海外商旅集采：看起来很美，落地为什么这么难？

TMC也不容易

企业加速出海，差旅管理反倒成了最先掉链子的环节。

当一大批中国企业把业务铺向东南亚、欧美、中东等国家，员工出境差旅与海外本地用工同步增长，差旅管理的复杂度也呈指数级上升。

集采虽然是行业公认的解法，但海外资源本土化对接的门槛，远比想象中高。酒店怎么谈、用车怎么管、跨境结算怎么合规、员工安全怎么保障，每一个问题似乎都在劝退差旅管理者。

7月2日，2026环球旅讯数智论坛·大湾区站在深圳举行。环球旅讯策划总监Echo曾琳昕主持圆桌座谈，邀请红色加力AMT创始人&CEO吴晓文、Grab大客户负责人黄碧诗、艾玛迪斯信息科技(上海)有限公司总经理张耀光，围绕《海外商旅资源本土化对接的挑战与应对》展开对话，结合一线实操拆解海外集采的价值与挑战。

（从左到右依次为：吴晓文、黄碧诗、张耀光、Echo曾琳昕）

以下为座谈实录，经编辑精简和润色：

Echo：今天现场来了很多出海企业，大家都知道集采有价值，但海外的情况跟国内很不一样，请三位结合各自的案例甚至数据说说，海外酒店和用车，做集采和不做集采，到底区别在哪里？

吴晓文：我们红色加力主要做全球酒店供应链服务，集采是非常重要的服务之一，尤其从去年开始重点投入国际酒店的服务能力建设，主要是看到中国企业海外差旅的趋势越来越明显。

其一是中国员工走到海外的差旅越来越多，其二是中国企业在海外的员工越来越多。这就带来两部分需求，既有中国员工出去的，也有海外员工在当地的差旅需求。对中国企业来说，如何管理包括中国员工、海外员工在内的全球差旅，是新的挑战，酒店是其中非常关键的一个环节。

所以集采带来的区别，首先是差旅政策的统一管理，第二是国内外差旅都要求合规，还有一个非常重要的，也是我们最近跟很多差旅经理沟通，他们最关心的问题--如何保证海外同事的住宿安全。

为此，我们专门开发了叫一款“Duty of Care”的系统，用来实时传输全球各地的突发事件，员工住的地方有没有自然灾害、政局动荡，也都能及时反馈，最终达到降价的效果，更重要的是能用数字化管理员工在哪、安不安全、合不合规。

黄碧诗：我们Grab相当于滴滴加美团，大本营在东南亚，出行、订餐都能用。近期我们看到出海业务变化很大，早前比较多是科技业、制造业，现在各行各业都在出海。

但东南亚跟中国非常不一样，它太碎了，有很多国家、很多币种。随着中资企业在东南亚越做越好，量也越来越大，员工出差就要走大量报销流程，垫付很多费用，到头来企业发现成本就像个事后报销的黑洞，完全掌控不了。

所以集采最大的好处，就是整个成本结构透明化，管理能力升级。员工不用操心支付，专心把业务做好，企业可以完全掌控费用，从被动报销变成主动管理。

张耀光：我觉得主要是三部分，第一集采省了很多时间，第二方便，国内员工出海不用自己换汇率，第三从会计角度统一结算，对公司挺方便。当然前提是公司体量大，必须要走集采的这条路。

Echo：海外商旅资源本土化对接真要落地的时候，往往会碰到很多困难，如果企业已经明确要做海外酒店和用车集采，第一步应该先做什么？

吴晓文：我觉得第一步先找我们。企业集采首先需要数据积累，你要知道员工会在哪里、差旅标准是什么、合规标准是什么。通常没做集采的企业，手里只有报销数据，没有太多运营数据。

所以第一步要做数据采集，摸清主要集中在哪些地方出差，差旅频次与合规要求又是什么，这样我们才能根据经验给出合适的解决方案。

黄碧诗：很多企业第一步就被东南亚吓到了，因为太多国家、太多币种、语言不通，员工怕，差旅管理员也怕，觉得太复杂不知道怎么开始。

但在我看来，很多时候大家是把难度夸大了，最重要的是找一个比较了解东南亚的供应商，让他帮你把不同的阶段都配置下来，告诉你第一步干什么、第二步干什么、需求重点在哪里。

我跟很多企业都说过，不要追求一步到位。可以先抽两个国家试验，先把后台配置、规则设置全部做好，确保合规，跑通了，再逐步扩展到其他国家。

张耀光：我个人觉得是找一家好的TMC，这家TMC在国内和国外都要有经验，亚太区、美国、欧洲都覆盖得到。找对了TMC合作伙伴，企业出海做差旅就顺畅很多。

Echo：刚才聊到了合规和结算，国内现在TMC和供应链伙伴能帮企业做票据收集、AI对账、统一结算，一条龙服务。但海外涉及多个国家多个地区，税务、结算、汇率都不一样，在票据处理这块，海外差旅的痛点到底有多深？大家能为企业带来哪些价值？

吴晓文：全球支付和发票的格式不统一，是我们做国际酒店解决方案非常大的痛点，也是我们花很大力度去解决的地方。

我举几个场景，比如我们发平台的VCC给酒店，先不说酒店收不收得到钱，发这个VCC本身就要付大概0.7美金左右。然后酒店发票收回来，要满足中国会计的合规要求，海外做收单的服务商不多，收回来大概也要3.3美金左右。不算我们的服务费，单纯处理支付和收票，每笔就要大概三四美金的成本。

所以海外的服务费确实挺贵的，但我们希望给企业的体验是简单的，不用管后面这么复杂的流程。企业把钱付给我们，我们帮你在海外做支付，把发票收完，最后给你开符合中国税法的专用发票，在中国统一结算就行。

即从集采需求、预订、海外支付到发票回收，一整套服务我们都承接。这也是为什么海外TMC服务费比较贵，因为财务处理本身就是很大的成本。我们也在跟国内生态伙伴合作，尽可能降低企业国际酒店采购的成本。

黄碧诗：吴总是代表酒店，我这边代表用车。用车这块我只能说，有时候你有发票都幸运了，东南亚很多出租车司机根本就没有发票。所以在我们平台上，我们知道财务需要凭证，就把全部东西都数字化了。

只要在我们平台用车，就一定会有电子行程单，告诉你这趟车从哪到哪、多少钱、多少公里，这些数据对财务对企业都非常关键。

Echo：接着您的话，我再问一下：员工去东南亚出差，因公因私都会用Grab，怎么区分个人消费和公务订单？会不会混在一起说不清？

黄碧诗：这个问题几乎和每一个客户交流时，我都会被问到，毕竟Grab不管是因公还是因私，都是同一个App。我们的方案就是事前选择，事后隔离。

事前管理员可以在平台把全部规则都设置好，比如几点到几点才可以因公用车，每天、每周、每月的额度是多少，还可以控制车型，东南亚有经济车型，也有豪华车型。事前把规则设好，事后对员工来说就很简单了。

吴总刚才说出海有两个趋势，一是中国企业在东南亚已经有本地员工了，二是中国员工过去出差。不管是哪种，员工只需要轻轻一选，因公还是因私。因公的话公司直接付，因私的话绑定自己的支付宝、信用卡自己付。

这个功能已经做得非常完善了。