如何做好政务服务电子文件档案管理？确保规范安全、可利用

作为数字政府建设的重要抓手，政务服务改革经过多年发展，截至 2022 年底，全国一体化在线政务服务平台实名用户超过10亿人，在政务服务、办件过程中出现了大量需要归档的电子文件，对于电子档案、电子证照的需求愈加强烈。

01.政务电子文件归档法律法规

建立标准化、规范化文件

为推动档案事业高质量发展，适应国家治理体系和治理能力现代化要求，国家相继发布了相关文件：

• 2019年《国务院关于在线政务服务的若干规定》

政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交。除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。

• 2021年《“十四五”全国档案事业发展规划》

加强电子文件归档和电子档案移交接收。完善政务服务数据归档机制，强化全流程一体化政务服务平台数据归档功能建设要求，切实推进政务服务数据归档，逐步开展其他业务系统电子文件单套制归档。

提升档案利用服务能力。扎实推进各级国家档案馆开展互联网和移动端查询利用服务，将档案查询利用服务融入区域内“一网通办”服务体系。

• 2023年《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

各级政务服务机构应当推动完善政务服务办理系统归档功能，积极推进电子档案管理信息系统建设，做好政务服务电子文件形成、办理、归档和政务服务电子档案保管、利用、移交等工作。

同时，国家出台了《政务服务“一网通办”电子文件归档管理技术规范》、《政务服务事项电子文件归档规范》等规范文件，帮助政务服务组织落实政务服务机构规范电子档案工作。

当前，电子档案助力政务服务标准化、规范化、智能化水平显著提升，政务服务办件量基数大、增长快，政务服务电子档案的规范性、安全性、便捷性和可用性尤为重要。

02.政务服务电子档案系统建设思路

1项标准规范+4个归档组件+1套档案系统

泛微文书定根据国家规范标准，以“办结即归档”为目标，从以管理为中心向以服务为中心转变，协助政务服务机构打造“1+4+1”（1项标准规范+4个归档组件+1套档案系统）管理新模式。

1）一项标准文件

依据相关国家标准和地方标准，以统筹规划、全程管理、方便利用和确保安全为宗旨，制定政务服务电子文件归档和电子档案管理办法，细化主体责任，明确数字化档案系统建设、收集与采集、归档与移交、管理与利用的要求。

2）4个归档组件，明确归档流程范围

• 事项办理流程

对政务服务电子文件归档和电子档案管理系统拟归档事项，基于其事项办理流程、办事指南、业务手册，理清业务属性和文件材料运动轨迹，为系统设计打下基础。

• 归档管理流程

根据文件要求，设计归档管理步骤和流程，明确业务部门和档案部门工作边界和内容。

• 文件材料归档范围和档案保管期限表

政务服务办理全过程中形成和调用的证据性材料、程序性材料、结果性材料等应当纳入归档范围。政务服务电子档案保管期限应不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。

• 归档信息包

一般以办件为基本单位进行归档整理，政务服务电子文件元数据和以数据共享形式调用的电子证照等电子文件及其元数据应当与该办件办理材料一并归档。

3）一套档案系统

泛微文书定-政务服务电子文件归档与电子档案管理系统实现政务服务电子文件形成、办理、收集、文件整理、归档和政务服务电子档案鉴定、利用、移交、销毁、档计、档案库房的全业务流程管理，助力档案管理有力支撑政务服务“一网通办”，为政务服务赋能。

03.泛微政务服务电子档案管理方案

集成政务服务办理系统，“一事一件”整理

1）政务服务电子文件归档

• 电子文件多样化收集方式

政策要求

各级政务服务机构应积极推进政务服务办理系统与电子档案管理信息系统衔接，支撑政务服务电子文件和电子档案全流程管理。

政务服务电子文件元数据和以数据共享形式调用的电子证照等电子文件及其元数据应当与该办件办理材料一并归档。——《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》

对于部分未进入系统的文件，可通过上传、挂接等方式收集。——《上海市政务服务“一网通办”电子文件归档和电子档案管理办法》

泛微解决方案

文书定能够通过多种方式获取档案数据。提供多种系统集成方式，提供标准的接口，自动获取、匹配“一网通办”办件库、材料库中的文件。

也能够手动批量、扫描上传电子文件，实现电子文件的智能化归档。

同时，文书定能够实现元数据收集，获取单个政务服务事项办件办理过程中形成的电子文件组件及元数据。包括政务服务事项办理过程中形成的电子文件材料、政务服务事项结论性文件、以附件形式获取的电子文件材料等。

• 电子文件预归档，业务系统与档案系统元数据信息映射匹配

涉及联合办理的政务服务，相关政务服务机构应当按照各自职责做好政务服务电子文件归档工作。——《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》

能完整收集“一网通办”办理系统中不同职能部门形成的各类应归档电子文件，采集必要元数据，实现电子文件的内容数据、元数据、目录数据、各组件的自动关联。——《上海市政务服务“一网通办”电子文件归档和电子档案管理办法》

泛微解决方案

若是需要从多个政务服务系统获取归档信息的情况，文书定能够实现跨系统元数据信息关联和汇总，实现合并组件。

对业务系统梳理的元数据，与按照档案管理要求电子文件归档的元数据字段进行关联映射，实现同类型元数据批量生成文件条目。

梳理政务服务办理系统以及其他业务系统同步的元数据，选择需要归档的数据。

• 电子文件整理，组卷、档号、排序

政务服务电子文件一般以办件为基本单位进行归档整理。——《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》

泛微解决方案

以事项办件为单位，按照“一事一件”为原则，对所需组件进行整理，包括：组卷、拆卷、合卷、编号、排序、打印等，并对数据进行打包封装和加密保护。

• 电子文件四性检测

各级政务服务机构应当按照国家有关规定，在政务服务电子文件归档、政务服务电子档案移交等环节进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。——《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》

泛微解决方案

文书定按照DA/T70标准要求，对政务服务电子文件进行真实性、完整性、可用性、安全性四性检测，检测完成后会自动生成报告。

所有归档的业务系统文件和数据都可以在权威的国家公证处或司法区块链中存证，并且可出具存证报告，报告内容包括电子签名过程、证书信息、认证记录和存证信息。

2）政务服务电子档案保存与利用

应当做好本单位政务服务电子档案安全管理工作，定期开展电子档案备份，做好电子档案登记、日常检查、转换、迁移、鉴定、销毁等工作。——《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》

泛微解决方案

• 政务服务电子档案安全保存与管理

按照档案保管要求，文书定将归档文件转换成PDF、OFD等符合长期保管的版式文件。

电子档案登记、日常检查、转换、迁移、鉴定、销毁等全过程线上化，支持对电子档案开放鉴定、密级鉴定、销毁鉴定、保管期限鉴定等，鉴定动作全程痕迹。

建立加密、防篡改、备份等管控机制，结合区块链、电子签章等技术，保障档案数据安全，满足国家网络安全、数据安全有关法律规定；实现对电子档案借阅、传输、存储的安全支撑，为政务服务电子文件与电子档案的共享利用保驾护航。

• 电子档案移交，档案信息包多模式快速移交

支持跨系统离线移交，将需要导出的档案按照《电子档案移交与接收管理办法》导出数据包生成EEP数据包进行数据移交操作，对接收的政务服务电子档案进行检测，确保真实性、完整性、可用性和安全性。系统记录移交接收的全过程信息与档案明细信息。

• 电子档案利用，信息共享，融入业务

结合借阅管理实现电子档案和实体档案的线上借阅审批和授权；通过编研功能，对档案库中的档案进行再利用，发掘档案深度价值。

3）政务服务电子档案库房管理，支撑双套制管理

目前，在电子档案数字化的过渡阶段，存在档案线上线下“双套制”管理的情况。泛微文书定能够支撑线下库房设定、档案入库、上架、出库、移库、盘点等各项日常操作，实现线下纸质档案与线上电子档案的同步映射管理。

4）政务服务电子档案数据统计分析

支持对电子档案的采集、归档、保管、利用、移交等数据进行统计，依托档案数据驾驶舱所提供的智能动态数据看板、数据报表，实现对政务服务电子档案的全面跟踪和管理。

价值总结

泛微政务服务电子文件归档和电子档案管理系统，帮助政务服务机构实现对电子文件归档、电子档案管理、利用和移交等全程高效管理，助力电子档案作为凭证支撑政务服务基础：

收集：支持与政务服务系统和其他业务系统集成，打通从申报材料提交到材料归档的全过程，推进全程数字化、一体化归档功能落地；

管理：提供全程数字化档案管理能力的同时，满足现阶段“双套制”管理需求，支撑线上电子档案和线下纸质档案的双轨管理；

存档：具备全过程档案数据组卷、编号、“四性”检测和归档入库管理能力，结合电子签章技术，实现智能化、数字化、无感化归档管理；

使用：可高效搜索、简化档案调阅流程，提升档案使用效率；系统支持全栈信创环境的同时，支持双生态（信创\非信创）终端访问、支持PC移动一体化使用。