原始凭证报销——合同篇

我们从财务审核及支付角度，梳理在财务报销环节合同管理的注意事项，供大家参考。

一、提供合同附件

在报销时是否应该提供合同作为原始凭证，相关法规并没有统一的规定，各单位也没有统一的执行口径，有的以金额作为提供合同的依据，比如购买、工程或服务的金额大于4000或1万元以上的，报销时须提供合同原件，小于一定金额的，可以凭发票及清单报销。但仅凭金额大小作为作为是否提供合同的依据，不符合实际经济业务的需要。比如一些服务类或工程类合同，无论金额大小都是需要签订合同的，报销时也需要提供合同原件作为原始凭证。但哪些业务、多少金额需要签订合同，仅凭财会人员和业务人员的主观判断是不够的，无疑增加了财会人员的审核难度，也会造成应签订合同而未签订合同的情形。

为避免报销时是否需要提供合同的随意性，各单位应对具体经济业务进行分析，合理规范财务报销附件要求，统一审核执行口径，结合现行制度规定、历史惯例做法和经济活动实际，各项付款类经济业务须附合同作为报销附件的金额起点进行明确。

（一）进一步规范应签订合同的经济业务类型与金额起点

各单位可以采取列举的方式，对单位主要经济业务进行规范，特殊业务具体问题具体分析。下图为某单位签订合同业务类型以及金额起点参考。

这种管理方式非常好，适应了单位财务管理的实际需求，体现了对合同管理分类管控的思路，便于财会人员审核，也便于业务人员执行。避免了财务人员的主观判断以及决策的随意性，也避免了一刀切的方式，为了报销而签订一些没有必要签订采购合同的行为。如合同内容较多，尤其是一些制式合同，可以将原件作为档案进行管理，仅需将关键内容页附后。

（二）进一步规范政采云合同

相关文件并没有“政采云平台采购必须签订合同”的政策依据，而政采云平台每笔采购交易行为都是可以签订合同的，但针对多频次的采购都附合同是不是更加繁琐。建议单位应减少采购频次，按采购计划和采购需求，由归口部门进行集中采购，同时附政采云合同。或者出台相关财务管理制度，一般的办公用品在一定金额以下，可以不附政府采购合同。对于其他服务类采购，可以根据服务特点，采取政采云制式合同或线下单独签订合同，作为报销的原始凭证。

二、合同印章、签字、日期等要素要齐全

除了对合同的基本要素进行审核，比如合同的名称、地址、标的、价款以及双方的权利与义务、履约期限、地点和方式外，在报销时，要按照合同要素要求，要将印章、签字、日期等要素填写齐全，填写不齐全的，不允许进行报销。签订日期看似无足轻重，但因为日期不明确而产生的法律风险不在少数。

具体要素要求可以参考《民法典》合同编第四百七十条有关要求。

三、合同约定付款条件的材料要齐全

如果合同约定了相关付款条件，比如 合同中期款约定如需通过中期评审后支付的，还应提供项目中期评审报告，评审报告原件可作为财务档案管理，仅需附首页、验收评审结论及含盖章签字的页面即可。

合同尾款如约定需通过验收后付款的，还需要提供验收证明等材料。比如项目验收报告、结算证明、工程结算审计报告、绩效考核结果等材料。比如工程一般需要预算评审报告和工程结算审计报告等材料。

四、合同履行要与合同约定一致

合同约定的发票的种类以及转款的信息需与实际开具的发票与付款信息保持一致，若对方单位发票信息与付款信息与合同信息不同，需对合规性和合理性进行验证，在合规和合理性范围内，需附对方单位提供收款信息不一致的盖章说明原件。

合同管理涉及到单位管理的各个方面，在遵循内部控制制度的同时，需要单位各部门高度重视，建立合同管理台账，对合同进行编号，加强合同的审批与审核控制，防范合同法律风险。

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