内容来源: 量子教育精品课程《 高效职场人必修的时间管理课 》。 课程老师:邹小强,实战派时间管理专家 。
愉快的假期结束以后,全国各地陆续开工,大家都开始收拾行囊,向新的年度目标开始迈进。
但很多人的目标可能是这样的:工作上要积极努力,争取加薪50%;生活上要看10本书,来2次长途旅行……
看起来条理清晰, 但这样的目标往往很难实现。
是目标制定过高吗?不,是不落地。
比如,看10本书,那具体到每月应该看几本?每周看多少?分别是什么书?看到什么程度是“看完”?
制定目标时,脑海中只有最终的结果,没有实现的过程 。这才是很多人无法完成年度目标的原因。
那么,我们该如何通过科学的规划,一步步实现年度目标呢?
在课程中,邹小强老师提出了做计划、保执行、勤复盘 3个方法。 学会这3大方法,可以帮助你缓解迷茫焦虑的情绪,提高目标实现的概率,成为时间的主人。
一、做计划
1、4种假计划
你有没有遇到过这种情况?
原计划上午9-10点把人才培养方案写完。结果刚打开word,没敲了几个字,突然想起来,哟,今天必须要整理报销单了,不然这周报不了了。
又过了一会儿,突然临时通知要开会。开完会回来,又是一堆需要落实的事。 反复几次,让你完全 无法静心 写项目计划书。
很多人以为,这是事情多导致的。其实是因为没做好计划。
有人会说,我做好计划了呀,昨天就想好了9-10点要写方案。
其实,这只是做了“假计划”而已。
所谓“假计划”,一般分为4种。
①在脑海里做计划
记忆很多时候是不可靠的。
客户的要求你在电话里满口答应,放下电话着急做另外一件事。做完以后,把客户的要求忘得一干二净。 等你再想起来,它就变成重要而且紧急的事情了。
我们的大脑擅长思考,不擅长记忆,所以在脑海里做的都是假计划 。
②备忘录式的计划
很多人做计划,无非是把要做的事情列个清单,一项项的完成。
这不叫计划清单,叫备忘录。 大脑在看到这件事时,完全不知道什么时候做,先做什么,后做什么。
这种计划也是假的,对完成计划的帮助微乎其微。
③过于严格的计划
有人做计划喜欢 严丝合缝,甚至精确到分钟。 看上去严谨完美,其实很难实现。
一旦事情没有按照计划进行,或者有突发状况,就容易失去对计划的信任,产生很强的挫败感。
久而久之,索性不做计划了。
④重要且紧急的计划
很多人做计划,喜欢依照“重要紧急四象限”的原则,把事情分为重要紧急、重要不紧急,紧急不重要,不重要不紧急4类。
方法很好,但不一定适合每个人。比如,读书这件事,该归在哪个象限,很多人可能就会很纠结。
让人纠结的方法,其实就是不适合的方法。重要且紧急的事情,也不适合做计划 。
2、衣柜整理法
假计划说完,那么怎么做出“真计划”呢?这里分享一个方法,叫 衣柜整理法 。
做计划,其实跟整理衣柜很类似。乱糟糟的大脑,就像乱糟糟的衣柜。
整理衣柜,一共可以分为3步。
①收集
我们做计划之前,先把要做的事情都列出来。就像把衣服全部从衣柜里拿出来,放在床上。
②归类
把事项按照工作、生活等不同分类归纳到一起。就像把衣服按照冬装、夏装分类,放进衣柜。
③落地
针对每一项事情,列出日计划。就像从衣柜里搭配一身衣服出门。
学会衣柜整理法后,当你再打开word,准备撰写方案时,不管想到了什么,都可以先写在待办清单里。
除非是十万火急的事,否则不要轻易打断写文档的状态。这样就能够最大限度保障计划的完成。
衣柜整理法看似简单,其实是一套任务管理系统。当我们熟练使用后,就可以减轻焦虑感,增强行动力,提高计划的完成率。
二、保执行
将目标落地成计划以后,我们最大的挑战就是执行环节。
这其中,最常见也是最难解决的就是自身的拖延症和别人的求助。
1、拖延症产生的4大原因
有一本书上曾说,全世界70%-80%的人都患有拖延症。 这个说法 还是过于保守,应 该说几乎100%的人都患有拖延症。
像减肥、睡觉、写工作总结、做策划案等等,都是拖延症的高发区。
想要治好拖延症,关键不在于学习方法,而是找准拖延的真实原因 。
世界著名的拖延心理学研究者皮尔斯·斯蒂尔教授提出过 拖延产生的4大原因:
①价值感不足
当我们 看不到一件事的价值和意义时,就容易拖延。比如,写工作总结时,觉得写出来也没人看,就不当回事了。
②信心不足
做一件事越没有信心,就越容易拖延。比如,老板让你组织公司年会,你完全没有经验,就容易拖延。
③分心冲动
做一件事时 越是分心,越容易拖延。比如,写PPT时,一会儿回个消息,一会儿逛个淘宝,PPT的完成时间肯定会拖延。
④反馈延迟
做一件事的成果来得越晚,越容易拖延。比如减肥,辛苦努力一周,结果体重没什么变化,也很容易拖延不做。
找对了病症,再采取相应的措施就简单多了。
举个例子,孩子写作业总是拖延该怎么办?
首先要“对症”,了解孩子为什么会拖延。是觉得写作业没什么用,还是作业太难没有信心,或者是写作业时容易分心,还是交作业时间还早不想那么快写完?
接着是“下药”,如果是觉得写作业没用,可以讲清楚作业的用途;如果是作业太难不会写,可以加强辅导;如果是因为写作业时爱玩手机,那就把手机收起来;如果是时间还早,那可以告知孩子写完作业以后可以去哪里玩……
2、拒绝别人的万能公式
曾经有一部台湾电视剧,披露了一类职场人,叫“便利贴女孩”。
直到现在,职场中这类人仍不少见。
他们常常无法拒绝别人的求助,不管是不是自己责任范围内的事,只要别人开口,他们就会答应。
尤其是看似简单的事情,比如拿快递、填报销、做单据等等。最后往往是, 自己的事情没做好,也 没有收获别人的感激。
其实,很多人是想要拒绝的。只是害怕造成冲突或者失去机会,所以才会事事委屈自己,放弃拒绝。
今天,我们就分享一套优雅拒绝别人的方法 : 说事实、谈感受、给建议 。
比如,同事A电脑速度有点慢,听说我比较懂电脑,想让我帮忙看看。
我们可以这样拒绝:我现在手头上有5件事,其中一件是下午就要发给老板的。我现在也很头大,特别着急。你看可不可以这样,你先找别人帮忙看下,要是实在不行,快下班了,你再来找我。
一番话下来,比起“不好意思,现在没空”,是不是听上去更舒服一点?
它的秘密就在于,先陈述事实,避免对方误解。再谈感受,引起对方共鸣。最后是给到建议,让对象有替代的解决方案。
高管效能教练David Allen曾说:“ 你可以做任何事,但你不能做所有事 。”
学会拒绝,其实是在建立自己的边界。
有了边界,别人才知道如何跟你合作,我们自己的计划也不会总是被“求助”打乱。
三、勤复盘
1、总结&复盘
很多人在一天结束时,会自我反思哪些做得好,哪些做得不好。
但这其实是总结,不是复盘。
二者之间的本质区别是, 有没有推演 。
举个例子,今天一到公司,就先做重要的事,这很好。丢了 订单之后没有心思工作,这不好。
到这里,就只是基于分析和归纳之上的总结经验,就像读后感和影评。
而推演是,如果丢了订单到楼下走走发泄一下情绪,会不会更容易回到工作状态呢?这才是复盘。
2、4F复盘法
弄明白了 总结和复盘的区别后,我们接下来说说高效复盘的方法——4F复盘法, Fact(事实)、Failing(感受)、Finding(发现)、Future(未来) 。
梳理下来就是,今天发生了什么事?我的感受是什么?我有什么新的发现?下一步我的行动计划是什么?
整个复盘过程不再拘泥于情绪的主观判断,而是落实到行动上,用行动去穿越情绪,结束情绪的内耗。
每天工作结束后,我们都可以回答这4个问题:
第一,今天做了些什么? 第二,今天令自己满意或者沮丧的事情是什么? 第三,今天我意识到了什么? 第四,我决定明天做出什么改变?
很多时候,我们缺乏行动只是因为被感受所蒙蔽。比如,从早忙到晚。这不是事实,而是情绪。
另外,用4F方法复盘时,有两个必须注意的重点。
①要培养时间感
时间感准确,每天安排任务才会更加合理,不会出现安排了一大堆事,结果只完成了2-3件的情况。
刚做复盘时,往往预估的时间是不准确的。比如,明明15分钟的会议,结果开了1个小时。明明打算1个小时写个报告,结果写了3小时还没写完。
那该如何训练时间感呢?
首先选择一件要做的事,比如写报告。先预估一下时间,比如40分钟设置倒计时,完成这份报告之后,跟当初的预估核对一下是多了还是少了,最后记录下来。
用这样的方式写完3份类似的报告之后,你就能够得出一个结论:原来写一份这样的报告大约需要花50分钟。慢慢的时间感就建立起来了。
②把想法孵化成行动
复盘的最后一步,明天做出的改变一定要是行动,而不是想法,否则复盘没有任何效果。
想法就像做PPT,开始做之前,还有很多悬而未决的问题。
比如用什么模板、先讲什么再讲什么。这些问题不解决,做PPT这件事,只能停留在想法的阶段。
举个例子, 明天要做出的改变是不再拖延。 这 只是一个想法,我们还要孵化成明确具体的行动。
先问自己,这件事的下一步行动是什么?比如是减少明天刷手机的时间。
那减少刷手机的时间的下一步行动又是什么?是调整到勿扰模式。
经过孵化,不再拖延的想法,就变成了“明天上班手机调成勿扰模式”这个行动了。
四、结语
有人可能会发现,定目标、做计划、保执行、勤复盘,放在公司中同样适用。
其实,经营公司跟经营自己就是一样的。
我们,也是自己的CEO。自己的价值高低,来源于一年又一年自我“经营”。 经营得越好,价值自然就越高。
苏格拉底说:“ 未经审视的人生,是不值得过的 。”
每当我们工作迷茫、焦虑时,都可以用上文的方法审视一下自己,找出问题所在,并付诸强有力的行动,相信每个人都可以挣脱消极的情绪泥潭,绽放自己的人生光辉。
2023年已然开工,各位CEO们,你们开始行动了吗?
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