画室专用的教务系统-课时管理软件

作为开了 3 年小画室的人，前两年没装教务系统时，每天不是在 “排课对账” 就是在 “被家长追问” 的路上 —— 排课错把老师时间弄重，得挨个道歉；家长问孩子剩几节课，翻文件夹翻到出汗；月底算课时费，Excel 公式错一个，熬到凌晨两点重算…

直到去年试了爱耕云，才发现教务系统不是 “奢侈品”，是真能救命的 “工具人”。今天就掰扯下教务系统的意义，再说说爱耕云那些让我相见恨晚的好处，给同是教培人的朋友避避坑。

一、先搞懂：教务系统到底解决啥核心问题？

其实很多小机构老板会想：“我就十几二十个学生，手动记也能行”，但真的越往后越累 ——

人工排课：错一次课，要跟老师、家长、教室管理员三方掰扯，浪费半天；

学员档案：纸本记录丢一张就慌，想查某个孩子的出勤，翻半小时找不到；

家校沟通：家长每天问 “今天上课没”“作业是啥”，老师重复回复几十遍，没时间备课；

财务对账：收学费手写收据，算课时消耗靠 “数格子”，月底对账差几百块都不知道哪错了。

教务系统的意义，说白了就是把 “人工跑腿” 的活交给系统，把人从琐碎里解放出来—— 不用再跟 Excel 死磕，不用再怕漏记信息，能专心琢磨怎么把课教好、怎么招更多学生，这才是机构能长久的关键。

二、用爱耕云半年，这些 “实在好处” 我逢人就夸

1. 排课从 “头秃 2 小时” 变 “5 分钟搞定”，再也不用跟日历较劲

以前排课，我得把老师时间表、教室使用表、学员报课表摊在桌上，对着看半天：“李老师周三下午有空吗？”“2 号教室是不是被书法班占了？” 要是临时调课，得一个个发微信通知，漏一个人就出乱子。

现在用爱耕云排课，鼠标拖一拖就能定时间，系统会自动提醒 “老师时间冲突”“教室已占用”，根本不用自己盯。调课更简单，改完点一下 “同步通知”，老师和家长手机立马收到消息，省了我至少 1 小时沟通时间。

2. 学员信息 “一搜就有”，再也不用翻纸堆

之前学员档案堆了一柜子，有次找个孩子的剩余课时，翻了 20 分钟没找到，家长在前台等得不耐烦，特别尴尬。

现在在爱耕云里输个孩子名字或家长手机号，报班信息、上课记录、缺勤次数、剩多少课时全出来了，还能批量导出数据。就算有老师离职，新老师打开手机就能摸清每个孩子的情况，不用再花一周交接。

3. 财务对账 “零熬夜”，钱的事儿清清楚楚

月底对账曾是我的噩梦 —— 收学费要记手工账，算课时消耗要对着学员表 “数次数”，老师工资要按课时费标准一个个算，错一个数就得从头来，经常熬到后半夜。

爱耕云能自动记每笔收费、退费，学员上完课系统自动扣减课时，财务报表直接生成：今天收了多少学费、哪个课程最赚钱、老师这个月该发多少工资，打开手机就能看。上个月对账，我只用了 20 分钟就搞定，第一次 12 点前睡了觉。

4. 家校沟通 “零障碍”，家长满意度涨了不少

以前家长总担心 “孩子有没有好好上课”，每天问 “今天学了啥”“作业是啥”，老师要花 1 小时回复消息，没时间备课。想发孩子课堂照片，得一个个私发，特别麻烦。

爱耕云直接连微信小程序，家长不用下载 APP，扫码就能用 ——

孩子一考勤，家长手机立马收到 “已上课” 通知；

老师布置作业、发课堂照片，家长能直接看，还能评论互动；

快到续费时间，系统会提醒剩余课时，不用我尴尬催费。

这半年明显感觉家长配合度高了，续费率比去年涨了近 30%，有家长说 “能随时看到孩子进步，觉得钱花得值”。

5. 招生搞活动 “不费钱不费劲儿”，老学员带新超方便

以前招生靠发传单，印了 500 张，回来只留了 10 个电话，钱花了没效果。想搞个拼团报课，得手动记名单、算优惠，乱得很。

爱耕云里有现成的裂变工具：拼团、优惠券、幸运抽奖，一键就能做活动。老学员把活动分享到朋友圈，新客户报名后，老学员能得课时奖励，不用我再去 “求着” 老学员介绍。

更实用的是，系统能跟踪 “客户来源”—— 知道是拼团来的、还是优惠券来的，下次就重点投效果好的渠道，不浪费钱。

6. 价格良心，小机构也用得起，操作还简单

我之前也试过大品牌系统，动辄一年上万，功能复杂得学半个月，最后因为 “用不明白” 弃了；也试过低价的，结果看个学员照片还要额外收费，特别坑。

爱耕云一年才一千左右，算下来一天不到 3 块钱，6 万多家机构在用，性价比真的高。而且操作特简单，我妈（50 多岁）来帮忙盯前台，看我演示一遍就会用了。售后也给力，周末有问题发消息，半小时内就有人回复，不用怕出问题没人管。

最后说句实在话：

如果你的机构学员超过 10 个，或者已经觉得 “排课对账占用太多时间”，真的可以试试教务系统。我用爱耕云这半年，至少多了 2 小时备课时间，少熬了 10 次夜，家长投诉也少了，这就是最直观的改变。

当然，选系统不用盲目跟风，像爱耕云这种 “轻量化、性价比高、操作简单"的，对小机构来说就很合适。如果你们有用过其他系统，也欢迎分享经验，咱们一起避坑~