如何在会议上高效沟通

如何在会议上高效沟通

开会，对于每个人来说应该都不陌生，同时，开会也是一种常见的沟通方式。但是，尽管我们经常参加会议，这些会议中能够称得上是高效会议的却相当有限。我相信很多人都有这种感觉，很多会议雷声大雨点小，浪费了大家不少时间和精力，却毫无结果。

会议原本是工作当中必不可少的一种沟通手段和工作展现方式，为什么却变成不参加不行、参加又浪费时间的“鸡肋”了呢？我想这其中的原因有很多，比如：会议缺乏准备，目标不明确；会议流程不清晰，开着开着跑题了；本来跟你的工作没太大关系，组织者为了凑人数硬让你来参加；流于形式，没有实质内容；等等。虽然这些会议都属“鸡肋”，但也都需要参与会议的人员投入一定的时间和精力，因此令他们感到非常疲惫甚至厌烦。

那么，一个可以实现高效沟通的会议标准是什么样的呢？我认为应该具备以下五点：

01

会前准备充分

任何一次会议，不论主题是什么，事先都要进行充分的准备，会议的目的、会议的议程等，都要进行认真的筹划和准备，否则会议的效率就很难提高。

在召开会议之前，还要留给会议的各个参与方足够的准备时间，并在正式召开会议前积极认真地征求各个参与方的意见与建议，鼓励参加会议的人员进行沟通交流，促使他们在某些方面达成一致，从而尽量缩短会议时长，提高会议的沟通质量和效率。

02

与会人员角色明确

在会议召开之前，应该明确会议当中的哪些人分别承担什么角色。比如根据会议的内容，确定由谁来负责召集此次会议，谁负责主持会议，谁负责会议记录，谁负责整理会议纪要，等等，这些都要梳理清楚。

对于与会人员的选择也应遵循少而精的原则，与会议主题有关联的人员可以参加，但不要为了显示对某些人的尊重或盲目追求会议规模，让大量无关人员参加，从而浪费大家的时间。参加会议的人员中有谁需要发言、哪些需要旁听等，也要事先明确。正所谓，“一个萝卜一个坑”，每个参与会议的人员都不是多余的，会议的效率才有可能提高。

03

学会换位思考

这一点我觉得非常重要，大家有必要重视起来。

在《增长黑客》这本书中，就有一个非常有趣的设计。公司高层设计了一个增长小组，这个增长小组很特殊，它不是完全由某一个部门的人组成，而是由几个跨部门的专业人员共同而成。其中有技术部的、有产品部的、有市场部的、有客服部的、有数据分析部的，几个人组合在一起，成为一个增长小组，目的是实现高效的沟通，专注目标增长。当这个增长小组要完成一项任务时，他们彼此之间配合起来也特别容易。为什么会这样？

原因就在于，小组中的每个成员都非常清楚自己部门的做事方法，所以一旦某个环节出现问题时，负责该环节的成员就会立刻拿出本部门解决相应问题的最佳方案，非常高效。

反之，如果不是在这个小组当中，当公司的某项业务出现问题，需要几个部门进行协调时，很可能就会出现各部门相互推诿的现象。因为大家都站在自己的角度来考虑，不会换位思考，那么沟通自然就不会顺畅，即使开会讨论效率也不会高。

因此，换位思考这个标准，是实现会议高效沟通的一个非常重要的底层要求，如能在实际工作和生活中灵活运用它，定能受益无穷。

04

会议要充满创意

一般来说，我们开会的目的是希望集思广益，和与会人员一起碰撞出更多的想法，或者就某个问题做出决策。但如果你想在会议中获得更多想法和创意，就要用到“头脑风暴法”这个工具。

05

流程科学有序

在会议中运用头脑风暴法时一般不做决策，大家只需畅所欲言地提供想法，但如果是需要做决策的会议，很可能会出现扯皮、流程混乱的情况。大家在会上发言毫无程序，每个人都站在自己的立场上，而且人越多，争论越多，结果争到最后也得不出什么有用的结论。这显然不是什么好现象。

怎样才能让会议不沦为争吵大会呢？英国思维大师、专门研究大脑思维问题的爱德华·德博诺教授提出了一个方法，叫“平行思维法”，运用这种方法来引导会议流程，就能让会议变得科学有序，并且最终引导达成会议决策。