不写需要对方猜测的文章

本文节选自

《精简写作：

博报堂演讲撰稿人教你写出好文章》

ISBN：978-7-300-33643-5

【日】蟇田吉昭（ひきたよしあき）著

郭一娜 译

2025年3月出版

中国人民大学出版社

脱离要点 文章冗长

卫生间里有这样一条告示：

如果将纸巾放在地板上，可能会被别人误认为是垃圾丢入马桶，从而导致马桶堵塞无法使用。为了他人着想，请大家配合。

这段文字很难懂啊。到底想让人们配合什么？为什么会出现这样难以理解的表述？完全可以改得简洁些—— “请将使用后的纸巾扔进指定垃圾箱”。这样写肯定更易理解吧？

写这则告示的人或许一开始也打算这么写。但写着写着，脑海中可能就涌现出 “如果语气太强硬招致投诉就麻烦了”或者 “我真的不擅长用命令口吻啊”等想法。

如果这样从一开始就随便写，思路很快就被情绪和感情左右，文中的理由（借口）就会越来越多，甚至还会产生“是不是要再详细解释一下”的疑问。文章也就随之越写越长。

我认为，首先要写下 “在卫生间张贴告示的目的”。如果能先总结出目的，即 “让人们将用过的纸巾扔进垃圾箱”，那么之后只需稍微软化一下文风，或者解释一下情况就可以了。

回避想要表达的内容、有意模糊重点，文章就会变得冗长。

随着社交网络的发展，每个人都能自由地用文字表达思想。同时，由于过度担心被投诉、被排斥和遭受网络暴力，越来越多的文章刻意模糊要点、避免明确表达观点。如果是相互理解的朋友之间交流，或许无须采用命令的口吻。然而在商界，写作的心态则不同。

对于商业文书来说最重要的，是在不给对方造成压力的情况下，告知 “该如何行动”。态度是否傲慢，是次要的。

管理者敦促使用者采取 “将纸巾扔进指定垃圾箱”的行动，才是撰写卫生间告示的真正目的。

不写需要对方猜测的文章

我再举个例子。“本产品若直晒，可能会变色。”这种表述很常见。人们大概能理解 “应该将其存放在避免直晒的地方”。但是，“可能会”这种暧昧的说法并没有明确告诉消费者是否真的需要改变存放地点。

如果文章需要读者去猜，难免引起歧义。因此，如果你真希望对方采取行动，就应该明确表达 “存放本商品时，请避免直晒”。促使对方采取正确行动的意念很重要。

演讲撰稿人的工作是为客户撰写演讲稿或评论。写作内容不应是笔者的言论，而应代表客户的声音。

客户 “不想说的话”该如何表达？ “内心深处的感受”怎样表述？可以说，演讲撰稿人工作的大部分时间都在揣摩客户的内心。

客户那边也一样，就像本章开头提到的卫生间告示，当需要断然向他人做出命令或请求时，就会不由自主地想 “逃避”，试图通过描述情况糊弄过去。

“这样说会不会被认为傲慢、招人厌恶？不会遭人投诉吧？”为了消除客户的此类担心，我们首先要写出自己能够接受的文章，然后再让客户接受。这不仅需要技巧，还需要强大的内心。

可以说，演讲撰稿人的工作，就是花费大量时间倾听客户心声，从中找出要点，按照逻辑排列，然后将要点总结成客户本人能接受同时也能令他人信服的精简文章。

害怕别人说三道四，一旦写出来就会被批评 “傲慢”……越想避免这种情况，文章就会写得越长、越支离破碎。

为了避免这种情况，我们要具备从书籍、文件、会议、商谈等内容中找出要点、准确表达的 “总结能力”。

总结能力是精简写作的根本能力。

提升总结能力的方法

用“一页一行法”提炼要点

接下来，我按照如何找要点、如何写总结这个顺序依次介绍。

首先要做的是从写作对象，比如书籍、资料中找出能成为要点的部分并进行解读。

广告公司制作策划书、提案书时，往往会收到客户事先提供的包括商品名、开发背景等在内的材料。这是一份传达客户热情的详细而厚重的资料。然而，如果将所有信息都塞进15秒、30秒的广告，消费者就无法理解产品的优点到底在哪。

这份材料最重要的部分是什么？我们通常要多读几遍才能找到。如果不这样做，就写不出有分量的策划书。

在商界，阅读能力往往体现在寻找要点的能力上。如果怀着轻松的心态去读材料，就很难抓住核心，更不用提完成提案书、策划书或报告了。

下面我就教你如何在不夹杂主观感受和个人情绪的前提下找到核心的秘诀。

一页一行法

第一个方法是画重点。

你可能会问：“啊，就这？”但实际上，很多人不擅长画线。

我为中小学生上日语课。时间长了，只要看一眼学生的课本，我就知道 “这个学生能通过哪些考试”。

成绩好的孩子，只在课本最重要的内容下面画线。而勤奋但成绩却不理想的孩子，课本往往被五颜六色的线画得密密麻麻。

学习能力表现在能否找到核心内容上。这同样适用于商界。

职场公认 “能干的家伙”，画重点的方法就不一样——只在重要部分下方画线。他们发言时往往也能切中要害。

那么，到底如何画重点，才能提升阅读力？不管是在书上还是资料上画重点，一页只画一处。

就这些。这就是一页一行法。

按照这个原则去阅读，不断地去粗取精：一边果断地舍弃不必要的部分，一边阅读。

第一遍粗读时，不要画线。快速浏览一遍后，再从头开始细读。这时，要以一页一处为目标，寻找最重要的词句。

当发现 “就是这儿！”时，再画上短线。

如果认为某一页没有重点内容，也可以不画线。相反，即使发现好几个重点，也要在比较权衡后，最终选择一处。

据说，不同的书籍和资料中，对工作有益的部分往往只占文章整体内容的10％。所以，就让我们养成去粗取精、只读重点的习惯吧。

反复琢磨画线词

当你在资料的最后一页画完重点后，请放松下来，再客观审视一下。可以换个时间或地点，让自己冷静下来，就像看连环画一样，多翻阅几遍画过重点的资料。

比如，假设你正在阅读一本关于AI的书。你可能会在“智能的爆炸式进化”“虽不聪明但勤奋的伴侣”“能记忆、工作，但不能思考”“风险在于人们的错误使用”等处画线。

你一边回忆书的内容，一边合并、分解这些画线词句，琢磨着 “如果勤奋但不能思考的人被错误使用，风险确实会增加”或 “最重要的或许是我们不要错误地使用”。这里没有一定之规。当你反复推敲选出重要词句时，就能找出一个让你觉得 “啊哈，这不正是作者的核心思想吗？”的要点。

即使找不到也别灰心。从书中获取知识很重要，但更重要的是利用书的内容来激活你的大脑。

顺便说一下，我画线时使用的是怀旧版 “红色铅笔”。我曾试过记号笔和各种圆珠笔，但它们的对比度太强，以至于画完线后很难重新阅读全文。

还有一种方法是根据笔记颜色区分 “重要内容”或 “有趣内容”，但我不推荐。如果你找重点时总在考虑 “这个地方很重要，应该用红色”时，就会停止思考，分散 “阅读”的注意力。

通过从书籍和资料中提取重要句子、在脑海中反复琢磨，你不仅能获得书中知识，还能增强自我思考能力。

如果画线太多，就无法合并或分解这些语句，最终只是简单地读了一遍而已。

阅读是寻找，也是思考的过程。

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