通知的写作技巧

通知是职场中最常见的文种，是向特定对象告知或者转达某种事项，转发文件，督促受文对象执行或接受任务的文种。

职场中不管是通知相关部门和人员参加会议，布置某项工作，还是转发某个文件，都需要用到通知。

一、通知

通知是一种知照性公文，属于下行文，通常用于发布某项规章制度，传达上级指示，转发上级机关和相关部门的公文，批转下级机关的公文，或通知成立机构，发布人事任命等等。

在企业，通知主要分为商务性通知和事务性通知两类，比如会议通知，就是要告知相关部门参加会议需要注意的具体事项，同时提醒各部门确定并反馈参会的具体人员，这是会议能够如期召开的前提和基础。

通知的作用在于“传达”和“告知”，可以用于传达上级部门的指示，也可以用于告知下级或相关部门办理某一事项，还可以单纯地用于通知某一事项。

如转发文件的通知，既要让下级知道文件本身的内容，也要知道如何去贯彻落实和执行文件的要求。会议通知要让参会人员知道会议召开的时间、地点、主题、参会要求等内容。

构思通知时，要从通知的类型、目的、要求、是否需要回复等方面思考有关内容。

组织素材时，要针对不同类型有所区别。发文通知要吃透文件的内容，抓住文件的重点；会议通知要提前知晓会议的信息和具体要求。

撰写修改时，要重点突出、通俗易懂、语言平实、表达准确。提出的要求要明确具体、简单明了，便于执行，不能让人看不明白，产生歧义。另外，一个通知只能针对一件事情，不能在同一个通知中通知不同的几件事。

二、通知的写作

写通知前一定要提前做好准备，包括吃透文件的内容和要求；确定会议的时间、地点、主题、参会人员；熟悉各类通知的具体写法；准备好通知的写作素材等。

一个完整的通知包括标题、主送机关、正文、落款等几个部分，有的通知还会有附件。

1.标题

通知的标题可以很简单，比如“通知”或“会议通知”，也可以非常正式，比如《××公司关于公开选聘技术专家的通知》。

正式的通知标题通常由发文机关、事由和文种组成。发文机关要用全称或规范简称，事由是对通知主要内容的精准概括，文种是指“通知”。通知的落款一般会指明发布通知的单位，所以有时通知标题中会省略发文机关。有时还会出现“紧急通知”“补充通知”“联合通知”等特殊的通知。

转发文件的通知一般比较正式，标题也要包括发文单位、发文事由和文种三个要素。如《××公司转发××集团关于做好××工作若干意见的通知》。如果转发或批转文件的名称较长，可不写被转发或批转的文件的全称，而用文号来代替。

2.主送单位

主送单位位于标题之下，正文之上，顶格书写。向某部门发送通知，主送单位直接写该部门名称；向几个部门发送通知，可以按顺序列明部门名称；向同一类性质的部门发送通知，可以简写，如各市、县；单位内部普发性通知可以写成各单位、各部门、各车间；广而告之类的通知可以不写主送单位。

3.正文

正文是通知的主体，主要包括通知缘由、通知事项和通知要求三部分。

通知缘由就是指为什么要发布通知，通常要开门见山点明发布通知的原因。通知缘由写完之后，一般用“现将有关事项通知如下”“特作如下通知”等过渡性语句，转向通知事项。

通知事项是通知中最核心的部分，包括布置工作内容、提出明确要求、提醒具体事项等，会议通知要明确会议的时间、地点、主题、参会人员、注意事项等。通知的事项可以分条列出，也可以根据需要灵活处理。

通知要求一般放在最后，通常用“请遵照执行”“请认真学习贯彻落实”“请按时参加”“请结合本单位实际和上级部门的要求制定实施细则”等。

4.落款

通知的落款在结尾处，空3～4行，在右下方写上通知的发文单位和发文时间。如果是几个部门联合发出通知，需要将各个部门都写在最后的落款中。

5.语言风格

通知讲究语言平实、简单明了、通俗易懂、准确明白，切忌模棱两可，不好理解。

6.签发

通知一般由主管领导签发，分管副职也可以签发通知，一些特别重要的通知最好由单位“一把手”签发。

三、注意事项

发通知的目的一定要明确，有主送单位，坚持一个事项发一个通知的原则，做到有的放矢，不能稀里糊涂。

要根据具体内容确定通知的标题，标题不能过长，尤其是转发和批转文件的通知，不一定要将被转发或批转文件的全称写在通知标题中。

通知的语言必须平实准确，不过于花哨，不需要装饰。内容不能含糊不清，尤其是事务性通知，必须把时间、地点、要求、注意事项准确地通知大家。提出的要求要符合实际、明确具体，不能提过高的或难以实现的要求。

通知是下行文，只能向下级单位或平级单位发通知，不能向上级单位发通知。通知必须有主管领导的授权，重要的通知需由领导签发。

发通知需预留足够的时间，让对方有时间做准备。对于需要对方报名或反馈情况的通知，一定要留下联系人和联系方式。

通知一定要跟踪落实，不能以通知贯彻通知。有时通知还需要通过电话、微信进行确认，才能保证通知到位。

通知虽然看似简单，却是工作中使用频率最高的文种之一，学会写通知，是每一个职场人士必备的技能。学习职场写作，可以先从最简单的通知做起。