被忽略，所有邮件已下载。）

现在您知道您的文件夹包含多少数据，您可以优先清理哪些数据。

搜索旧邮件或大邮件

如果您的邮件位于许多不同的文件夹中，则可以在整个邮箱中搜索旧邮件或较大邮件。

如果您想查找带有大附件的邮件，您可以删除这些邮件，或者从 Outlook 移动到硬盘驱动器或云服务，这将非常有用。例如，如果您想查找所有超过 5 MB 的邮件，您可以将“查找大于的项目”字段更改为 5000 kb，然后单击“查找”按钮。

标准 Outlook 搜索面板返回一个至少 5 MB 的邮件列表。

这些结果仅返回电子邮件，但如果您想扩大网络范围，您可以将“查看”字段更改为任何特定类型的文件。

从搜索结果中，您可以打开每封电子邮件并删除它们或删除附件。如果需要保存附件，请不要忘记在删除或删除它们之前保存它们。

启动自动存档

您可以为 Outlook 中的每个单独文件夹设置自动存档参数，我们之前已经介绍过这些参数，作为更广泛地了解保持 Outlook 平稳运行的一部分。如果您设置了自动存档规则，您可以通过单击“自动存档”按钮在邮箱清理中启动它们。

此过程会遍历 Outlook 中的所有文件夹，并应用您设置的任何自动存档规则。如果您还没有进行任何设置，那么您可能会担心意外点击此按钮，但不要担心——默认的自动存档规则是什么都不做。

查看并清空已删除的项目

如果您想通过将邮件移动到“已删除邮件”文件夹来“软删除”邮件并且很少清空它，那么此选项适合您。

注意：有些人喜欢将他们的已删除邮件文件夹用作一种存档，将东西扔在那里并且从不清空文件夹。这不是一个好主意，因为有很多方法可以很容易地清空“已删除邮件”文件夹。相反，如果您需要保留消息，请设置存档！

单击“查看已删除项目大小”以查看已删除项目占用了多少空间，然后深呼吸并单击“清空”。

这将从“已删除项目”文件夹中删除所有项目。如果这让您感到害怕，那么请务必先将任何重要邮件移入您的存档，但您确实应该定期清空已删除的项目，而不是将其用作存档。

查看和删除冲突邮件

邮箱清理中的最后一个选项是删除冲突邮件。这些是 Outlook 认为与现有电子邮件冲突的电子邮件，因为它们具有相同的标题信息。通常这是因为与 Exchange 服务器的临时同步问题，您应该能够毫无问题地删除这些电子邮件。要查看冲突文件夹中是否有任何电子邮件，请单击“查看冲突大小”按钮以查看文件夹大小窗口的过滤版本。

如果哪里有任何电子邮件，请关闭“文件夹大小”窗口，然后单击“邮箱清理”窗口中的“删除”按钮。

这就是邮箱清理工具。它不是特别华而不实，但它有效且有用。