项目管理系统是什么？传统企业如何使用项目管理系统？

首先，在了解如何使用项目管理系统之前，我们必须厘清两个问题——

一、什么是项目管理？

项目管理，主要有两个因素：

人——要有一个项目经理或者是团队负责人，具备丰富的专业知识。

能力——通过计划、组织、指导，确保项目能够按时、按质、按量完成。

对于项目管理，传统的管理方式包括Excel统计、手工录入等，这些是非常繁琐的，效率低且容易出错。

目前最好的选择就是——简道云项目管理系统。

简道云项目管理系统模板，可以直接查看和使用：https://s.fanruan.com/67843

二、什么是项目管理系统？

项目管理系统能够覆盖绝大多数企业的需求，帮助企业实现营销管理、档案管理、进度管理、商务管理、设备管理、物资管理、分包商管理、劳务管理、现场管理、质量/安全管理、财务管理等模块的一体化管理。

具体来说，项目管理系统主要包括以下三个方面：

✅管理工具：在系统内有一些工具，例如甘特图、看板、里程碑跟踪等，是为了项目的进度和监控。

• 【甘特图】可以直观地展示项目的进度安排和时间线，
• 【看板】用于展示任务状态、优先级和责任人，促进团队协作和沟通。
• 【里程碑】跟踪则确保项目在关键节点上按时完成。

✅协作与沟通平台：简道云项目管理系统通过支持团队成员间的实时沟通、文件共享和任务分配。成员可以通过该平台查看项目进度、讨论问题、共享文档和提交反馈，从而提高工作效率和协作效果。

✅数据分析与报告：简道云项目管理系统一般具备强大的数据分析功能，能够收集项目过程中的各种数据，如成本、进度、质量等，并进行统计分析，最终转换为可视化图表。

三、传统项目管理过程中的痛点

❌信息孤岛与沟通不畅

由于没有统一的交流工具，各个部门之间都在独立的系统进行管理和交流，导致信息孤岛的现象严重。导致时间沟通成本增加，还容易导致信息的泄露和错误。

❌进度监控困难

依赖于手工记录项目日常，效率低下且容易出错，更不能够实时的更新项目进程。每一次的更新都需要一次复盘，时间成本太高。

❌成本控制不精确

因为信息的不透明和沟通不畅，财务对账会出现对应不上的问题。传统的成本计算方式是基于预算和估算的，没有科学的依据，会导致项目有超支的风险，会对企业的财务状况造成严重影响。

❌资源分配不合理

在传统项目管理中，资源分配的依据很不科学。比如，人力资源浪费、物资供应不足或过剩等。这些问题导致项目质量下降和客户满意度降低。

四、如何在零代码平台使用项目管理系统？

传统企业想要在零代码平台上使用项目管理系统，只需要两步——

✅选择一个靠谱、功能强大的零代码平台

✅根据平台指南，从0-1使用项目管理系统

首先我们来谈谈，为什么选择在零代码平台的项目管理系统？

1.为何选择零代码平台？

选择零代码平台搭建项目管理系统具有以下几个显著优势，这里以简道云系统为例：

• 快速部署：因为零代码平台不需要代码就可以搭建系统，于是可以缩短项目管理系统的开发和部署的时间和成本。
• 灵活定制：简道云零代码平台内部就有丰富的应用和组件，包括表单、流程单和数据可视化图表，仅需要通过简单的拖拉拽就能根据企业，设置出100%贴合企业需求的系统。
• 成本效益：简道云零代码平台可以有效降低开发成本，因为不需要专业的开发人员来开发系统，简道云也有专业技术团队可以维护系统。可以帮助企业节省资金。
• 操作简单：零代码系统对于普通的一线员工有友好性，简便的操作让不论是普通员工还是IT人员都能很快上手，不需要花费大量的培训去学习新的系统和软件。降低了系统的使用门槛。

——过去，企业如果想要实现各位的信息化功能，需要寻找开发代码人员，从0开始做起。

——现在，基于简道云零代码平台，企业团队不需要代码的情况下， 可以像搭积木一样，搭建出企业需求的个性化管理应用。

2.如何使用简道云项目管理系统？

（1）系统安装与个性化配置

首先，在这里分享以下简道云的官网，系统都不需要下载，直接登录过后，安装到账号下面即可使用。模板链接：

简道云平台可以根据【自身实际情况】，设置系统内部的应用和功能，并且录入公司相关的客户信息，同时可以邀请成员进入系统内部，确保每位团队成员都能在系统内拥有身份和权限。

（2）项目规划与立项

• 项目立项：项目经过分析过后，具备条件的可以申请立项。并且在审批的过程当中，可以组件项目团队，明确项目的价值、意义和实施计划。
• 项目规划：项目创建后，需进行全面的规划工作，可以利用系统内置的甘特图、WBS等工具，对项目进行详细的任务分解和规划。可以设定【里程碑节点】和【截止日期】，明确各项任务的【优先级】和【关联】关系，确保项目进度的可控性。

（3）任务执行与实时跟踪

• 任务分配：通过WBS分解，项目团队的任务清晰的划分在每位成员的身上，同时团队也能够清晰的看见项目的整体结构以及进程的优先级。这种方式，可以让团队成员都能确保有明确的任务，任务之间的衔接也比较流畅。
• 智能任务提醒：项目会有任务提醒的功能和提醒的通知，确保在里程碑的节点时自动提醒员工，确保能够及时关注项目进度。
• 进度更新：随着项目的进程推进，系统内部的进步也会实时更新，项目总负责人也不用担心会有疏漏，可以对滞后或者存在的问题的任务进行重点关注和监督。

（4）数据分析与科学决策

可视化的图标分析：简道云的数据分析功能非常强大，具备直观的数据分析统计面板。当然，数据面板也可以提前自定义设计，展现该企业所关系的指标，包括完成率、完成数、节点进程等等。这些数据可以通过图标或者是表格的形式展示，让负责人能够实时监督项目的进度和状态。

（5）项目收尾与申请

文档收录：项目的最后都有一个资料保存的功能，用于存放项目文档、成果和经验，以便于团队成员对以往经验的学习和取经。

回款、发票和付款申请：项目收尾的时候，企业和负责人都要开始回款、发票、付款等申请，以上均可以在系统上申请，选择好系统上已有的项目后，发票等信息都会自动生成，不需要手动录入，即可打印出来。

五、项目管理系统如何赋能传统企业？

1.长江环保集团：业务协同云平台——零代码助力国企数字化转型

作为三峡集团的全资子公司、生态环保业务实施主体，长江生态环保集团有限公司（长江环保集团）于2018年12月28日在武汉正式成立，注册资本金300亿元。

2.长三角分公司主要存在以下问题和挑战：

（1）市场开发任务重

当前大保护业务处于关键阶段，长三角分公司市场开发部作为开拓市场、落地项目“排头兵”，是长三角分公司的核心部门。目前采用长期在外驻点+内部支援的方式，多数部门员工分布于各个片区。由此，部门内存在着前后方信息不同步、联动不足等问题。

（2）建设管理风险高

长江大保护项目点多面广、工期紧、任务重。建设期的人员管理、作业面管理、安全管理问题突出，带来了较大风险。此前采用的建设管理信息化系统与现场需求贴合不足、不够轻量化、管理效果不显著。

（3）信息收集重复多

长三角分公司内设6大职能部门，各部门对项目现场重复索要数据的情况时有发生，且数据收集方式仍采用传统的Excel表格，不仅效率低下，且缺少审批和提醒，容易造成信息流转阻塞。

（4）企业现代化管理水平有待提升

长三角分公司食堂实行订餐制，但仍采用微信群接龙的方式完成每日订餐；再如公务派车申请，需填写纸质申请单后线下找领导签字，一旦领导出差派车手续就无法正常完成。

3.具体解决方案：

（1）建立基础的项目信息库

区域公司的各项业务及各部门工作均围绕着大保护实体项目开展，因此要建立解决实际痛点和贴合业务的系统的第一步就是搭建基础的项目信息库。主要可分为前期追踪项目信息库和落地在建项目信息库。

（2）首先解决最迫切的信息化需求

由于区域公司各部门工作业务联系较为紧密。各部门向一线单位重复索要数据的现象时有发生。在对各部门的数据需求及统计口径、统计周期进行了调研后，确定了以每周报、每月最后一周报月报的方式来收集信息，同时借助简道云的流程表单，在数据报送的审批流程纳入相关部门，保证数据的准确有效。基于上述收集的数据，为相关部门打造个性化的信息出口，方便获取数据。

（3）进一步发现、梳理、收集企业管理中的痛难点，并借助简道云平台加以解决

经过1年的努力，逐步搭建起贴合长江大保护业务的协同云平台。平台按照各部门业务分工，具体包含5大类应用和1个知识库：综合管理类、建设管理类、经营管理类、市场开发类、技术管理类、项目标准化管理知识库。根据实际业务需求的变化，各个子系统中的应用持续进行更新和调整。

4.搭建的场景主要包括：

（1）市场开发管理联动前后方：

搭建了市场开发管理应用，通过简道云的流程表单，各项目组在系统中以周为单位归集市场开发进展信息，并借助简道云的推送提醒等功能、对照项目内外部节点计划，动态预警、提醒到人、

（2）解决信息收集、报送、出口的难点：

每周只需收集一次信息，即可满足各部门的数据需求，有效解决了重复索要数据的问题。

（3）压实项目建设管理责任：

数据联动、智能助手、数据工厂等功能，作业面闭环管理中的相关人员全部来自总分包人员管理，相关信息无需重复录入，将人员管理与作业面管理进行了有效结合，为管理项目现场提供了有效抓手，真正压实了建设管理责任。

（4）为企业管理赋能：

搭建了长三角分公司的订餐系统，借助简道云微信公众每日定时推送订餐表单到个人，并设置截止订餐时间。

（5）车辆管理：

借助于简道云平台的流程表单、打印模板、线上手写签字等功能搭建了车辆管理系统，表单字段根据纸质派车单进行设计，方便后续打印留存纸质派车单。

（6）项目标准化管理知识库：

采用共享共建的方式，构建了以业务场景为导向“维基百科”知识库，所有员工都是知识库的建设者、受益者。

5.给企业带来的价值：

长三角分公司职能部门管理效能大幅提升，如督办、派车申请、订餐等综合管理的工作流转效率极大提升，生产管理部只需要2~3人可统筹多个项目建设。所属项目人员配置更为精简，估算直接节约人力成本超1500万元，项目现场未发生不良事件，未发生安全事故，各项管理行为有序、合规，管理效能稳步提升。

以上就是今天分享的内容~

希望对大家有所帮助！