供应商开票和付款管理

来源：市场资讯

（来源：JitLogistics）

E2Biz 供应链

打造卓越的数字化供应链

供应商开票和付款管理，是采购结算体系中，真正把款付给供应商的环节。这个部分有三项主要的管理内容：供应商开票依据，供应商开票和支付管理。

1

供应商开票依据

供应商开票依据是指由采购方提供给供应商核对其所开具发票正确与否的清单。这份清单上的每一项都与付款计划上的付款项是有对应关系的。

供应商开票可以早于也可以晚于采购方的实际支付日期。但无论是早于还是晚于支付日期，都应该与订单付款计划的付款项有明确的对应关系，即哪张发票是对应着哪份订单的哪一个（或几个）付款项的。

大多数采购人员都遇到过供应商根据所发货物来开票的情况。这种情况很像是发票与货物有直接的对应关系，但其准确的业务逻辑描述是：在下采购订单或签合同时，双方约定的采购方支付责任是与其所收到的每项货物有直接对应关系（体现为关联付款计划），所以在收到货物之后，对应这些货物产生了的采购方的支付责任，而供应商的发票正是对着这些采购方支付责任开具的；如果签约时双方所约定的采购方支付责任与所采购的每一项物资没有直接对应关系（体现为独立付款计划），那供应商的发票也就不会根据每次到货来开具的了。也就是说，供应商开票是不是应该与每次到货的货值对应上，取决于签约时双方约定的确定采购方支付责任是否与每次到货有直接对应关系。

对于根据关联付款计划生成的开票依据，可以在开票项上提供对应收货信息，但根据独立付款计划生成的开票依据，开票项就无法对应到收货信息上了。

供应商开票依据并非采购方必须要提供给供应商的，但是有了开票依据的帮助，采购方和供应方就比较容易地核对发票、收货和付款的关系了。

2

供应商开票

供应商开发票的流程管理重点是发票与付款计划的付款项（即开票依据上的开票项）的对应关系。

付款项和发票之间的对应关系有四种。

1 一对一

即一个付款项对应一张发票。这种对应关系是最清晰简单的。

2 多对一

即多个付款项合开一张发票。在多个付款项合开一张发票时，有的采购方会要求供应方不能跨订单开发票，即一张发票只能覆盖一份订单中的多个付款项，但不能同时覆盖不同订单上的付款项；也有很多采购方可以接受跨订单开发票，只要标识清楚发票与订单（付款项）的对应关系就好了。

3 一对多

一个付款项对多张发票。这种情况最典型的场景是：在国内贸易中，供应商由于税务局的开票限额（即一张发票的最大金额限制）要求、有可能对着一个付款项开出多张发票。

这种情况下，这一组发票实际上是合起来起到了一张发票的作用。这一组发票是作为一个整体与付款项建立对应关系的。这种方式也称为“多票合一”。

4 多对多

供应商对着一次付款要覆盖的多个付款项的总金额，开出与付款项没有直接对应关系、但总金额相等的一组发票。

这种开票方式在业务逻辑上是完全说得通的，但在实际操作中比较容易引起混乱，所以处置起来需要特别细致认真。

无论是用一张发票还是一组发票与订单的付款项建立对应关系，对应关系都必须清晰明确。只有在这个环节管理好发票与付款项的对应关系，订单核销才能顺利完成。

3

支付管理

1 付款申请和付款计划

付款申请是指向财务提交的为供应商支付款项的申请。付款申请与付款计划中付款项也应该有明确的匹配关系，即这笔付款申请是为了支付哪些订单的哪些付款项而提交的。

实际业务中，付款申请常常会由供应商开票触发，但这不是必须的。因为有的时候付款申请可以不需要供应商开票就完成。订单的预付款就属于这种情形。

通常付款申请是由采购人员提报的，要根据结算条件（的风险等级）的不同完成不同的签批。但有一些付款流程管理得比较好的企业，多数时候不需要采购提报付款申请，而是由供应商按照发票管理要求将发票及其附件直接寄送财务结算中心，就可以作为付款申请来处理了。只有不需要发票的付款项（比如预付款），是必须要由采购来做付款申请的。

2 付款记录和付款申请

付款记录是指财务根据付款申请完成付款后的记录。这个记录发给采购人员（或供应商），就能起到“付讫通知”的作用。

付款记录与付款申请要有明确的匹配关系，即一笔付款是对应着哪一项或者哪几项付款申请的。

支付管理的重点就是两对匹配关系：

1. 付款申请和付款计划的匹配关系；

2. 付款记录和付款申请的匹配关系。

当一份订单完成了收货、接收了发票，也完成了付款之后，这份订单就完成了全部的使命，处于可以做订单核销的状态了。

服务超过10年的世界知名企业

通用半导体(中国)有限公司

台湾通用器材半导体有限公司

SEW传动设备(天津)有限公司

维斯塔斯风力技术(中国)有限公司

西门子电气传动有限公司

罗姆半导体(中国)有限公司

西门子电气传动(上海)有限公司

2004年

2007年

2008年

2009年

2010年

2011年

易拓必盛科技电 话：0086-22-83715326 Ext 801邮 箱：sales_desk@e2biz.com.cn