《电子档案管理办法》将于11月1日施行，要求档案业务全流程管理

近日，国家档案局签发第22号令，发布了《电子档案管理办法》。该管理办法将于2024年11月1日起施行。

《电子档案管理办法》主要规范了“电子文件归档及之后的电子档案管理各环节”，对电子档案的归档到保管使用、转移、备份、利用开放、销毁的生命周期全流程进行了全面规定。

01.《电子档案管理办法》总则

适用范围及管理要求

“总则”，共八条，规定了立法目的和依据、适用范围、管理要求和效力、基础配置保障及电子档案安全保护要求。

● 电子档案定义：是指机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人在履行法定职责或者处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输、存储的，对国家和社会具有保存价值并归档保存的各种信息记录。

● 两类适用主体：一是档案形成单位，机关、团体、企业事业单位以及其他组织；二是档案馆，统称“组织机构”。

● 基础保障要求：组织机构需配备档案信息化基础设施，建立管理机制、标准规范体系、安全体系、人才队伍，满足电子档案管理的实际需求。

● 再次强调电子档案效力：电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

02.电子档案的全流程管理

全面规定，涵盖全生命周期

1）电子文件整理与归档：

“电子文件的整理与归档”，共六条，规定了电子文件归档的总体要求、归档格式、归档电子文件的整理、电子档案编目等内容。

① 电子文件归档格式要求：电子文件应与元数据一起归档，具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，并且能够支持向长期保存格式转换。

② 电子文件及元数据归档时技术要求：不得采用非开放的压缩技术、非开发的加密技术措施，并且完整采集描述电子文件内容、结构和背景信息的元数据及其整个管理过程元数据。

③ 关于带数字签名信息的电子印章归档要求：党政机关电子公文归档，不保留电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。

2）电子档案移交与接收：

“电子档案移交与接收”，共四条，规定了电子档案的移交接收期限、移交接受方式及程序及对于移交档案的特殊要求。

① 移交接收期限：需定期向档案馆移交电子档案；专业性较强或者需要保密的电子档案，可以延长向档案馆移交的期限；未到国家规定移交期限的电子档案，在明确划分权责后，可以提前交档案馆保管。

② 移交接收方式：

• 在线移交，在符合安全管理要求的网络和信息系统进行。

• 离线移交，配备符合安全管理要求的存储介质进行离线移交。

③ 移交接收程序：双方对电子档案经真实、完整、可用、安全检测，合格后可移交。电子档案不保留电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。采用技术手段加密的文件解密后去除加密措施后移交。

3）电子档案处置与保管：

“电子档案保管与处置”，共七条，规定了电子档案保管，备份、电子档案转换迁移、电子档案到期鉴定及销毁等内容。

① 保管要求：

• 保管范围：电子档案+传统载体档案数字化成果进行统一管理。

• 国家档案馆特殊要求：建设应用系统支持接收到销毁全流程管理工作。建设专用局域网络，配备服务器、存储、安全等设施设备，集中管理档案数字资源。

② 备份要求：

• 备份范围：电子档案数据+电子档案管理系统。

• 备份数量：至少三套完整数据，“一套在线应用，两套备份”。

• 备份方式：在线方式+离线方式。

• 存储介质：在磁介质、光介质、缩微胶片等介质中选择至少两种异地备份。

• 异地备份：重要档案异地备份、有条件的可建设灾备系统。

③ 转换迁移要求：迁移过程“事前、事中、事后”全过程管理：事前技术分析、风险评估，事中留存过程记录，事后四性检测；转换迁移范围：档案数据+档案系统。

④ 鉴定要求：定期对到期的电子档案进行鉴定，对仍需继续保存的应当重新划定保管期限。

⑤ 销毁要求：需履行相关审批手续，禁止擅自销毁电子档案。在线存储设备、容灾备份等系统和离线存储介质中彻底删除。记录销毁范围、数量、大小以及审核人、操作者等信息。

4）电子档案开放与利用：

“电子档案保管与处置”，共六条，规定了规定了电子档案的开放要求、利用渠道、档案数据资源再利用及档案共享等内容。

① 开放要求：符合国家法律法规，档案馆通过网站或者其他方式定期公布开放电子档案目录。

② 利用渠道：充分利用政务网、互联网等渠道；根据不同服务对象和利用范围，建立相应网络的档案数字资源利用服务平台。

③ 利用者要求：不得擅自复制、篡改电子档案，不得损害国家利益、社会公共利益和其他主体合法权益。

④ 档案数字资源再利用：利用人工智能等信息技术，开展编研、展览和建设专题数据库等工作。

⑤ 电子档案共享：档案主管部门推动档案数字资源跨区域、跨层级、跨部门共享利用工作。

泛微·文书定电子档案管理方案

泛微·文书定数字档案管理系统提供了电子档案全门类、全生命周期线上化管理方案。

1）档案预归档平台：

文书定按照业务管理维度展现前端归档数据，支持通过接口对接方式完成数据接收；也可通过手工创建的方式进行手动数据接收。以电子原文+元数据的组合进行归档。

对于归档周期较长、自动分类规则不明确的档案，可预先进入预归档库，由兼职档案管理员或部门业务人员进行日常维护，保证档案完整性。

2）档案接收：

支持数字化副本全量接收、业务系统数据自动归档、手动新增上传归档等，对各个渠道接收的数据进行分析、处理，支持与条目中的元数据（档号、题名等）实现电子文件名称和著录字段关联匹配，实现批量挂接，实现电子原文和条目的统一管理。

对有价值的档案进行排序、编号、著录、组卷等操作，整理完毕后移交整理库。

3）档案管理：

档案整理完成以后，支持档案后续的一系列标准动作，包括加盖归档章、流程审批归档、版式文件转换等。满足档案管理标准合规性的要求。

4）档案鉴定与处置：

满足于档案生命周期管理过程中所设计到的开放鉴定、销毁鉴定、密级鉴定、保管期限鉴定等，每个鉴定的动作都能在系统中保留痕迹。

5）档案移交与接收：

对于集团性企业可能会涉及档案的移交处理，在统一部署的情况下支持通过流程驱动实现在线内部移交接收，对于独立部署或是有进馆需求的档案，文书定支持在系统中生成符合要求的EEP封装包，进行外部的移交和接收。同时系统会自动生成移交清册记录移交全过程记录。

6）档案利用：

通过全文检索、条件检索等多种方式快速定位所需要的档案资料，没有权限的档案结合借阅管理实现电子档案和实体档案的线上借阅审批和授权，以及实现对于档案编研再利用的过程化管理。

7）智能化档案：

文书定借助RPA、OCR、智能AI的方式实现档案的自动收集.自动分类.自动著录.智能搜索，帮助组织统一管理电子和纸质档案，让档案的收管用与业务融合。

8）档案防篡改：

基于自主的电子签名核心技术，为收集到的电子文件加盖电子签名，赋予每一份电子档案防篡改的能力。并扩展到所有数字成果的存档，对业务系统任何信息数据文件进行防篡改归档，让所有数字化成果可查可验可信。