北京
宗教活动场所 大额采购 财务合规
宗教活动场所财务合规
3.5.3 宗教活动场所大额采购为什么一定要签合同？
邹凌瀚律师团队在给全国各地宗教活动场所提供法律顾问、财务合规服务时，经常看到一种采购方式：东西确实买了，钱也确实付了，发票也有，但往前翻材料，找不到采购合同。
问为什么没签，回答往往很简单：“合作很多年了，都是熟人。”
小额、零星采购当然没有必要把手续做得过于复杂。但采购金额较大、履行周期较长，或者双方属于长期合作的，合同还是应当签，而且不能只签一个形式上的合同。
一、越是熟人采购，越应该把约定写下来
宗教活动场所采购佛具、家具、装修材料、消防设备等物品，很多供应商都是长期合作的熟人。
平时买几百元、几千元的东西，双方沟通清楚，留好相应凭证即可。但采购金额达到几十万元甚至上百万元，仍然完全依靠口头约定，风险就比较大了。
比如原来谈的是100套佛具，交货时只有80套；谈好的单价是500元，结算时变成600元；样品看的质量很好，实际送来的却不是同一个标准。
数量原来谈的是100套佛具，交货时只有80套单价谈好的单价是500元，结算时变成600元质量样品看的质量很好，实际送来的却不是同一个标准
这时候再回头找证据，如果只剩零散的微信聊天和电话沟通，很多事情已经很难说清。
所以合同并不是防着熟人，而是把双方当时已经谈好的事情写下来。买什么、买多少、什么规格、多少钱、什么时候交货、怎么付款、质量不符合要求怎么办，这些在付款之前明确，比发生问题以后再争论要简单得多。
二、大额采购不能最后只剩“一张发票”
邹凌瀚律师在担任宗教活动场所法律顾问、佛教场所常年法律顾问过程中审核场所财务资料时，会比较关注大额采购能不能把整笔业务对应起来。
比如寺院采购100万元装修材料。
如果财务档案里最后只有一张100万元的发票，这张发票能够说明的事情其实很有限。
一张100万元的发票，能够说明的事情其实很有限
这笔材料为什么需要采购？
采购100万元是谁决定的？
具体向哪家公司采购？
材料的品牌、规格和数量是什么？
100万元实际支付给了谁？
最后到底收到了多少材料？
这些问题不是一张发票能够证明的。
比较完整的采购资料，应当能够把内部决策、采购合同、资金支付、发票、收货验收和财务入账对应起来。
大额采购资料应当相互对应
内部决策 → 采购合同 → 资金支付
发票 → 收货验收 → 财务入账
这样以后再查这100万元，不需要靠当年的负责人解释，看材料基本就能知道这笔钱是怎么花出去的。
三、合同还要解决“出了问题怎么办”
采购合同不能只写一个商品名称和总价。
金额越大，越要把容易发生争议的地方提前约定。
比如采购一批定制佛具，除了名称和总价以外，数量、材质、尺寸、制作标准、交付时间、验收方式、付款节点，都可能影响最后的履行。
采购内容数量、材质、尺寸、制作标准交付交付时间验收验收方式付款付款节点
尤其是定制类采购，一旦已经制作完成，再发生质量或者规格争议，处理起来会比普通商品麻烦得多。
如果合同约定清楚，出现少货、迟延交付、质量不合格等问题，可以直接按照合同处理；如果什么都没有写，双方只能重新争论当初到底是怎么谈的。
对于长期合作的供应商也是一样。关系稳定可以提高合作效率，但不能代替基本的合同管理。
四、大额采购的合同，也是重要的财务凭证
宗教活动场所签采购合同，不只是为了将来发生纠纷时起诉对方。
它本身也是解释这笔支出的重要材料。
邹凌瀚律师团队长期从事宗教活动场所财务合规、内部制度建设及涉宗教法律事务。在审核大额支出时，一个基本思路就是把一笔钱从头到尾对应起来：
一笔大额支出，要能够从头到尾对应起来
为什么买 → 谁决定买 → 向谁买
买了什么 → 付了多少钱 → 东西有没有收到
内部审批、集体决策解决前面的问题；合同解决交易内容的问题；银行流水解决钱去了哪里的问题；验收材料解决东西有没有收到的问题；发票和会计凭证再把整笔业务落实到账面上。
这些材料各自解决不同的问题，不能拿一张发票代替全部采购手续。
因此，小额、零星采购可以按照场所制度适当简化；但涉及大额采购、定制采购或者长期合作，不要因为供应商是熟人，就把合同省掉。
合同既是发生纠纷以后主张权利的依据，也是宗教活动场所说明一笔大额资金为什么支出、支付给谁、最终取得了什么的重要财务材料。
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