OMS订单管理软件(操作手册)

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今日【知识星球】分享内容如下：

目录

OMS 系统管理

OMS 权限管理

OMS 系统基础信息表

OMS 会员管理

OMS 快递模板

OMS 商品管理

OMS 营销管理

OMS 店铺管理

OMS 订单管理

OMS 配货管理

OMS 退换货管理

OMS 库存管理

OMS 调拨管理

OMS 财务管理

OMS 库存上传

OMS 用户自定义管理

1 OMS 系统管理 1.1 系统管理概述

用户可根据业务现状灵活设置系统参数，让系统运行贴合实际需求，参数设置包含基础信息、控制信息、系统操作等方面，设置后需避免随意更改。系统管理核心为全局系统参数配置，由系统参数设置模块组成。

1.2 系统参数设置

负责全局参数的设置与保存，涵盖短信、促销、物流公司匹配、订单审核、配货、发货控制、商品、退换货单、预售管理、库存调拨等设置，各功能如下：

1. 短信设置

   ：可配置发货、虚拟发货、修改标记、WMS 快递单号修改、换货订单等场景的短信发送规则，提升客户互动体验。

2. 促销设置

   ：启用 / 禁用 “满就送” 功能，启用后订单下载时会匹配满就送规则并发放赠品。

3. 订单审核设置

   ：控制订单是否必须指定业务员、设置默认业务员、校验支付金额与订单总金额是否一致、配置行消后是否重新计算支付金额。

4. 配货参数设置

   ：可启用不同店铺订单合并配货、选择合并店铺，配置配货模式（有货先发 / 整单一起发），支持按备注匹配物流公司；其中有货先发需满足预计发货天数、预售订单总金额、明细商品金额相关拆单条件。

5. 退换货单设置

   ：设置默认退入仓库，配置重复退换货单是否弹出提示。

6. 预售管理

   ：启用 / 禁用预售功能，选择预售解析方式（按预售计划 / 按规格代码，规格代码需按指定格式命名）。

7. 库存调拨

   ：设置调拨单金额阈值，超过阈值需财务审核，低于则无需。

可根据业务需求设置操作员、公司、部门、角色、用户信息的权限，让系统操作更简洁，满足不同岗位的权限需求，设置后需谨慎更改。

2.2 公司信息

录入使用系统的公司详细信息，支持新增、修改、禁用、启用操作：

• 新增：填写编号、名称、地址等信息后确认保存；

• 修改 / 禁用 / 启用：选择对应公司信息，执行操作即可，禁用后可重新启用。

记录公司所属部门信息，便于系统分类操作，支持新增、修改、禁用、启用，操作逻辑与公司信息一致。

2.4 角色信息

对用户组的角色权限进行管控，支持新增、修改、权限配置、禁用：

• 新增 / 修改：填写角色代码、名称、备注，修改时代码不可更改；

• 权限配置：勾选角色可使用的菜单功能项，保存后登录该角色的用户仅显示勾选菜单；

• 禁用：禁用后角色下用户的权限失效，且禁用后无法重新启用。

设置系统登录用户账户，支持新增、修改、禁用：

• 新增 / 修改：填写用户名、密码，选取关联角色，可设置是否为业务员；

• 禁用：禁用后用户无法登录系统，且禁用后不可恢复。

基础档案是业务系统运行的必备前提数据，设置正确性直接影响系统正常运作，建档案前需做好数据整理，包含发票类型、系统区域、淘宝地区、支付方式等 10 类基础信息。

3.2 发票类型

为订单提供发票类型选择，支持新增、修改、禁用、启用，禁用的发票类型在订单中不显示。

3.3 系统区域

记录快递配送的全国省市区域信息，支持获取标准区域、手动新增 / 修改区域、导出：

• 手动操作：可添加一级 / 子区域，修改区域编号、名称、邮编等；

• 导出：将区域信息导出为 Excel 文件。

同步平台区域信息，与系统区域自动匹配，减少手动操作；支持修改，对匹配错误的区域重新映射。

3.5 支付方式

为订单支付明细提供匹配依据，区分支付宝、财付通、货到付款等支付类型，支持新增、修改、禁用、启用，禁用后订单中不显示该支付方式。

3.6 淘宝旗帜

暂时未使用该功能菜单。

3.7 标记类型

为订单、退换货单、售后单等提供信息标记，便于快速筛选单据，支持新增、修改、禁用、启用，新增时需选择单据类型。

3.8 仓库信息

系统库存的存放点，仓库类型分为实体仓、共享仓、独立仓、虚拟仓、托管仓，支持新增、修改、禁用、启用，核心规则：

1. 一个实体仓仅可关联一个共享仓，可关联多个独立仓；

2. 共享仓库存完全来自实体仓，独立仓库存需从共享仓调拨；

3. 共享仓下必须关联虚拟仓，且虚拟仓总比例之和为 100%；

4. 虚拟仓需选择所属共享仓并设置比例，托管仓用于特定平台活动。

用于标示退款单、退换货单的支付费用类型，支持新增、修改、禁用。

3.10 取消交易类型

用于标示订单作废、取消交易、商品行消的原因，便于报表统计，支持新增、修改、启用、禁用，禁用后订单中不显示。

4 OMS 会员管理 4.1 会员管理概述

对会员基本资料进行管理，提升客户忠诚度与复购率，包含会员信息、会员级别、VIP 会员、会员默认快递 4 个模块。

4.2 会员信息

管理会员基础资料，支持新增、修改、启用、禁用，新增时需填写会员编号、联系方式、地址、所属店铺等信息。

4.3 会员级别

设置会员等级体系，支持新增、修改、启用、禁用，可自定义级别编号、名称、备注。

4.4 VIP 会员

通过 Excel 表导入 VIP 会员的代码和名称，完成 VIP 会员批量添加。

4.5 会员默认快递

为会员指定默认快递公司，支持新增、修改、启用、禁用，新增时选择会员与对应快递公司即可。

5 OMS 快递模板 5.1 快递模板概述

为快递公司合作提供标准化配置，由区域分组信息、快递信息、配送设置三大模块组成，提升快递配送管理效率。

5.2 区域分组信息

用于快递配送设置的区域分组，支持新增、修改、删除、删除明细，删除后的分组在配送设置中不显示。

5.3 快递信息

记录快递公司的联系方式、平台对接代码等明细，支持新增、修改、禁用、启用：

• 新增 / 修改：填写公司编号、名称、地址，配置各平台对接代码，设置是否支持货到付款；

• 禁用 / 启用：禁用的快递公司不可用于订单配送，可重新启用。

配置仓库与快递公司的配送区域匹配关系，订单审核时会校验配送可达性，避免售后损失，支持新增、批量新增、关键字导入：

• 新增 / 批量新增：选择仓库、快递公司，指定可配送的区域；

• 关键字导入：通过 Excel 模板批量导入配送配置信息。

提供商品资料的录入、编辑、禁用等操作，包含年份、季节、品牌、商品信息、条码等 17 个模块，覆盖商品全生命周期基础信息管理。

6.2-6.6 年份 / 季节 / 品牌 / 主题 / 单位信息

均用于标示商品的对应属性，操作逻辑一致，支持刷新、新增、修改、禁用。

6.7 商品分类

可新增商品分类及分类属性 / 属性值，新增商品时可通过分类自动生成规格，支持新增分类、新增 / 修改属性、禁用分类。

6.8-6.10 商品款型 / 状态 / 自定义属性信息

用于设置商品的对应属性，操作参照年份信息，支持新增、修改、禁用。

6.11 商品信息

核心模块，用于商品资料录入，关键操作：

1. 新增

   ：填写代码、名称等必填信息，可手动 / 自动生成规格（自动生成需先选择分类）；

2. 确认 + 复核

   ：商品新增后需先确认（状态变为待复核），再复核（状态变为有效，自动生成条码并同步至 WMS），未复核商品无法转入 WMS；

3. 生成条码

   ：复核后自动生成，也可手动为单个 / 多个商品生成条码。

将多个商品组合为一个商品，支持新增、确认、生成条码，操作参照商品信息。

6.13-6.15 条码类型 / 条码信息 / 组合商品条码

• 条码类型：为条码设置类型，操作参照年份信息；

• 条码信息：商品的扫描身份标示，支持新增、修改、删除、确认、导入临时表，新增后必须确认才可使用；

• 组合商品条码：操作参照条码信息。

• 商品变价（采购）：记录商品采购价变动，支持新增、修改、确认、复核，复核后状态变为有效并生效；

• 商品变价（零售）：记录商品零售价、批发价变动，操作参照采购变价。

通过促销工具实现销售转化，核心为满就送、赠品管理两大模块，覆盖不同促销场景的规则配置。

7.2 满就送

打折促销工具，支持新增、修改、禁用、启用：

1. 新增：选择店铺，设置满减金额、VIP 会员赠送规则，选择赠品（赠品需有库存并同步至 WMS）；

2. 规则：同一店铺可设置多条规则，订单满足多条时自动匹配金额最高的规则；

3. 禁用 / 启用：禁用后订单不再匹配该规则，可重新启用。

多维度促销赠品配置，支持按购买金额、件数、次数、支付时间排名、商品分类 / 品牌等设置赠礼规则，支持新增、修改、禁用、启用，启用后订单会自动判断是否满足规则并发放赠品。

8 OMS 店铺管理 8.1 店铺管理概述

处理店铺新增、铺货、门店模板配置等，实现订单下载、库存上传、平台商品与系统商品关联，包含店铺信息、门店模版信息等 5 个模块。

8.2 店铺信息

将商家店铺新增至系统，实现订单下载与库存上传，支持新增、修改、禁用、启用，新增时填写店铺编号、名称、来源类型等信息。

8.3 门店模版信息

关联仓库与快递公司，为门店模版分配提供基础，支持新增、模版明细配置、复制、修改、确认、审核，模版必须审核后才可使用；可设置仓库规则、VIP 规则、快递规则，指定货到付款 / 非货到付款默认快递公司。

8.4 门店模版分配

将店铺与门店模版匹配，支持新增、修改、停用，实现不同店铺的配送规则差异化配置。

8.5 平台店铺信息

管理各平台店铺信息，部分平台需获取 SessionKey 才可使用，支持获取 SessionKey（淘宝 / 京东等）、新增、修改各平台店铺的对接信息（AppKey、Secret、SessionKey 等）。

8.6 铺货信息

实现系统商品与平台店铺商品的关联，支持库存上传、商品上下架同步，核心操作：

1. 商品下载

   ：从各平台下载店铺商品信息至系统；

2. 分销商品下载

   ：筛选条件下载分销商品信息；

3. 关联商品

   ：新增 / 修改系统商品与平台商品的关联关系，支持组合商品关联，可设置自动上下架。

OMS 核心模块，涵盖订单审核、查询、统计、售后受理 / 处理等全流程，订单发货后自动同步状态至平台前后台，包含 5 个子模块。

9.2 人工审单

对各平台订单进行审核、编辑、配货触发等操作，界面由按钮操作区、查询区、订单锁单列表区、信息显示区组成，核心操作：

1. 订单新增 / 下载 / 复制

   ：手动新增订单（需填写会员、店铺、商品等必填信息）、从平台手工下载订单、复制已有订单快速生成新订单；

2. 锁单 / 解锁

   ：锁定订单后才可进行修改、配货等操作，解锁后相关功能不可用，锁定支持多条件筛选；

3. 配货触发

   ：分为自动配货（系统自动审核配货，转入配货管理）、手工配货（人工审核后转入配货管理）；

4. 其他操作

   ：修改订单信息、重新匹配异常商品、作废无用订单、取消交易（平台已取消的订单）、行消部分退款商品、生成退货单 / 快速退款、批量修改订单信息等；

5. 查询

   ：支持普通查询、高级查询，可重置查询条件。

涵盖人工审单的大部分功能，区别在于显示所有平台下载的订单，无锁单局限性，新增部分列表项，操作参照人工审单。

9.4 订单明细统计

统计所有订单的详细数据，由条件查询栏和分类查询栏组成，可按多维度筛选统计，操作参照人工审单查询区。

9.5 售后受理

选择订单并标记售后类型，标记后订单自动转入售后处理页面，支持单张 / 多张订单批量受理。

9.6 售后处理

对售后订单进行全流程处理，支持处理、完成、备注：

1. 处理：标记订单为 “正在售后处理中”，记录处理人、时间、备注；

2. 完成：标记订单为 “售后完成”，记录完结人、时间、备注；

3. 备注：对所有状态的售后订单添加备注信息。

将仓库存货按订单要求分拣、备货，为配送做准备，包含人工配货、订单明细统计、未配货订单等 5 个子模块。

10.2 人工配货

以人工方式处理配货，界面由按钮区、查询区、列表区、主信息区组成，核心操作：选择订单后，先选仓库并批量锁库存，再选快递公司，最后生成配货单。

10.3 订单明细统计

统计财审、缺货、手工等待配货的订单明细，支持加入配货队列，同一会员多订单可批量加入。

10.4 未配货订单

显示自动处理后未完成配货的订单，支持手工配货，操作参照 10.2 人工配货。

10.5 配货通知单

显示已配货完成的商品明细，核心操作：

1. 取消配货单

   ：因买家取消、商品无库存等原因，取消已生成的配货单；

2. 追件

   ：针对已发货订单，支持退货（快递退回商品）、换快递（更换配送快递公司，同步至 WMS 并短信通知买家）。

显示发货异常的订单并记录异常信息，支持重新发货、手工系统发货，解决平台发货失败问题。

11 OMS 退换货管理 11.1 退换货管理概述

处理会员订单的退货、换货、退款流程，提升客户满意度，包含店铺默认支付方式设置、退换货类型等 8 个子模块。

11.2 店铺默认支付方式设置

将店铺与支付方式匹配，做退换货 / 退款单时自动带出默认支付方式（未设置则默认为支付宝），支持新增、修改、禁用、启用。

11.3 退换货类型

记录退换货原因，支持新增、修改、禁用，新增时填写代码、名称、备注。

11.4 退换货签收

对会员退货的物流进行签收，支持单件扫描、批量扫描、锁定、解锁、确认、作废：

1. 扫描：录入快递公司、物流单号等信息，单件 / 批量保存；

2. 锁定 / 解锁：防止多操作员同时修改，锁定后才可编辑；

3. 确认 / 作废：确认后不可作废，仅可对未确认 / 无效的签收单作废；

4. 右键功能：批量修改快递公司、支付金额、包裹数量等。

输入配货通知单自动带出订单详情，快速录入退入 / 换出商品信息，选择退入仓库、退货类型等，确认后完成快速退货操作。

11.6 退换货单

处理退换货单的新增与全流程操作，支持新增、修改、删除、确认、反审核、复核：

1. 新增 / 修改：填写退换货信息，未确认的订单可修改 / 删除；

2. 确认：锁定订单，扣减换出商品可销售数；

3. 反审核：对已确认未复核的订单撤销确认，可重新编辑；

4. 复核：增加退入商品库存，扣减换出商品可销售数，自动生成换货订单并短信通知会员；先退款后退货的订单，复核后生成 0 金额退款单。

处理会员订单的退款流程，支持新增、修改、作废、确认：

1. 新增：必须带出商品信息，填写退款原因、金额等；

2. 修改 / 作废：仅可对未确认的退款单操作；

3. 确认：完成退款单审核，触发退款流程。

显示所有退款单的详细信息，支持多条件查询、Excel 导出，方便数据整理与查看。

12 OMS 库存管理 12.1 库存管理概述

管理商品库存，设置安全库存阈值，包含商品安全库存、库存查询两个模块，支持库存数据 Excel 导出。

12.2 商品安全库存

为各仓库商品设置安全库存数量，库存低于阈值时，库存查询中该商品记录标红，支持新增、修改、禁用、启用，新增时选择仓库、商品 /sku 并设置阈值。

12.3 库存查询

支持按仓库、商品、sku 多条件查询库存，支持查询结果 Excel 导出，方便库存数据核对与分析。

13 OMS 调拨管理 13.1 调拨管理概述

实现商品在不同仓库间的调拨，包含虚拟仓调拨、库存调拨、百事库存对照三个模块，覆盖虚拟仓、实体仓的库存调拨需求。

13.2 虚拟仓调拨

商品在同一实体仓下的虚拟仓之间调拨，支持新增、修改、审核、取消审核：

1. 新增 / 修改：选择调入 / 调出虚拟仓，添加商品（手动选择 / Excel 导入）；

2. 审核：扣减调出仓库存，增加调入仓库存；

3. 取消审核：恢复调拨前的库存状态。

商品在实体仓之间调拨，库存来源于实体仓下的共享仓，支持新增、修改、财审、确认、删除：

1. 新增 / 修改：选择调入 / 调出实体仓，添加商品；

2. 财审：调拨单金额超过系统阈值时，需财务审核；

3. 确认：校验调出库存是否充足，扣减系统可销售数，同步至 WMS，状态变为 “已提交到平台”；

4. 删除：仅可对状态为 “已提交” 的调拨单操作。

比对特定仓库与实体仓的库存差异，支持按日期、商品筛选，显示库存差异明细，方便库存核对。

14 OMS 财务管理 14.1 财务管理概述

方便商家查看各订单状态的支付费用，核心为费用查询模块。

14.2 费用查询

查询所有订单的支付费用明细，支持多条件筛选（交易日期、订单编号、支付方式等），显示订单总金额、支付金额、支付时间等信息。

15 OMS 库存上传 15.1 库存上传概述

负责店铺、仓库的库存上传配置，实现系统库存与平台店铺库存的同步，包含库存上传配置、店铺虚拟仓库设置等 6 个子模块。

15.2 库存上传配置

设置库存上传的核心规则：

1. 配置商品独占模式店铺的上传比例；

2. 启用 / 禁用库存上传 4 舍 6 入规则；

3. 指定独占模式 / 共享模式的商品 SKU，独占模式库存为门店模板仓库库存和减占用数；

4. 设置共享店铺的上传比例与临界值，超过临界值不上传库存。

为店铺关联虚拟仓库并配置库存上传比例，支持新增、修改，一个独立仓仅可关联一个店铺。

15.4 店铺仓库初始化

将系统所有商品的库存一次性同步至平台店铺。

15.5 店铺仓库初始化（按商品）

选择指定商品 /sku，批量将库存同步至平台店铺，支持精准库存上传。

15.6 店铺在线库存查询

查询系统上传至平台店铺的库存数，查看库存同步结果。

15.7 店铺库存增量上传

针对库存发生变动的商品，仅同步增量部分至平台店铺，提升库存同步效率。

16 OMS 用户自定义管理 16.1 自定义管理概述

让用户自定义系统常用信息，提升操作效率，包含操作员标记类型、自动审单标准用语、内部便签常用语三个模块。

16.2 操作员标记类型

为不同职位操作员配置常用的单据标记，支持修改：选择操作员，勾选常用标记并设置显示顺序，刷新用于更新页面数据，关闭用于退出页面。

16.3 自动审单标准用语

配置自动审单的触发关键词，若买家 / 卖家备注匹配该用语，系统自动审单，支持新增、修改、启用、禁用。

16.4 内部便签常用语

配置订单内部便签的常用话术，操作员可直接选择无需手动输入，支持新增、修改、启用、禁用。

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