华博咨询：流程优化（二）

华博咨询：流程优化（二）

本文整理自周洪超老师主讲的华博咨询线上课程《流程优化》

那么解决这个问题怎么去落地？短期的、治标不治本的就是跨部门协调会议，建立沟通协商渠道，或者成立一个专门的项目小组或者项目团队，但是这解决不了根本性的问题。从长期来看，我们依然是要建立战略性流程、业务性流程以及管理辅助性的流程。回想起来，我们的流程到底是干嘛的呢？流程它的核心激励之道就是怎么把事情做正确。注意你的流程优化如果不能让员工照着这个流程去把事情做正确，那说明你这个流程是存在问题、存在漏洞的。只有对照着你的流程去做，得到你所想要的结果，这个流程就是正确的。反之，如果拿着你这个流程去验证、去审核，过程中发现有一个问题没有解决好，说明这个流程存在漏洞，因此一定要拿到实践中去检验。所以各位，流程的激励之道就是怎么一次把事情做正确。

那么到底什么叫流程？流程就是通过人、财、物、时间和空间的投入，经过一系列的活动和化学反应达到我们所想要的结果。这个结果是什么？比如说就是让客户满意，是什么原因？是流程产生的价值。那么说到业务流程就包括几个问题：第一，你这个流程的目的是什么？这个要解决好。第二，流程资金有步骤，每个步骤的先后顺序应该有逻辑关系。第三，有关键角色的控制点。第四，有明确的区域，从哪里开始到哪里结束，最后产生了什么结果，中间用了哪些文件，配套哪些流程或者配套哪些工具，要明确出来。

我发现很多人对流程优化是没有定义的，这个是我在前几年自己把它定义下来的。什么叫流程优化？流程优化就是通过组织运营的流程，使流程的增值内容最大化，非增值内容最小化，甚至无，有效的降低运营成本，控制运营风险，提高运营效率，从而获得绩效的改进，达到增值、降本、防范风险、提高运营效率这四大作用。那么对照你们公司，第一，哪些流程是存在管理效率低下的，实施不了也推动不了的有哪些？第二，不按照规定做，反而是通过私人关系潜规则来操作的；还有不是以客户为导向的，沟通协作特别多，反复不断的开会，但是沟通效果很差；本位主义，或者说做事总是做无用功。各位可以对照一下你们公司存不存在以上的问题，如果存在，我们就要进行流程的一个优化。

来看一下低效流程。风险公司做了一个测试，结果显示：许多制造业的工厂中间任何时刻都存在有85%的工人没有去做工作；5%的人看不出在做工作；25%的人是等待安排工作；而30%的人正在为了增加库存而工作，半成品、呆滞品、废料品，为了增加库存；还有25%的人正在按照低效的标准，或者他认为比较可行的比较可靠的一种方法在运作。各位，这中间有多大的损耗？我们企业本来任何一个流程都是跨部门的流程，从输入到结束的一个过程。但是我们发现每个部门只是做自己的事情，就形成了问题之一——孤岛式的流程，协同效率非常低下，这是第一个问题。第二个问题，语言表达的不一致，流程设计语言不规范，导致质量不高，比如说有的用Excel表格、有的是用word、有的还用PPT，没有统一。而且关键设计要素的缺乏，文字性表达的东西太多，有的需要流程加表彰加制度，才能把整个的流程说清楚，这样的话我们发现一张流程都是看不到的。

还有我们在流程的时候，按照流程办事的反复不断的沟通，沟通成本特别高。有的公司说我们要做职能规范，对二级公司进行管控，但是他画的流程是一个流程一个制度，结果客户看了说不是他想要的。这说明什么问题呢？

第一，对客户的需求意识理解不够；

第二，在中间沟通的时候领会的不够，从操作上就失误，导致又要重新返工，这个问题就很严重了；

第三，流程没有责任部门，所有的责任没有分解或重心下移，要么是完全靠总监办、靠人力资源、靠办公室的人，但是他们又不懂业务，而且流程没有责任分解和重心下移，导致流程文件和实际执行是两张皮。

那么在什么情况下要进行流程优化呢？

第一，定期的来讲，每半年或者每年度要对流程进行审计和审核。

第二，当职能分工发生变化的时候，流程要优化。

第三，增加新业务或者说业务进行整合的时候要进行流程优化，或者说上了ERP系统的时候也要进行流程优化。所以在这种情况下，我们要及时的进行流程优化。不是你的流程不好，而是你流程一次一次的不维护，结果就是过时了，与现实情况不一致，结果导致两张皮。

第四，战略和组织结构变化太大导致变更的工作量大，战略决定组织，组织决定流程活动和职责。所以战略要调整，流程肯定要调整，包含着流程架构变更、角色变更、活动的变更全部要调整。

第五，流程和法规制度标准内控没有关联度、没有融合，各搞各自的一套，看起来很规范，但是交叉、重叠、脱节的都不一样。在这里跟大家沟通一下，有人的地方就应该有职责，有职责的地方就会有流程，或者有流程的地方就应该有职责、有分工、有制度，这是必须关联起来的。假设流程跟职责没有关联起来，流程没有跟制度关联起来，流程跟整个实际的内控没有关联起来，这个是存在问题的、脱了节的。

第六，流程和ERP系统脱了节，ERP系统没有进行顶层设计，只是ERP，无论是用友、金蝶还是浪潮等等做了好多的ERP系统，他们都希望在我的后面来进行做ERP，因为我跟他把流程优化或者流程设计完毕了以后，他只需要根据我的流程来写进ERP系统，所以导致脱节。实际上在这种情况下有两种情况，一种是以现有ERP为主来进行优化流程；一种是以流程为主进行优化完毕以后来进行整改，对ERP系统进行打补丁、进行升级。