多项目管理，如何进行项目进度汇报？

在多项目管理中，有效的进度汇报至关重要，不仅能确保所有项目及时发现潜在问题、并做出相应调整，按照计划进行；同时还能获得领导层的支持和帮助。

但对于项目经理来说，最讨厌的事情之一就是做进度汇报，既浪费时间精力，又无法产生实质的效果。尤其是手上管理多个项目的时候，更加分身乏术，那么如何才能做到有效的多项目进度汇报呢？

1.如何有效进行多项目的进度汇报？

在多项目管理中，进度汇报和展示需要考虑不同的维度，才能有效反映多个项目的整体情况以及达成汇报的目的。那么根据项目经理实际的业务场景，主要可以从这三个维度进行思考：汇报的内容、汇报的频率以及汇报的方式；梳理清这三个维度的内容，就可以根据实际情况，进行有效的进度汇报了。

1.1明确汇报内容

汇报的内容会影响汇报的目的是否能达成，那么根据管理层的核心关注点以及实际需求，多项目进度汇报主要会包括：各个项目的基本信息（名称、目标、项目阶段、状态）、进度情况、资源使用情况、风险情况以及项目质量等这几个方面；这些内容也可以根据汇报场景来进行调整。

1.2汇报频率

根据项目经理的日常工作，主要会分为以下几种汇报的情形：

a.紧急汇报：项目出现了一些突发情况

紧急汇报时主要考虑汇报的内容（哪些维度出现了问题）以及汇报原因（需要什么支持），将这两点表达清楚，就能便于管理层高效进行决策。

b.临时汇报：管理层临时询问项目的情况

重点就在于简述多项目的进展情况，可以包含这三个方面：多项目的进展分别如何，所遇到的一些重点问题，最后的解决情况，是否有需要领导提供支持和帮助的。

c.定期汇报：按照项目规划，进行周期性汇报

要考虑汇报的周期以及汇报的内容，如按周/月进行汇报，或者按照里程碑进行汇报；汇报内容尽可能全面详细，便于高层领导掌握全局。

1.3汇报方式

汇报的形式也会根据不同情形进行选择，主要有两种：

a.口头汇报：适用于紧急、临时性事件的决策

主要通过会议、电话、视频等方式进行口头汇报，能直接交流和解决问题；要注意汇报的时机、考虑汇报的对象，然后决定汇报的内容。

b.书面汇报：适用于一些正式的场合，更加详细、全面

项目经理需要编写详细的进度报告，重点需要注意汇报形式、汇报内容以及汇报的周期。例如：按照周/月度来进行书面汇报，汇报的内容也会相应的有所区别。

而汇报的形式主要考虑如何展示项目进度，可通过甘特图、柱状图或表格等形式，直观展示各个项目的进度情况，包括已完成的任务、正在进行的任务和待完成的任务。

通过这三个维度的内容梳理，项目经理就能根据具体的情况，进行更加高效的进度汇报了，但以上管理方法的落地离不开对多个项目的进展情况进行监控和掌握，这也是执行中的难点。

这种情况下可以借助专业的项目管理软件来辅助完成，实时更新项目进度，方便团队成员随时查看。下面以易趋（EasyTrack）项目管理软件为例，分享项目经理如何借助工具进行高效的多项目进度汇报。

2. 借助易趋（EasyTrack）如何高效进行多项目进度汇报？

2.1支持多级项目计划制定，并实时更新进度情况

借助易趋（EasyTrack）项目管理软件，可以面向管理层以及团队成员分别制定里程碑计划以及项目分解计划。当计划发布、进入执行阶段后，则能自动钻取实际进度数据并进行可视化展示；项目经理进行多项目进度汇报时，则能快速获取进度数据，节省了收集数据所花时间。

2.1.1.面向管理层进行简要汇报时，关注里程碑计划

当项目经理有多个项目需要向管理层进行进度汇报时，需核心展示的数据是：项目所处重要阶段的进度状态以及交付物的完成情况。

项目经理可快速查看所管理的多个项目的里程碑计划执行情况，点击左上角项目名称即可切换；项目里程碑计划支持导出为多种格式的文档，便于项目经理高效进行项目进度情况的整理。

（易趋管理阶段视图）

2.1.2.进行定期的详细汇报时，关注项目分解计划

对于需要定期进行较为详细的多项目进度汇报时，项目经理可以查看项目分解计划，了解具体的项目任务完成情况，系统会通过红绿灯来展示是否延误，也能快速找到项目任务责任人。

（易趋项目计划-分解视图）

2.2管理层可主动查看各个项目进度情况

管理层除了通过项目经理汇报了解企业内所有项目的进度情况，也能借助易趋（EasyTrack）项目管理软件，主动定期查看，并及时调整资源分配和优化资源利用。

在项目组合监控模块就可以快速了解所有项目的进度情况，同样会通过红黄绿三色进行可视化展示。

（易趋项目组合监控视图）

2.3项目状态报告自动生成，节省多项目汇报文档编写时间

以上是项目进度数据的快速获取和查看，但项目汇报的文档编写也是一个比较耗时的工作，尤其是项目经理有很多常规性汇报，例如周报、月报这些都少不了。

借助易趋（EasyTrack）项目管理软件，项目经理则可省去这部分的时间，更加轻松进行多项目的进度汇报。系统会自动抓取项目各项数据，生成周报、月报；针对日志，可由项目经理根据情况借助系统建立。

以项目周报为例，会包含：项目的基本信息、项目里程碑计划、交付物的执行情况、本周执行的任务、下周执行的任务以及存在的风险和问题等；同样支持导出为PDF/Word文档。

（易趋项目周报视图）

2.4多维度项目报表，节省数据分析时间

借助易趋（EasyTrack）项目管理软件，项目经理还能节约数据分析的时间。易趋系统提供多维度项目报表，包含了：项目任务、成本、风险、问题、工时、费用等九个维度的数据；系统会自动抓取各项关键数据进行分析、形成多元化的报表，项目汇报时也可以直接使用。

（易趋项目报表视图）

3.总结

在多项目管理中，进度汇报比单个项目的进度汇报更加复杂和耗时，但有效的进度汇报能确保项目按期交付，同时向管理层申请资源和支持。

有效进行多项目的进度汇报，可以从这三个维度进行思考：汇报的内容、汇报的频率以及汇报的方式。项目经理可以根据实际情况来进行调整，同时可以借助一款专业的项目管理软件来高效收集进度数据、获取项目周/月报以及多维度报表，让多项目的进度汇报更加高效、切实达成汇报目的。