解放人力提升效率 柯尼卡美能达重塑大型企业海量纸质档案管理流程

大型企业集团往往因人员规模庞大、组织架构复杂，积累的纸质人事档案数量巨大，依赖人工进行扫描归档作业，不仅效率低下，且极易因命名错误造成归档混乱，最终影响企业管理运营效率。

针对这一痛点，全域增值数字化整合服务商——柯尼卡美能达办公系统（中国）有限公司（以下简称“柯尼卡美能达”）重磅推出了“纸质档案自动化扫描归档解决方案”。该方案专为大型企业设计，通过优化扫描归档全流程，可显著提升作业效率与准确性，助力其实现自动化、标准化的人事档案归档及管理，大幅提升企业运营效率。

精准施策破局海量纸质档案归档难题

某大型装备制造企业服务网络覆盖全国，在江苏、辽宁等多地还设有生产基地，人员规模庞大。在全球总部数字化转型战略的推动下，该企业中国区总部计划将所有纸质人事资料电子化归档，并上传至统一线上平台。然而，该企业的人力资源部门长期以来一直以纸质档案形式管理着全国近2000名员工的人事档案，且每一名员工都有一本档案册，其中包括简历、资质证书、劳动合同等不同种类的文件。需要完成上万份纸质人事档案的电子化归档，无疑给项目执行团队带来了巨大压力。

在深入了解项目背景后，柯尼卡美能达为该企业部署了旗下30台bizhubA3彩色数码复合机，并同时交付了“纸质档案自动化扫描归档解决方案”。通过在部分数码复合机上搭载的“非凡扫描工作流解决方案”，柯尼卡美能达助力该企业实现了人事档案的扫描、重命名与归档流程的自动化，显著提升了人事档案管理的效率和准确性。

柯尼卡美能达为该大型企业成功导入“纸质档案自动化扫描归档解决方案”

操作简单扫描归档一气呵成

在项目初期阶段，该企业曾指派两名实习生，试图通过人工手动来处理归档任务。每份人事档案都需要在扫描后逐一打开查看，并以“姓名_员工号_部门”的格式手动重命名，再根据文件类型归档到对应的文件夹，最后还需进行人工校验。一段时间下来，项目组发现这种人工操作模式不仅耗时，而且任务进度缓慢，难以按时达成目标。

而在柯尼卡美能达为该企业导入“纸质档案自动化扫描归档解决方案”后，归档作业实现了质的飞跃。操作人员只需在柯尼卡美能达bizhub数码复合机操作面板上输入员工号的前几位，系统便会自动显示关联信息，快速匹配员工。随后，操作人员可通过索引表单，轻松选定文件类型。扫描文件后，系统会依据预设规则自动完成文件重命名，并将其转化为可搜索的PDF格式，最终自动归档至指定的网络文件夹。

柯尼卡美能达bizhub数码复合机操作面板简洁易用，扫描归档一气呵成

标准化自动归档运营效率全面跃升

成功导入该解决方案后，该大型企业以往依赖纸质管理人事档案的工作模式发生了显著改变，不仅有效节省了重复性工作时间，降低了人员成本，还进一步优化了业务运营流程，消除了企业内的信息壁垒，促进了内部高效沟通。

此外，在新员工入职或员工离职时，该企业的人事专员无需再在服务器数据库中手动新建或删除员工档案信息，只需通过bizhub数码复合机操作面板即可完成相关操作；如需查询特定员工档案资料，也可随时在可搜索的PDF文件中进行查询，从而显著提升了人事档案管理的效率和便捷性。

随着数字化浪潮的蓬勃发展，“纸质人事档案电子化”已成为众多大型企业的必然选择。柯尼卡美能达将充分发挥创新技术优势，通过高效的“纸质档案自动化扫描归档解决方案”，助力广大中国企业优化业务流程、提升档案管理效率、降低运营成本，加速迈向更智能、可持续发展的未来！