考勤管理模块拆解——以钉钉为例

大部分公司都会有考勤制度，为了鼓励员工，通常还会设置考勤奖。如何根据不同的岗位性质灵活配置考勤管理，提高员工的工作效率呢？本文作者对此进行了分析，希望对你有帮助。

一、先看考勤管理的目的

从企业的角度上看，考勤是为了维护企业的正常工作秩序，提高员工工作效率，同时企业可以结合相关的激励政策，鼓励员工积极遵守考勤纪律，为企业创造更大的效益。

从员工角度上看，偏向监督的部分往往是与员工的意愿相违背的，但是如果有相关的激励政策，比如全勤奖等等，那么员工会更加自觉遵守考勤相关制度。

基于人力资源管理理论中的“X-Y理论”，员工会朝着你对他们假设的方向发展，所以需要根据不同的岗位性质灵活配置考勤管理，从而提高员工的工作效率。

二、考勤管理模块功能结构图

1）考勤模块的输入

包含员工在前台的进行的打卡操作、考勤申请流程（补卡申请、请假申请、加班申请、出差申请）、人事申请流程（转正申请、离职申请、主岗变动流程）。以及考勤管理员在后台设置的考勤相关规则，比如班次、补卡规则、加班规则、打卡配置、考勤组、假期规则等。

2）考勤模块的处理

根据所有的后台规则和员工的考勤操作为每位员工的考勤进行统计，得出考勤模块的输出。

3）考勤模块的输出

包含考勤报表、考勤日历和假期余额3部分。

考勤管理模块作为企业人力资源管理中的一项重要内容，考勤报表数据为薪酬模块提供数据输入。

接下来我们一起来看看每一个模块如何设计。

三、考勤配置

1）班次管理

在班次管理中设置上下班打卡时间、休息时间、是否弹性上班以及弹性上班的具体配置。

（截图来自钉钉）

2）补卡规则

企业是否允许员工补卡？如果允许，有什么限制条件？常见的设置是允许缺卡的情况下进行补卡，每月有5次机会补卡，超过5次的，记为旷工。

这些限制条件将体现在补卡申请流程中。

（截图来自钉钉）

3）假期规则

按照不同假期的类型，对请假单位、请假时长、发放规则、适用范围进行设置。其中，有的企业还会对企业员工的年假进行更加精细化的管理，按照员工的工作年限、职级发放不同数额的年假天数。假期规则将作用于请假申请。

（截图来自钉钉）

4）福利规则

用于设置节日福利。除了国家统一节日放假之外，可通过福利规则模块设置本企业的打卡福利规则。

5）加班规则

加班规则对工作日、休息日、节假日的加班规则分别进行配置。按照劳动法，工作日、休息日、节假日对于加班的工资计费不同，且企业对于这3种类型的加班往往会有不同的政策。

从是否允许加班、计算方式、起算时间、最小加班时间、加班时长计为调休或加班费。

（截图来自钉钉）

6）打卡配置

打卡方式可以设置1或者多种，比如地点打卡,wifi打卡、蓝牙打卡。

（截图来自钉钉）

7）考勤组

企业一般会对于不同的部门和岗位配置不同的考勤规则，考勤组的作用就是按照不同的考勤规则，将员工进行框定。

考勤组中，配置人群范围、考勤时间、打卡方式、加班规则、补卡规则等等。

四、前台触发

1）打卡

员工在打卡终端打卡（打卡机/手机）产生打卡数据，比如X年X月X日X时X分X秒在某个地点打卡。考勤系统会根据后台的相关设置，即时返回正常打卡/迟到/早退/外勤等结果。

（截图来自钉钉）

2）补卡流程

当时间超过应打卡时间时，考勤系统会根据后台的相关设置判定为缺卡。在打卡界面提供补卡申请入口方便员工操作补卡申请。补卡申请通过后，则会即时刷新打卡状态。

3）请假流程

员工申请请假，选择请假类型，填写请假开始时间和结束时间，考勤系统会根据考勤组返回请假的时长，以及判定余额是否足够。请假申请通过后，则会刷新请假所在日期的考勤情况。这里需要注意，请假申请需要在考勤周期内审批完成，否则需要人工修改考勤数据才能确保员工考勤数据正确。

4）出差流程

员工申请出差，根据公司不同的后台设置，可规定出差允许不打卡，可设置出差需要按照考勤要求打外勤卡。与请假流程类似，出差申请通过后，系统会刷新出差所在日期的考勤情况，出差流程需要在考勤周期内审批完成，否则需要人工修改考勤数据才能确保员工考勤数据正确。

5）加班流程

员工申请加班，审批通过后，将累计增加员工的加班小时，或折算为薪资，或调休。

除了以上这些考勤流程之外，人事流程也会影响考勤数据。

6）转正申请

在签署了具备试用期劳动合同的情况下，员工一般需要在转正前提交转正申请，审批通过后，将会标记员工为正式员工，并按照正式员工薪资计薪。转正申请需要在转正日期所在月份的考勤周期结束前审批完成，否则影响员工的薪资。

7）离职申请

员工提交离职申请，审批通过后，将会根 据离职日期，结算员工的工资。离职申请需要在离职日期所在月份考勤周期结束前审批完成。

8）主岗变动流程

包括晋级、降级、转岗等情况。如果主岗变动出现在月中，那么当月该员工将会出现两条考勤记录，分别记录主岗变动前后的考勤数据。主岗变动需要在变动日期所在月份考勤周期结束前审批完成，否则会影响员工的成本归属。

五、考勤处理

考勤流程和人事流程结束后，会触发考勤处理机制，更新相关的考勤数据和人事数据。除此之外，考勤处理机制一般每日定时计算出每位员工本月截止到目前的考勤数据，比如在本月中全勤天数、迟到次数、旷工天数等等。

（截图来自钉钉）

考勤处理一般分为3个阶段：

1. 自动统计阶段：每日定时全量统计出员工的考勤数据。
2. 人工修改阶段：一般是每月1日进入上个月的人工修改阶段。该阶段可按照企业的实际情况设定持续时间，一般是1天。在此阶段，HR可以手动修改员工的考勤数据，主要处理以下这几种情况的考勤数据：请假、出差、加班、补卡、转正、离职、主岗变动没有在考勤周期审批完成，造成员工考勤数据不符合实际情况的数据。在这个阶段及之后，相关的申请流程将不会自动更新考勤数据。
3. 封表阶段：人工修改阶段结束后，那么员工当月的考勤数据将无法变动，永久存放在系统中，并且为薪酬模块输入考勤数据，支持薪资计算。

考勤数据可以制作为各类报表，提供给管理层查看及辅助决策。同时，每月的考勤数据也需要同步给员工本人确认。

（截图来自钉钉）

考勤日历和假期余额：

考勤日历详细展示每日的考勤情况，以供员工本人和负责考勤业务的HR查看核对。假期余额一般提供前后台页面分别支持员工和HR查看员工的剩余假期数据。

（截图来自钉钉）

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题图来自Unsplash，基于CC0协议。

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