交易分类，财务记账的明智之选

文章介绍财务记账软件中“交易分类”功能的重要性，如何通过分类更好管理财务，以及使用交易规则自动分类交易的方法，帮助做出有效商业决策。

一、交易分类是什么？

通常来讲，财务记账软件中的“交易分类”功能，不仅仅是将交易进行整理，它还能够识别特定交易的目的和上下文，并将其与相似的交易归为一组。你的交易会被分配到特定的类别中，以帮助你理解它们与业务的关系以及它们如何影响你的预算。例如，你可以根据分类快速识别出车辆费用、工资等。你还可以看到哪些费用在不同月份有所变动，哪些费用更重要或次要，以及哪些费用出现了增长或下降。

二、为什么对交易进行分类很重要？

交易分类使银行对账变得更加容易。这样一来，每个已处理的事务都会被放置在预定义的类别下。这有助于您在对账过程中轻松识别银行对账单中的交易并将其与账户记录进行匹配。

通过分类，您可以了解和跟踪您的收入和支出，轻松检索信息并发现错误。规划预算也变得更加容易。通过您设置的各种类别，您可以可视化您的费用趋势并在不同类别之间进行比较。所有这些都可以帮助您掌握现金流并做出有效的业务决策，尤其是在确定您的支出模式时。例如，确定您每年收入的30%用于节日礼物，这可以帮助您在未来更好地控制这笔开支。

当您拥有详细且有条理的记录时，在报税季节申报小型企业支出和应对审计也会变得更加容易。通过识别并扣除与业务相关的支出，您可以降低税务负担，确保只对利润缴纳税款，而不是对财政年度内企业的总收入缴税。

三、如何有效地对交易进行分类

第1步：区分您的帐户并同步您的银行信息

首先，要将您的业务和个人财务分开。如果两者混合在一起，会使会计工作变得更加困难，特别是在审计的情况下。完成这一步骤后，将您的企业账户的银行信息同步到会计软件中，这样您的交易就会自动同步到软件里。

当您导入银行对账单或自动将银行信息同步到软件中时，您需要对交易进行匹配和分类。使用Zoho Books财务记账软件，这一步骤会更加轻松。

第2步：添加类别

当处理一笔交易时，它可以被分配到主要账户下的支出或收入类别中，这些主要账户包括资产、负债、收入和提款。当您收到付款、进行支付或进行银行转账时，需要将这些交易归类到相应的账户下。像Zoho Books这样的软件已经为您准备好了默认的分类，包括一个标准的账户分类表。

一旦您确定了交易的主要类别，就要注意常见的开支，以便更好地将它们组合在一起或者分成独特的类别。交易的目的也会影响其分类方式。例如，如果您购买机器来简化工作，则该交易会被归类为资产。

当你定期审查和核对你的账户时，你会对经常遇到的各种收入和支出有一个大概的了解。基于这一点，你可以决定将交易归入哪些类别，比如工资和薪水、员工福利、健康保险、退休金缴纳、租金、互联网费用、办公设备、维护费用、商务旅行、市场营销、软件等。

虽然没有必要创建大量的子类别，但这样做可以帮助你追踪特定的固定月度成本，如租金和Wi-Fi费用等经常性支出。因此，在“固定月度成本”这样的主类别下，你可以创建针对这些支出的子类别。

第3步：找到匹配项

在软件中创建交易后，您可以将它们与银行信息记录进行匹配。

从这里开始，理想情况下，您的软件会尝试将您在软件中创建的交易与银行信息记录进行匹配。为了匹配这笔交易，您只需选择一笔未分类的交易，一个好的会计平台会为这笔交易建议最佳的匹配项。如果需要，您甚至可以进行调整。例如，如果您进行了一笔5,000元的支付，而您的银行对账单显示为5,010元（额外的10元可能是您没有记录的手续费），您可以将额外的金额作为调整添加进去，这样就完成了匹配！

如果您没有看到某笔交易的自动匹配，您可以手动进行匹配，方法是找到您在软件中创建的交易（或者创建一个新的交易），并确保它与银行对账单上的金额相匹配。在此之前，这笔交易将被标记为未分类交易。

四、交易规则如何帮助您的业务？

虽然分类是一种福音，但手动将每笔交易添加到相应的类别中会增加您的工作负担。“交易规则”有助于解决这个问题。“交易规则”是指当您向财务软件输入信息时，软件能够根据您设定的标准自动对从银行下载的交易进行分类。

一旦这些条件设置好，软件就会为您完成工作。例如，您的账户中可能有20笔未分类的交易。其中四笔交易可能与差旅费相关。如果您已经在软件中设置了识别这些费用的标准，它将自动将这些交易分类为差旅费，而不是让您手动为每一笔交易贴标签。

与交易规则相关的另一个好处是可以批量分类您的交易。只需选择交易并从下拉菜单中选择一个类别或输入新类别，就可以一次性将它们全部分类。

五、如何创建交易规则？

大多数软件在交易规则方面会有相似的功能。通常您需要选择如何应用规则（适用于收入还是支出），如何记录交易（交易类型），定义类别，并保存规则。

要在Zoho Books中创建一条规则，您需要做以下几步：

· 命名规则

· 选择适用范围（存款或取款）

· 输入交易条件（如何应用规则，比如通过金额、描述、收款人或编号来确定）

· 将其记录为特定的收入/支出

· 分配到特定账户

· 您甚至可以为这些交易规则分配报告标签，以便根据您设定的条件筛选报告数据。这将帮助您针对已分类的交易运行报告，并有助于准确分析数据。

例如，您可以设置条件将少于20美元的支出分类为办公用品支出。另一个例子是在收入交易的描述或关键词中加入“薪水”，而在差旅交易中使用“里程”作为关键词。您的软件将根据您创建的交易规则对类似的交易进行分类。一旦完成，您的交易将会显示为已分类。如果您不同意某笔交易的自动分类，您可以随时将其替换为其他分类。

现在您已经了解了交易分类如何帮助您做出更好的商业决策，接下来您只需要按照上述说明设置交易规则即可。借助像Zoho Books这样的智能云财务记账软件，分类交易变得非常简便。欢迎免费试用Zoho Books，让您的账目核对更加顺畅、改善现金流、减少税务负债等等。