湖北
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- 本期故事关键词：时间损耗 -
如何减少任务切换时的时间损耗？在工作、学习时，应规划出“时间块”。我们可以根据自己的注意力特点，把时间块设定为不同的时长，我的“时间块”一般是30分钟。
如果我们能把零散时间利用起来，时间总量虽然不会多，但是有效时间会翻倍。除此之外，还有没有其他方法来增加有效时间呢？答案是尽可能减少时间的隐形损耗。
时间的隐形损耗，是指不知不觉间造成的时间浪费。从主观上来说，我们很可能对这种损耗无知无觉；从客观上来说，我们每个人都可能存在规模可观的浪费。
听起来是不是很不可思议？我怎么可能对浪费时间的问题浑然不觉呢？因为长期处于惯性模式中，我们会失去对自我的察觉力和反省力。
时间损耗：频繁切换任务
第一种最常见的隐形损耗：由频繁切换任务而导致的时间损耗。
吴军在《软能力》里提到美国统计局的一个数据，发现一天中大部分人会时不时地发送邮件，以及在社交媒体回复消息，只有很少一部分人，会定时回复消息。
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我们观察一下周围同事的工作状态，也能发现这种情况实属普遍。大部分人工作时都会把手机放在身边，一收到短信便会立即放下手头工作回复，有电话打进来就马上接听。
蔡格尼克效应会导致记忆残留，每一次切换任务，上一个任务仍在脑海未散去，等我们真正进入状态，至少也需要3—5分钟。这3—5分钟，就是隐形的时间损耗。
我们可以计算一下，一天有多少个3—5分钟被浪费掉了？下载一个手机管理工具，可以清楚地计算手机启动的次数，手机的使用时长，观察一周，就知道自己平均一天浪费多少时间了。
这些被浪费掉的时间，乍听起来微不足道，不就是几分钟吗？但累积下来，就很可观了。假如平均一天被打断10次，每次5分钟的时间损耗，一天是50分钟，5个工作日是250分钟，即4小时10分钟；一个月为1000分钟，即16小时40分钟；一年就有12000分钟，即200小时。这么算一下，你还会觉得微不足道吗？
如何减少任务切换时的时间损耗？
在工作、学习时，应规划出“时间块”。我们可以根据自己的注意力特点，把时间块设定为不同的时长，我的“时间块”一般是30分钟。
在限定的时间块内，我会要求自己只做一件事情，不可以切换任务。规划“时间块”还有一个好处，你知道多久以后自己可以休息，这种掌控感有助于你将注意力集中到当前任务上。
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另外一种方法，是按“任务块”规划。
比如，我要创作2000字，在完成这项任务之前，绝对不能切换到其他任务。任务时长通常不一样，有的小任务可能只需要10分钟，有的任务可能需要50分钟。不管是大任务还是小任务，都可以按任务块去规划，完成一件再启动下一件。
另外，如果你在完成一项大任务，休息时间也不要切换任务。
有一次，我在写文章的同时，还交叉做着另外一项高难度任务，导致两个大任务都产生了时间损耗。因为大任务需要耗费大量的脑力资源，来回切换会导致自己无法深度沉浸于主线任务，从而降低效率。所以，在一定时间段内，最好集中注意力只做一件大任务，直到完成为止。
除电子讯息带来的任务切换，被同事、下属或领导打断也会导致我们被迫在不同任务间频繁切换。
办公室里经常发生这样的情形：某人正在完成某项工作，突然，有同事走过来沟通项目进展，或下属过来请教工作问题，抑或领导突然要求汇报项目情况。这种情况几乎每天发生，而且处理起来可能更棘手，因为这种情况导致的损耗事关更复杂的职场关系、职场发展。
“时间块”“任务块”的方法，仍然可以启用，且能有效阻止大部分的任务被迫中断。我在办公室工作，经常以“任务块”为模式，会花大概4—6小时去完成一个案件的全部基础工作，包括案件大事记、案件检索、辩论意见、代理词等，中间只有碎片式的休息。当我们养成这种工作习惯，同事、下属也会逐渐适应，中途打断的现象会越来越少。关于向领导汇报工作，我们可以主动形成一种规律性的汇报，确定固定的“时间块”。
本文节选自|《成为时间管理高手》
作者|柳一一
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