陈春花：面对变化，组织结构如何调整？

面对环境变化和经营挑战，企业如何让组织成员发挥最大效能？本文将从组织结构设计的视角出发，为企业管理者提供一些实用思路与方法。

春暖花开

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企业组织的架构通常都是在不断地变动之中。

企业如果经营成功，其规模会不断扩大。他们会采用新技术，设计新产品，并开发新的市场，甚至可能成为跨国性的企业。

相对地，经营不善的企业，也不断处于变动的状态，他们可能被迫关闭某些部门，或停止生产某些产品。

在这些变动发生之际，公司的组织架构也需要跟着调整。

好的组织架构，也就是能让组织成员发挥最大效能的架构。

1. 让成员的任务和分工清楚

很多组织成员并不清楚到底应该做哪些事情，有问题的时候应该找谁，也不明白他们应该担负哪些责任，以及他们的功能为何。

举例来说，假定某个组织只有老板和助理两个人，虽然结构很简单，但如果老板一直没有把助理的工作和责任范围讲清楚，那么这个助理永远搞不清楚究竟哪些事情该做，哪些事情不该做，完全凭老板的意思行事。由此可见，这个组织的架构虽然简单但并不明确。

2. 让员工管理符合经济效益

组织的结构必须能够让成员拥有适当的发挥空间，这才符合经济效益。

在这样的结构里，成员彼此的沟通应该是很容易的，而对下级的监督也不需要太过费心。个人的权责应该明确地限定，以尽量减少上下级的摩擦。

3. 以满足顾客需要为主要考量

好的组织架构可以实现成员对组织发展目标相一致的看法。组织结构的设计，必须让成员把注意力放在整体的主要发展目标上。

例如，设计部门、生产部门和销售部门，都应该把满足顾客的需要当成主要的考虑因素。也就是说，好的设计不应该只重视技术或艺术层面的完美与否，而应该是以满足顾客需要为主要考量。

4. 让每个成员都能在某方面培养技能

这个条件可分成两个层面来看：

第一，每个人都应该在其专业领域得到自我发展的机会；

第二，个人所拥有的专业技能，对组织来说都不是没有用处的。

5. 既能保持稳定，又能适时调整

组织结构一方面应该稳定，另一方面又应适时地调整。

稳定的组织结构能让人有种安全感，以便把精力专注在工作上。如果员工没把握这份工作还能做多久，就不可能对工作投入多少心思。

但是，在环境变动的情况下，组织架构应该还是能够适时调整，以应对外在的压力。

企业组织在规划新人招募和升迁制度时，应该确定各个职位都能找到具有优异的工作能力和经验的人来担任。组织内部的层级不应该过多，以便让年轻而具有发展潜力的人，有机会升到高层主管的位置。

同样地，在规划工作内容时，也应该让每个员工都有机会自我提升，让他们有主动提出建议，以及发挥专业知识和技能的空间。同时，员工也应该有机会不断学习新的东西。

在这样的组织里，如果某位高层主管离开，马上就可以找到具有丰富经验的人来接任。同时，这样的组织也会拥有很多能力经过考验的人才，随时可以把新的任务交付给他们。因此，组织的运作也就可以长期地维持下去。

组织结构的设计，并不是机械的工作。组织就像有机体一样，组织的设计，应该是一种有机的过程。因此，没有什么固定的公式，也没有固定的程序可以遵循。

同时，没有任何组织是完美无缺的。在组织设计的每个阶段当中，都有很多不同的方案可以选择，每种方案都有其优缺点，在做最后决定之前，必须谨慎地评估每一项方案。

在决定组织结构的时候，则可以通过系统化的方法，来找到最适当的方案。

组织设计的过程，可以分成以下几个阶段： （1）确认有哪些主要功能是产生预期结果所不可或缺的； （2）将这些主要功能予以分类； （3）对必要的决策加以分析； （4）分析各个重要功能之间的关系。

• 在确认组织主要功能时，以下因素可以当成判断的基础

第一，在哪些方面特别具有优势，可以决定组织经营的成败。

比如，两家大型百货公司都有属于自己的实验室，但它们的实验室所发挥的功能并不相同。第一家百货公司的实验室主要是用来测试采购的商品，而第二家百货公司的实验室则主要是用于开发新的产品。那么，对后者而言，实验室扮演着重要的角色，但对前者来说，则只是附属的单位而已。

第二，哪些方面的表现不能稍有疏忽，否则就会引发严重的后果。举例来说，如果飞机的维修标准稍微降低一些，就可能会导致严重的灾难发生。

第三，哪些价值是企业组织最看重的。比如，某些报纸会将消息的真实性当作最重要的原则，有些公司则认为产品的品质是最重要的事，并以此为傲。

• 组织的结构设计，应该能够对公司的决策有正面帮助

也就是说，决策对未来可能造成的影响，必须慎重地考量。例如，有关工厂应该设在哪个地方的问题，一旦做了决定，就会有长期的影响。至于会议室应该刷上哪种颜色，则可以说是无关紧要的决定。

有些决策会对其他决策构成影响，例如，员工的薪资大幅度地调高了，那么产品价格也必须跟着调涨，公司的销售和利润也可能会相应受到影响。

决策次数的多寡也是必须加以考虑的。例如，有关员工休假的问题就是经常性的决定；而有关员工薪资分配的决定，则是非经常性的。

组织结构的设计，应该有利于决策的制定。而决策也应该是由越低阶层的主管来制定越好，这是规划组织结构时所应该遵循的原则。

• 必须考虑企业组织各个功能彼此之间的关系如何

例如，生产控制部门和制造部门之间的关系，可能就比该部门和长期规划部门的关系来得更密切。因此，生产控制部门最好是由负责制造的主管来管理。

一般来说，功能相似的业务，最好由同一个经理来负责。相对地，不同性质的业务则应该分属于不同的部门。

顾问和指导性质的工作，需要很大的专注力，因此最好和工厂操作部门隔得远一些。而它们所配置的人数应该力求精简。负责这些部门工作的人，则不应该肩负其他操作方面的责任。

有些组织功能不仅总公司用得到，各级单位也会需要，例如会计等。因此，除了总公司必须设立会计部门之外，子公司也都需要会计部门。（本文完）

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