如何在整个项目中有效管理成本？

在项目管理方面，没有什么比控制成本更重要。尤其是在项目复杂的情况下，开支可能会让项目成本比预期飙升得更快。项目经理需要采取积极主动的成本管理方法，以保证预算不超支。
项目成本管理的各个阶段
管理项目成本需要在整个项目周期中保持警惕，并制定可靠的成本管理计划。

以下是项目各阶段需要考虑的成本管理活动：
1. 项目启动
在此阶段，确定可用资金（预算）。在参与竞标项目时，应准备一份对客户招标书（RFP）的答复，包括一份既能支付项目费用又能让企业盈利的报价。
2. 项目规划
在这一阶段，根据可用预算规划项目交付。使用工作分解结构，根据可用资源分配员工任务，并估算预期活动的成本。当被授予合同，工作说明书（SOW）将包括项目交付的计划成本。
3. 项目执行
根据制定的项目计划开始执行项目任务。请注意，这将是计划预算遇到实际挑战的阶段。
4. 监督和控制
随着项目的进展，对照已编制的成本估算审核实际成本，确保与计划保持一致。根据实际执行情况进行调整。例如，如果某项可交付成果所需的时间比计划的长，则使用成本较低的资源进行替代，或通过降低项目其他方面的成本来进行补偿。
5.项目收尾
记录实际预算与估计成本基准支出的对比。确保在项目结束后总结经验教训。这将有助于完善未来的项目成本估算或改进监控流程，从而更好地了解成本发生情况。
项目成本管理有哪些挑战？
在项目过程中，成本项目管理可能很棘手。以下是经常出现的三种挑战：
1.成本发生与报告之间的时间差
成本发生与成本报告之间的时间差可能导致不可预见的成本超支。与团队成员保持清晰的沟通相当重要，可确保对直接和间接成本有最新的了解，并能根据需要做出调整。
2.使用不完整人工费率的风险
在估算成本时，最好使用包含所有相关成本（如间接成本、福利和额外费用）的综合人工费率。这样可确保计算所有成本，从而实现更准确的项目成本管理。
3.缺乏项目成本管理软件或软件不完善
项目经理需要使用直观、最新的技术和工具来准确管理成本。
克服项目成本管理挑战的六个技巧
虽然项目成本管理具有挑战性，但项目经理可以采取一些策略，在整个项目生命周期内有效地管理成本：
1. 在项目预算中留出缓冲空间
确保项目预算有足够的余量来应对意外变化。可留出 10% 的意外开支，或者在自下而上的项目活动成本估算中加入意外开支，这样就不会影响项目的财务健康。
2. 明智地分配资源
熟悉团队成员及其技能组合，确保他们执行最适合的任务。这种方法可以提高效率，有助于确保成本估算切合实际，并最大限度地利用现有资源。
3. 预先了解项目成本
借助专业的项目管理软件，如8Manage PM，与团队一起在统一平台上报告项目执行期间的计费工时和活动。这使你就可以核实他们的工作是否符合项目的优先事项，并有助于防止出现与计划严重不符的情况。定期检查和进度评估也有助于保持成本控制。
4. 协商范围内的任何变更
定期审查项目章程和范围声明，确保与项目目标保持一致。如果客户要求进行影响范围的变更，则应重新谈判 SOW 以满足这些期望，确保获得额外预算，或提出权衡方案以供决策。
5. 根据需要调整努力程度
如果实际成本超出计划成本估算，则应采取纠正措施，如替换成本较低的资源、提高效率、削减项目范围或申请额外资金。持续监控项目成本能让你做出以数据为导向的决策，并保持财务控制。
6. 立即承认错误
如果出现成本超支，应承担责任并尽快与受影响的利益相关者沟通。与内部团队合作处理问题，决定是否承担额外成本，并与客户进行有效沟通，以保持信任和积极的关系。
使用8Manage PM管理项目成本
8Manage PM是一款全面的项目管理软件，提供项目各阶段成本管理规划所需的工具。由于8Manage系统是基于云计算的，项目数据实时交付，因此可以立即根据实际支出来衡量成本估算的准确性。
8Manage PM的资源管理功能可帮助项目经理保持工作量平衡，从而控制成本。系统还有简单易用的工时表，团队成员点击一下即可提交，项目经理点击一下即可批准。但8Manage PM在成本管理方面最强大的功能是项目仪表板，它可以实时跟踪项目成本，以便项目经理和领导层密切关注预算。
凭借其强大的功能（包括预算跟踪、资源分配和实时协作），8Manage PM项目管理软件使项目经理能够有效管理成本、降低风险并做出数据驱动的决策。