产品经理文件管理与文件归档的通用规范

编辑导语：你是否会遇到总是找不到自己想要的文件在哪里，不知道如何规范管理自己的文档？作者分享了一些自己的做法，我们一起来看下。

　　最近好朋友想转产品，自己去查找学习产品经理时整理的资料时，发现文件内容存的特别乱，特别杂。

• 毕业论文存在了原型文档里；
• 想找的Axure组件存在了面试文件夹里；
• 还有一些明明记得存的文档，却怎么也没找到。

　　当时保存的文件完美的中了以下三个词。

　　我将自己的保存文件的思路与具体方法分享给各位。

　　一、文档存放分析

• 首先结合产品工作的场景来看。
• 需求来了，你要写个需求文档。
• 需求评审了，一顿怼后，接着改。
• 项目结束了，你要发个发布通知。
• 上线前，写个培训文档，给相关同事做个产品培训。
• 来了个新同事，让你给他个产品说明书。
• 合作方要个接口文档，让发给他一份。
• 商务同事发给你一个招标文件技术偏离表，让你帮忙标注。
• 甩锅开始，开始翻文件，找证据。
• Q1结束了，写个季度汇报。

　　从以上场景中，我们可以归类出文件类别主要有：

• 临时文件：写过改天就不会再用的。
• 项目文件：真正工作输出的文档。
• 个人文件：与实际工作业务无关。

　　我们接着抽象来看，我整理出了一个文件的生命周期，具体如下：

　　然后根据文件类型与文件生命周期，找到一种能够同时满足的文件管理方法即可。

　　二、我的文件层级关系

　　下边直接说目前我找到文件管理方式。

　　首先，文件夹的层级关系如下：

　　采用这种方式的原因：

　　根据文件生命周期图，文件最终归宿是归档留存的，以终为始。

　　在项目开始时，按照归档文件的形式建立文件夹，过程中的文件随时更新调整。

　　对于其他同事输出的文档，如UI图，测试用例等，在需要归档时找到相关人要到最终文档补充进去即可。

　　文件层级关系说明：项目文件、个人文件、日常文件、临时文件各建立文件夹。

　　1. 项目文件夹：用于存储项目相关的文件内容

　　在项目文件下，单独按照不同项目+不同版本建立文件夹。

　　在每个项目版本文件夹内，按照项目流程划分，再分别建立：项目文档、计划管理、需求管理、UI设计、技术管理、测试管理文件夹。

　　当然这些文件夹看自己的日常工作要求，我司是什么文件都找产品要，所以我就把项目相关文档都统一汇总。

　　项目内文件夹单独说明：

• 项目文档：存放与本次项目相关的文档，如参考资料、发布通知、培训文档等，根据项目文档分类的不同，可再新建文件夹，如新建个参考资料文件夹。
• 计划管理：版本排期计划、项目管理计划等。
• 需求管理：最常用的文件夹，存放需求文档、流程图、原型源文件等。
• 文档UI设计：UI相关内容，可待UI稿确定后再补充内容。
• 技术管理：技术相关文档，如接口文件、接口技术方案等，可待文档确定后再补充。
• 测试管理：测试同时输出的相关文档，可待文档确定后再补充。

　　存储个人工作内容，如述职ppt等。

　　3. 日常文件

　　杂七杂八但和项目不挂钩或关系不大的。

　　4. 临时文件

　　不重要但是没地方放的文件，只是起到个存放

　　三、我的文件命名方式

　　开始命名前我们先说下命名原则。

　　精准：每个文件的命名要准确表达，文件的名称要详细、规范、避免重复与歧义。

　　一致：文档内容的统一出口最初在产品这，至少在自己在存文档时要做到同一个项目的文件名称统一，不然按照关键字模糊搜索时也是很苦逼。

　　比如以前做过一个项目，公司内项目组成员叫移动审方项目，商务同事叫互联网审方项目，外包叫在线审方项目……

　　1. 具体的命名规则

　　（1）项目文件夹

　　序号+名称。

• 01_互联网医院
• 02_用药指导

　　（2）文档命名规则

　　序号+项目名称+项目版本号+文件名称+最新更新日期（精确到分），其中序号可有可无，影响不大。

• 01_互联网医院V1.0_需求文档_202106151445
• 01_用药指导V2.7.4_流程图_202105201934

　　曾经采用的方式为：序号+项目名称+项目版本号+文件名称+文件版本号+最新更新日期。

　　直到多次出现过如下对话：“项目版本是V1.0，还是文档版本？”

　　同时出现2个版本号提升了多余的沟通成本，我便取消了这种方式，只保留一个项目版本号，毕竟自己写的文档自己能做区分就行，对外只需要给出确定版即可，无需新增多余的认知成本。

　　2. 其它说明

　　（1）个人文件与其它文件说明

　　对于不属于项目文件，但是属于工作内容中的一部分。

　　如我日常会帮忙处理商务同事的标书技术偏离表，我司每月要每个员工填写绩效评价表，这些文件则可以直接建个新的文件夹，单独存放即可。

　　由于这些文件数量是累加的，我便直接采用了两种方式：

• 数量累加速度较快的，按年-月划分文件夹
• 数量累加速度可控的，直接存放文档

　　（2）临时性文件与一次性文件说明

　　我采用的方法是：

• 直接保存在桌面，定期清理即可，后来发现自己也没定期清理过，然后就有了第2种。
• 建立个临时文件夹，用于保存临时文件。

　　（3）对于临时文件小方法

　　通过微信/钉钉/飞书等通讯工具发出的文件，直接对话框内点击文件，word打开，处理完成后保存，然后在转发刚才的文件消息即可。

　　因为文件已经存在电脑的某个位置了，处理完保存后，直接转发的就是处理后的文件。

　　3. 其它方法

　　借助工具，如Everything、腾讯桌面、dropit等文件管理工具。

　　当然，如果自己有了文件存储规范，工具的作用就不是那么重要了。

　　四、总结

　　这是我目前的文件管理方式，整体使用来看还是可以满足自己的需求的，当然这也是给大家提供个思路，毕竟适合自己才是最重要的。

　　如果你觉得这种存储方式还不错，但是懒得建文件夹。

　　我做了个批量生成文件夹的.bat文件（不支持Mac），直接在文件夹内点击运行就可以批量生成和我目前一样的文件夹，无需手动创建。

　　本文由 @王大鹿 原创发布于人人都是产品经理。未经许可，禁止转载

　　题图来自Unsplash，基于CC0协议