解读《会计信息化工作规范》，聚焦电子会计档案管理

为贯彻落实《中华人民共和国会计法》的有关要求，规范数字经济环境下的会计工作，推动会计信息化健康发展，财政部于2024年7月26日印发《会计信息化工作规范》（财会〔2024〕11号），该规范将于2025年1月1日起施行。

《会计信息化工作规范》（以下简称《工作规范》）对电子会计档案提出了诸多最新要求和工作指导。

01 电子会计档案的法律地位和效力

政策原文：（第三十二条）来源可靠、程序规范、要素合规的电子会计凭证、电子会计账簿、电子财务会计报告和其他电子会计资料与纸质会计资料具有同等法律效力，可仅以电子形式接收、处理、生成和归档保存。符合国家有关电子会计档案管理要求的电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。

政策解读：财务人员对于来源可靠、程序规范、要素合规的电子会计凭证、电子会计账簿、电子财务会计报告和其他电子会计资料是否可以不再打印为纸质件进行存储、保管，一直存在疑惑和顾虑，《工作规范》给出明确规定，支持电子会计档案可仅以电子形式接收、处理、生成和归档保存。

02 电子会计档案的安全管理

政策原文：（第三十七条）单位会计信息化工作应当统筹安全与发展，遵循《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国数据安全法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规的有关规定，切实防范、控制和化解会计信息化可能产生的风险。

政策解读：首先，各单位需建立和完善电子会计资料的管理制度，包括形成、收集、整理、归档等环节，并确保电子会计档案的保管、统计、利用、鉴定和处置等符合国家规定。

在日常工作中，应采取可靠的安全防护技术和措施，如安全认证、电子签名、数字加密和可信存证等技术手段，防止非授权访问，防范数据被篡改，保证电子会计档案在传递及存储过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。

各单位应对电子会计资料进行备份，确保备份信息的方式、频率、存储介质和保存期等符合规定，以保障会计资料的安全、完整和可用。对于在境外设立分支机构的单位，其数据服务器即便部署在境外，也应在境内保存电子会计资料备份，备份频率不得低于每月一次。

03 电子会计档案的技术要求

政策原文：（第二十六条）单位会计信息系统应当适配电子凭证会计数据标准，具备处理符合标准的电子会计凭证的能力，并生成符合标准的入账信息结构化数据文件。

（第二十一条、第二十二条）鼓励探索大数据、人工智能、移动互联网、云计算、物联网、区块链等现代信息技术在会计领域的应用，提升会计信息化水平，促进会计工作的集约化、自动化、智能化。

政策解读：在电子会计档案的形成过程中，电子会计凭证需要符合财政部等9部委在2024年3月22日发布的《电子凭证会计数据标准》（2.0版本），包括电子凭证会计数据标准：含增值税电子发票、全面数字化的电子发票、铁路电子客票、航空运输电子客票行程单、电子非税收入一般缴款书、银行电子回单、银行电子对账单。

对于提升电子会计档案的集约化、自动化、智能化，需要前端会计软件具有符合国家统一标准的数据接口，输出归档的电子会计资料应符合国家有关电子文件归档与电子会计档案管理的要求。档案管理作为会计工作的收官关键，应用新技术，有助于加速财务人员从核算会计向管理会计转型，同时有利于国家双碳目标的实现。

04 构建安全、合规、高效、智能的档案管理系统

开灵科技电子会计档案管理平台，依托国家电子凭证会计数据标准与财税政策，满足企业安全、合规、高效、智能的档案管理需求，帮助企业完成财务信息化的“最后一公里”：

1.数据获取：系统能够从多个数据源获取数据，并对数据进行预归档和整理。

2.扫描影像压缩与处理：能够以最小的空间保存精度最高的图片。图像增强、图像转正等功能。

3.OCR识别平台：私有化部署，可自训练，能够识别多种文档类型，提取关键信息，实现信息交换和结构化输出。应用场景包括对各种发票、票据、审批表、银行回单等的识别和分类。

4.自动采集匹配，预归档、星链图：根据档案来源和流程类型，自动进行收集和完整性校验，预归档页面可与账务系统、审核流程嵌入集成达到事中合规性管理。通过星链图可以查阅任意数据组的组装情况，适应一笔单据被多次引用快速关联查看场景。

5.档案四性检测标准：依据《电子会计档案管理规范》（DA/T 94 - 2022），对电子会计档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。文件收入系统后，会自动完成四性检测动作，未通过的可查看其异常原因，四性检测报告可以与财务稽核审核流程打通。四性检测核心逻辑包括电子档案数据总量与结构文件的完整性、电子档案元数据的完整性、纸质档案移交的完整性、外部数据真实性校验、可用性检测、安全性检测等方面。

6.借阅管理：账号职能按照职能划分，可在档案系统中为审计人员开通职能账号，限制菜单栏、目录数以及关键字段屏蔽；权限托管对每个账号设置可设置托管权限，满足审核人员或档案人员应休假不能进行借阅审批与出库审批；角色划分按角色分配相应查看权限与操作权限。可利用全文检索、分类检索、属期检索、立档人检索等条件交叉检索出最终结果，优化利用体验。

7.纸质档案库房上架流程：电子资料生成电子文件清单，自动成册（电子档案），完成归档，打印盒脊和库位码，粘至档案盒，实物档案批量入库上架。

8.电子会计档案移交：完成组卷/编盒的财务档案可批量进行档案移交，并生成移清册，对应收单岗会收到档案接收待办，扫描条码即完成签收。

《会计信息化工作规范》的出台，为电子会计档案的管理提供了明确的指导和规范，推动了会计工作的数字化、自动化和智能化。随着技术的不断进步和规范的深入实施，电子会计档案将在提高会计工作效率、确保数据安全和促进信息共享等方面发挥越来越重要的作用。

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