如何审核一个制度编写的质量——单体制度评审“七步成诗法”

中天华溥张宏波：如何审核一个制度编写的质量——单体制度评审“七步成诗法”

作者：中天华溥首席专家 张宏波

声明：任何人不得抄袭作者的理论体系与管理模型，否则追究其相关责任。

制度体系建设包含四个重要模块：制度框架体系建设、制度内容体系建设、制度落地执行体系建设与制度管理体系建设。其中的制度内容体系建设也就是单体制度的编制或者审核优化，通过制度内容体系建设，来判断制度到底写的好不好、质量高低与否、是否与实际工作相符，是否能够指导员工的具体工作。

单体制度的审核与优化是一件比较复杂与琐碎的工作，很多制度管理者都难以摸到具体的窍门，同时也在制度文本编制完成后，或者对原有制度进行文本审核时，难以达到单体制度优化的效果。

在这里，我们通过多年制度建设的经验，提出单体制度评审的“七步成诗法”，以给制度管理者提供部分的借鉴作用。

第一步：审合法

所谓审合法就是制度的合法性审核，制度是企业内部的法律，但是企业内部法律不能违反企业外部的法律，也就是国家的法律法规。在这个因素下，很多制度在编写时，都会在最开始的部分提出依据《中华人民共和国公司法》、《劳动法》等等法律依据。这是企业制度建设的最基本依据，违反了法律规定的制度肯定就是无效制度。

因此，制度审核的第一步就是合法性审核，我们要求把与该制度相关的法律法规找出来，一条一条的对照，把其中不符合法律法规的条款标注出来，并进一步修改成符合法律规定的条款。这就是所谓的“合法性审核”。

第二步：审合规

审合法包括了国家法律与地方性法规的符合性审核，针对的都是法律层面，而审合规是审核制度内容是否符合行业规章。每个企业都对应一个行业，每个行业都有自己的行业标准与行业规定，这些行业规定的法律效力弱于国家法律与地方性法规。

在审合法的步骤完成后，可以开始审核制度内容是否有条款与行业规章、行业标准存在偏差。凡是出现这种不符合行业规章的偏差，就应该进行修正。需要注意的是，无论是法律法规还是行业规章亦或是行业标准，每过一定时期都会进行部分的修订，企业的制度内容也应该根据这些标准的修订，而做出及时的对应性修订。

第三步：审合章

审合章在我们的理论体系中是审公司的制度是否符合公司的章程的意思，其实审合章的概念比较广泛，虽然我们说制度要符合公司章程，但是更广泛的概念是公司制度要符合公司的治理要求、文化要求。无论是公司的治理体系还是公司的文化体系，都会对制度内容产生比较直接的影响。如果章程、文化这样说，而制度本身又要求员工那样做，那么制度本身就存在问题。

审合章的工作比较抽象，一般审核人员很难将具体的制度内容与公司比较宏观的章程对应起来，如果需要审核的比较精准，还是要针对公司的治理要求进行审核才能符合实际。而文化符合性也是如此，只有将文化的核心精神不断分解到子文化体系中，进而通过文化子体系对制度体系提出要求之后，才能真正的实现审合章的要求。

第四步：审合责

审合责是审核制度内容是否与公司的权责体系相对应。公司的权责体系包含了部门职责、岗位职责、核决权限、授权表等等表现形式，我们这里审核的就是公司制度里面的相关内容是否与权责的体系保持一致，两者之间是不是存在冲突。如果存在冲突，肯定要对其中的一项进行调整修正，以保持两者的一致性。

每个单体制度中都会有一个章节叫“职责划分”，这里面就是针对本制度规范内容中涉及到的部门与职责进行详细说明，也就是说，将权责体系中涉及到本制度内容的部分摘出来，单独成章成节，以此来明确每个制度规范业务时所涉及到的权责划分。

第五步：审合流

审合流听起来比较别扭，但是我们也暂时没有办法找出更为贴切、更为顺耳的称呼方式了。审合流也就是制度中的相关规定与相关对应流程中的规定要保持一致。如果对于同一件事情，制度说按照这个规矩、流程说按那个顺序，两者之间的矛盾比较不可调和，那只能说明我们的管理体系出了问题，必须要对其中一个进行调整优化，以保持两者的一致性。

比如一个企业中有“招聘管理流程”，同时还有一个“招聘管理制度”，如果流程中规定发布招聘信息是人力资源部的职责，而制度中规定发布招聘信息是用人部门的职责，那么这种冲突是一定要避免的，否则会使员工在具体工作中无所适从，不知道到底要按照哪个规矩开展工作。

第六步：审合理

审合理，我们的用词越来越不像话、越来越不贴切，只能用更直白的话语体系来解释了。审合理的意思就是我们的制度描述是不是真实的表达了我们的员工在开展某项具体工作中的实际工作方法与步骤，也就是说员工做的就是制度中说的，制度中说的也就是员工实际做的。不能制度写一套、员工做一套，这样的制度不做也罢，还不如让员工按照自己的习惯来呢。

审合理更深层次的含义就是要找出提升员工工作效率、工作合理性的具体做法与标准，要利用先进经验、标杆榜样、先进做法的方式，将这些标准与经验落实到制度中去，并利用制度固化下来。而让员工按照制度要求去执行作业，也就是强迫员工改变自己的习惯性行为模式，按照标准化程序去做事情，这样才可以提高效率、降低风险，这也是我们建设制度的初衷。

审合理的工作是制度建设的最有意义的事情，这需要管理部门与业务部门不断的去优化自己的工作程序、工作步骤与工作要求，不断改进工作中存在的BUG，然后通过制度固化下来，才能不断的提高企业的管理水平。这项工作既是最难的、也是最长久的一项工作。

第七步：审合辙

审合辙也是我们没有其他的合适的语言来表达这么复杂的最后一个步骤了，审合辙的意思其实也就是审核制度的外在形式了，比如说制度的格式是不是符合制度编写的要求、每个制度的颗粒度是不是差不多，是不是有的制度很长，有的制度很短的情况。另外制度的用词用语是否准确，文字表述是不是存在理解歧义的地方等等。也就是说，我们把审核制度的格式、语言理解为制度自身的“合辙押韵”了。

需要说明的是，作为企业内部法律的规章制度其实也不是每个企业想怎么来就怎么来的，必须要按照一定的标准来书写，这在国有企业的规章制度编写中表现的更为明显。一般从格式章节来看，我们讲究的是“章、节、条、款、目”的顺序，这个顺序不能乱，乱了就看不出语言的层次来，很多的逻辑关系也会混乱。

制度编写的用语要尽量使用专业的词汇，不能用大白话来代替，但是连接这些专业术语的词句又应该比较容易理解，适宜人的阅读。规章制度就是企业内部法律，法律是所有文件中最严谨也是最枯燥的，但是没办法，只有这样，才能在对制度理解时不至于产生歧义。

我们用“七步成诗法”简单描述了一下单体制度审核中的各项要义，通过这种比较严谨的审核方式，基本可以保证一个规章制度的文本不会出现大的问题，也基本能够保证制度能够真正的指导企业的具体工作。