多项目管理混乱？这家传媒公司用日事清实现流程管理自动化提效​

在昆山市的复客中国园区，位于一栋时尚的写字楼里的300平米办公室，是金娟和她的团队每天忙碌的地方。这里是一个成立于2015年的新媒体广告公司，拥有约50名员工，专业从事新媒体广告招商、策划、以及微信和抖音的代运营。

金娟为她所在的通源新公司的高效和专业引以为傲。从2015年起，他们成功地运营了“智慧昆山APP”和微信，吸引了约300万的用户，并成功地进行了商业广告招商。而“昆山鹿路通APP”更是拥有600多万的用户，广告招商活动也是此起彼伏。

到了2019年，通源新决定涉足抖音，成功地成为了第一批抖音官方服务商。他们现在拥有约100个自有抖音账号，其中“美好昆山”和“昆山家长帮”尤为出色，分别有30万和10万的粉丝。特别是“美好昆山”，曾经创下了单条视频52万GMV、直播在线2.6万人、场观296万人次的辉煌记录。

一、痛点的涌现

在繁忙的广告策划公司，金娟和她的团队一直是被同行仰望的存在。认真负责、逻辑清晰，她总是能够高效地管理每一个广告项目。

但随着公司新媒体平台的增多、商务订单的增多，公司面临着一个严重的问题：项目繁多、客户需求复杂、流程杂乱，尤其在视频推广流程中，从接到客户需求到视频的发布，每一步都显得过于分散。

“怎么又错过了客户的审稿期？”

“拍摄团队为什么又重复了上次的错误？”

“客户需求变了有没有及时通知制作团队？”金娟经常遭遇这样的困境。

广告策划过程中，应对客户多样化的需求和项目的快速变动，她和她的团队感受到了巨大的压力。缺少及时的沟通和反馈，导致项目延期或工作重复。她渴望有一个工具，能让团队更有序地协作。

传统的方式，如使用表格进行任务跟进和派发，已经不能满足公司的需求。表格不仅难以随时操作，更重要的是，它无法真正达到项目的跟进效果。金娟深知，要想改变这一现状，必须寻找一种更加高效的管理工具。

二、接触日事清

日事清的出现，为金娟带来了巨大的惊喜。其中，最让她认可的功能就是“流程”。通过日事清，广告策划的每一步都得到了有效的管理和跟进。

1.项目代运营流程

金娟知道，每一个成功的代运营项目背后，都离不开清晰的流程规划。

在日事清上，她细致地梳理了从与客户接洽、需求确认、方案设计到最终执行的每一个步骤。

每当有新项目落地，她都会在日事清上为每个环节分配责任人，例如编导、拍摄、剪辑，并设置完成期限，确保团队有条不紊地推进。

金娟特别喜欢日事清任务派发和流程自动流转功能。当商务部门接到客户的需求，金娟便迅速在日事清中建立一个新的广告策划项目。在此基础上，她进行任务分配，清晰地列出素材收集、脚本撰写、拍摄及剪辑等各个环节，然后为每一环节指定责任人。

当脚本撰写完成并得到客户的确认，责任人会在日事清中标记完成，并立即为拍摄和剪辑师派发任务。这不仅确保了每一步都不会遗漏，还使整个团队能够清晰地了解项目进度。

2.抖音广告流程

除此以外，金娟还未团队设计了短视频推广流程，作为运营100多个抖音账号的团队，每一个广告的成功都需要策划、拍摄、剪辑和发布等多个环节的紧密配合。

每一个任务都清晰地标明了责任人和完成时间。这使得团队能够快速响应，确保每一个抖音广告都能准时、高效地上线。

与抖音不同，APP和微信的广告形式和投放策略都有所差异。为此，金娟在日事清中建立了专门的“APP和微信广告流程”项目。

从广告创意、素材设计、广告审核到最终的广告投放，每一步都被精确地划分出来，无论是“昆山人大”的微信推广还是“昆山鹿路通APP”的广告活动，都能够按计划稳步推进。

在日事清的协助下，视频推广流程得到了极大的优化。从接到客户需求，到视频的发布，每一步都有迹可循，每一位员工都明确自己的职责和目标。

金娟常常这样想：在日事清之前，虽然她逻辑清晰、工作认真，但很多时候，她还是感到手忙脚乱。而现在，有了日事清这样的助手，多平台、多项目、多需求的广告策划的每一个项目都如丝滑般流畅，高效与专业并行。

3、采购流程

每次面对新项目，通源新公司都对短视频的每一个细节精雕细琢，但往往在物料采购这个环节卡壳。

多个视频项目同时进行，繁杂的物料列表如同一团乱麻，每当采购负责人试图理清楚时，总是不免失落在这个物料的细枝末节中。

翻看塞满资料的文件夹，找到哪一张表格、哪一个版本已经变成了一项消耗巨大时间的任务。更糟糕的是，即便采购部门费尽心思整理出一份物料清单，提交到财务部门后，总是因为各种原因需要多次修改，每一次沟通、每一次修改，都是对时间的巨大浪费。

金娟思考如何能帮助采购部门简化这一繁琐的流程，如何能确保每一次的物料采购都准确、高效。她期待有一个工具，可以帮助采购部门、财务部门解决这些痛点，让大家的工作出错率更少，也让整个团队的效率得到极大的提升。

金娟深知，背后的每一个精彩短片，都离不开充足和高质量的物料支持。为了确保每次的拍摄都能顺利进行，她为采购部门搭建了制定了一套严格的物料采购申请流程，并运用日事清进行物料采购申请流程流转。

对于采购部门而言，这套流程不仅确保了拍摄团队的物料需求得到了满足，更让整个物料采购流程变得更加透明、高效。每一个成功的短视频，都离不开背后这套严格的采购流程的支持。

对于通源新团队而言，日事清不仅是一个工具，更像是大家工作的左右手，帮助团队成员在繁忙的新媒体视频运营和广告制作的世界中，保持清晰的头脑，确保每一个广告项目都能高效、有序地进行。