如何布置工作任务？

你说：我现在最头疼的就是布置任务。每次开完会，领导说下周三前把季度总结交上来，我转头跟下属说：小王，你负责写总结，下周三前给我。结果到了周三，要么是还在改，要么是数据没对齐，甚至有人直接说我以为小张会做。你说气不气？布置工作任务不够明确，布置下去的工作任务没有按时完成怎么办？李老师，我要怎么办？

我说：这些问题的本质就是，你说不清目标，下属猜不透要求，最后两边干着急！

你明明说了重要，但下属觉得不重要；你明明说了紧急，但下属觉得还可以再等等。这种信息差和执行差，让标准化管理成了空谈。

那问题到底出在哪儿？其实，不是下属不努力，而是我们布置任务的方式有问题。

今天我就用自己踩过的坑，一起来探究五个步骤，帮你彻底解决这个问题。

接下来，我们再详细的探究布置工作的思路。

第一步：明确目标，别让下属猜你的心思。

我当办公室主任时，有次领导让我整理会议纪要。

我转头跟下属说：“小张，你整理下会议纪要。”

结果小张交上来的，是逐字记录的流水账，领导看了直摇头：“我要的是重点和行动项！”

问题出在哪儿？

我没说清楚结果导向，领导要的不是记录，而是能落地的行动清单；

没有制定量化标准，比如重点不超过3条，每条要有责任人；

也没给时间边界，今天下班前还是明天上午？

后来我怎么改的？

我会说：

你这样说的效果怎么样？

小张再也没交过流水账，领导也夸，纪要清晰，直接能用。

别用尽快、大概这种模糊词，用今天下午5点前，不超过500字，这种具体要求。

第二步：拆解步骤，别让下属摸着石头过河。

有次领导让我筹备季度表彰会，

我转头跟下属说：小李，你负责筹备表彰会。

结果小李忙了三天，发现场地没订、奖品没买、流程没定，最后手忙脚乱。

问题出在哪儿？

我没拆解步骤，筹备表彰会需要

订场地→买奖品→定流程→发通知，

每个步骤都有先后顺序；

也没明确责任人，比如小李订场地，小王买奖品。

后来我怎么改的？

✅我会列个清单：

效果怎么样？

小李再也没漏过步骤，表彰会也顺利开了。

用第一步…第二步…第三……的顺序说，别让下属自己猜先做哪个。

第三步：设定节点，别让任务烂尾。

有次我让下属写份调研报告，说下周三前给我。

结果周三早上，下属说：还在改，数据没对齐。

我问：什么时候能对齐？

他说：明天吧。

结果明天又说明天，最后拖了一周。

❌问题出在哪儿？

我没设里程碑，比如周一下班前交初稿；

没定交付物，初稿、修改稿、终稿的标准；

也没卡截止时间，周三是终稿时间，但初稿得提前。

后来我怎么改的？

✅我会说：

效果怎么样？

小陈再也没拖过稿，报告质量也提高了。

用周一下班前交初稿，周三下班前交终稿这种具体节点，

别用下周三前这种模糊时间。

第四步：匹配资源，别让下属巧妇难为无米之炊。

有次我让下属联系外部专家做培训，

说你负责对接。

结果下属跑来问我：

“专家费用谁出？”“我能直接签合同吗？”“如果专家临时来不了怎么办？”

问题出在哪儿？

我没说所需支持，比如费用走行政预算；

没有设定权限范围，比如5000元以下的合同你能签；

也没做风险预案，比如如果专家来不了，备选方案是找内部讲师。

后来我怎么改的？

我会说：

效果怎么样？

小周再也没问过我怎么办，培训也顺利开展了。

提前想好“如果…怎么办”，别等出问题了再补救。

第五步：确认反馈，别让任务石沉大海。

有次我让下属整理文件，说你把文件归类放好。

结果下属把文件按年份分了，但领导要的是按项目分。

我问：你怎么按年份分了？

下属说：我以为你要按年份。

❌问题出在哪儿？

我没让下属复述任务，

比如你理解的是按什么分？

没提问澄清，比如，你是按年份还是按项目？

也没共识确认，比如我们达成一致，按项目分。

✅后来我怎么改的？

我会说：

“小吴，你把文件按项目归类，每个项目一个文件夹。你复述一遍，我看看对不对？”

小吴说：“按项目分，每个项目一个文件夹。”

我问：“如果有疑问，现在提。”

小吴说：“没有。”

我说：“好，那我们达成一致，按项目分。”

效果怎么样？

小吴再也没分错过，领导也夸文件找起来方便。

让下属复述任务，别怕麻烦，这一步能避免80%的误解。

小结：

布置任务，其实是一场双向沟通。

我当行政办公室副主任那会儿，总以为，我说清楚了，下属就该听懂，

但后来发现，布置任务不是我说你听，

而是我说→你复述→我确认的双向过程。

你试试看，下次布置任务时，按这个流程走，

你会发现：下属不再拖延，推诿少了，任务也能按时完成了。

毕竟，管理不是我让你做，而是我教你做，我们一起做成。

来源 | 李正高（ID：dilisheying）

作者 | 李正高 ; 编辑 | 呼呼大睡

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