世纪互联：报销系统的变革，让员工和财务提效减负

世纪互联（VNET.US）成立于1996年，是科创型数字新基建龙头企业、中国第一家美股IDC上市公司，同时也是中国IDC市场上唯一以“超大规模IDC定制+新一代IDC零售”双引擎同步发展的IDC头部企业。世纪互联致力于为客户提供业界领先的数据中心定制一站式解决方案，基于数据中心的云计算交换连接、混合交付等云计算综合服务及解决方案，以及基于GPU的加速计算服务，打造具有核心技术、超大规模运营能力、高附加值的网络空间基础设施运营平台。

作为数字新基建领域的先锋，世纪互联积极探索数字化转型的无限可能。在这一背景下，员工报销方式的变革成为了公司优化内部管理、提升工作效率、推动企业文化现代化的重要一环。通过引入线上商旅预订系统，世纪互联不仅为员工带来了更为便捷、高效的报销体验，还使得报销数据得以更加及时、准确地传递到管理者手中，为公司的战略决策提供了坚实的数据支撑。

传统报销存在3大弊端，成为管理绊脚石

随着业务量的激增，世纪互联每年需要处理大量的员工报销事务。然而，传统的贴票报销方式却逐渐成为了公司管理效率提升的绊脚石。这一方式存在的弊端主要体现在以下三个方面：

• 员工层面：报销过程繁琐，员工需要手动贴票、整理单据，不仅耗费大量时间和精力，还常常因为票据遗失、填写错误等问题而引发不必要的麻烦。此外，员工还需垫付资金，这无疑增加了员工的经济负担和心理压力，影响了员工的工作积极性和满意度。

• 管理者层面：报销数据的滞后性使得管理者难以及时了解员工费用的实际情况，从而影响了决策的准确性和及时性。同时，传统的报销方式也无法为管理者提供直观、全面的数据分析支持，使得管理者在决策时缺乏科学依据。

• 财务层面：财务人员每天需要处理大量的报销单据，工作量大且重复度高。这不仅占据了财务人员的大量时间，降低了工作效率，还限制了他们在更高层次上为公司创造价值的能力。

因此，传统的报销方式已经无法满足公司快速发展的需要。

层层选型定合思，两大挑战全解决

为了破解这一难题，世纪互联决定引入一套线上商旅预订系统，以优化报销流程、提升工作效率。在选型供应商时，公司明确了以下几点要求：一是覆盖全面。系统应能够覆盖机票、酒店、火车票、打车、业务招待等多种个人报销场景，满足员工的多样化需求；二是数据实时。系统应能够实时传递报销数据，使管理者能够随时掌握员工费用的实际情况。同时，系统还应具备数据汇总和异常识别功能，为管理者提供全面的数据分析支持，帮助管理者做出更加科学、合理的决策；三是统一开票。系统应能够统一开票，减少财务人员处理发票的数量和难度，提升工作效率。

面对市场上众多的商旅预订系统选择，崔勇以卓越的决策能力和战略眼光选择了领先的财务收支管理平台——合思，并成功推动公司与合思的合作。合思不仅满足了公司的上述要求，还具备丰富的客户经验、价格优势和加班餐预订等功能，这使得合思成为了公司报销变革的理想选择。

为了确保项目的顺利推进，世纪互联成立了由CFO办牵头的联合项目组，并协调IT、运营、税务、核算等各部门配合。在项目初期，由于公司有完善的报销制度、明确的审批流程和以SAP为基础的预算管控体系，项目进展相对顺利。然而，随着项目的深入，遇到了两大挑战：审批流问题和预算交互问题。

• 审批流问题的解决方案；由于公司成立时间较早且内部IT团队强大，为满足历史上的各类需求，公司目前审批中存在较多的定制化功能。然而，合思的审批流方案相对标准化，因此原计划让合思承载报销审批流的方案遇到了困难。为了解决这个问题，项目负责人整合各方意见，进行了深入的讨论和分析。

  在充分考虑了公司的实际情况和合思的特点后，项目组决定更改原方案。整个审批流从原来的合思侧承载改为世纪互联侧承载，由互联侧抓取订单信息后统一发起审批流。这一方案虽然会增加项目延期和内部资源投入的风险，但能够实现审批流的准确和高效。经过充分的论证和评估，项目组选择了这一方案，并成功解决了审批流问题。

• 预算交互问题的解决方案；在预算交互方面，由于各个部门的个人报销费用实行强管控，因此需要确保每一笔花销都在预算范围内。然而，市面上大部分费控产品都无法实时与公司预算进行交互。为了解决这一问题，项目负责人牵头，世纪互联与合思共同开发了一个预算交互模块。

  在开发过程中，双方遇到了各种挑战和困难。为了确保数据的准确性和完整性，双方在数据的收集、处理、传输等方面进行了深入的合作。经过多次的测试和修改，双方最终成功实现了预算的实时占用与交互。这一成果不仅解决了公司报销流程中的一大难题，还为公司的预算管理提供了有力的支持。

在此过程中，作为项目负责人的崔勇展现出出色的协调能力和团队协作精神，通过整合各方意见，提出切实可行的解决方案，并成功推动问题的解决。同时崔勇具备强烈的责任心和使命感。在整个项目实施过程中，始终关注项目的进展和效果，确保项目能够按照计划顺利推进。同时，崔勇还积极关注员工的需求和反馈，不断优化和完善报销流程，提高员工的满意度和幸福感。

员工提效、财务减负、管理省心

经过六个月的努力，这一项目终于实现了全公司维度的上线。上线后，员工通过合思进行消费的场景不再需要填写报销申请单，极大地简化了报销流程。员工只需在合思上选择相应的消费场景并填写相关信息即可完成报销申请；管理者可及时准确地获取员工报销信息。

即通过合思的系统界面，管理者可以清晰地看到员工的报销申请、审批进度以及报销金额等信息。管理者可根据员工的报销情况及时调整公司的费用管控策略，优化资源配置，提高公司的整体运营效率；此外，财务每月收到合思统一开具的发票，财务人员只需对发票进行简单的核对和归档即可完成任务。这不仅提高了财务人员的工作效率，还降低了财务工作的风险和成本，还可以将更多的时间和精力投入到更高层次的工作中，为公司创造更多的价值。

通过费控项目的成功实施，也为公司带来了以下积极影响：

• 提升员工满意度：报销流程的简化使员工不再为繁琐的报销事务所困扰，从而提升了员工的满意度和忠诚度；

• 优化资源配置：通过实时掌握员工费用情况，管理者可以更加合理地配置资源，提高资源利用效率；

• 降低财务风险：预算交互模块的实现使得每一笔花销都在预算范围内进行，有效降低了财务风险；

• 推动数字化转型：项目的成功实施为世纪互联的数字化转型树立了典范，推动了公司内部其他领域的数字化转型进程。

综上所述，世纪互联通过引入线上商旅预订系统并成功解决审批流和预算交互问题，实现了员工报销方式的变革。这一变革不仅优化了员工体验、提升了工作效率，还为公司的决策提供了有力支持。未来，世纪互联将继续探索数字化转型之路，为公司的可持续发展注入新的活力。

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