如何减小 Microsoft Word 文档的大小

Word 文档可以获得巨大、异常长、复杂的文档，其中包含大量嵌入的图像、字体和其他对象。但似乎文档也可能毫无理由地失控。如果您正在处理一个巨大的文档，您可以尝试以下一些方法来减小其文件大小。

当您的 Word 文档有点过大时，您首先要尝试压缩其中的图像。这部分是因为像 How-To Geek 这样的网站已经撰写了全面的文章来解释如何做到这一点，部分是因为图像似乎总是超出了 Word 文档的大小。您仍然应该继续按照我们在那篇文章中编写的提示进行操作，因为如果您有图像，它们会为您提供帮助。

但是，如果您没有图像，或者您已遵循这些提示并需要进一步减小文件大小，我们已经为您提供了保障。我们有很多技巧要分享，因此我们将它们分解为肯定有助于减小 Word 文档大小的内容、可能有帮助的内容，以及一些您不应该打扰的常用技巧.

让我们开始吧。

绝对有助于减小文档大小的提示

并非您找到的每个提示都对您有用。有时这是因为它们不适用于您的情况（如果您没有图像，那么压缩图像的提示将不会有用）但有时这些提示完全是错误的。我们已经测试了本节中的所有技巧，因此我们知道它们有效。

将您的文档转换为 DOCX 格式

微软在 Office 2007 中发布了DOCX 格式，所以如果你还在使用 .doc 格式，是时候转换一下了。较新的 .docx 文件类型通过压缩文档内容本质上充当 ZIP 文件，因此只需将 .doc 文件转换为 .docx 格式即可使您的文档更小。（顺便说一下，这也适用于其他 Office 格式，例如 Excel（.xls 到 .xslx）、PowerPoint（.ppt 到 .pptx）和 Visio（.vsd 到 .vsdx）。）

要转换您的 .doc 文件，请在 Word 中打开它，然后单击文件 > 信息 > 转换。

在出现的提示上单击“确定”，单击“保存”按钮，Word 会将您的文档转换为 .docx。Word 通过以新格式创建文档的全新版本来执行此转换，因此您仍然可以使用旧的 .doc 版本。

我们使用包含六个图像、各种表格和格式标记的 20 页示例 .doc 文件对此进行了测试。原始 .doc 文件为 6,001KB，但转换后的 .docx 文件仅重 721KB。这是原始大小的 12%。我们在下面建议的任何其他内容都无法减少文件大小，因此如果您有 .doc 文件，您可以将其转换为 .docx，您的工作可能就完成了。

插入图片而不是复制和粘贴它们

当您将图像复制并粘贴到文档中时，Word 会对如何处理它做出某些假设。其中一个假设是您希望粘贴的图像是 BMP 格式，这是一种大文件类型，有时还是 PNG，它仍然很大。一个简单的替代方法是将图像粘贴到编辑程序中，将其保存为较小的格式（如 JPG），然后使用“插入”>“图片”将图像插入到文档中。

将下面的小屏幕截图直接粘贴到原本空白的 Word 文档中，使该文档的大小从 22 KB 跃升至 548 KB。

将该屏幕截图粘贴到 Paint 中，将其保存为 JPG，然后将该 JPG 插入到空白文档中，导致文档跳转到只有 331 KB。这只是小了 40% 以上。更好的是，使用 GIF 格式可以使文档缩小 60% 以上。按比例放大，这就是 10 MB 文档和 4 MB 文档之间的差异。

当然，你不能总是侥幸逃脱。有时，您需要 BMP 和 PNG 等格式可以提供更好的图像质量。但如果是小图像或者您不需要超高质量，则使用重量较轻的格式并插入图片会有所帮助。

在保存图像时，进行编辑

在 Word 中编辑图像时，它会将所有图像编辑存储为文档的一部分。这意味着如果您在文档中裁剪图像，Word 仍会保留完整的原始图像。将图像更改为黑白，Word 仍然保留原始的全彩色图像。

这会不必要地增加文档的大小，因此当您对图像进行了更改并且确定不需要还原这些图像时，可以让 Word丢弃编辑数据。

但是，比从文档中删除不必要的数据更好的是，首先不要在文档中包含那些不必要的数据。您可以进行任何的编辑，即使是简单的编辑，例如裁剪或添加箭头，最好在将图像插入文档之前在图像编辑器中完成。

一次性压缩所有图像

是的，我们在一开始就说过这篇文章是关于减少文件大小的其他方法，但是关于这个主题的大多数文章都会告诉你如何一次压缩你的图像（包括我们的文章），这里是 How-To Geek我们都在寻找更好的方法来做事。

单击文件 > 另存为 > 更多选项。（如果您打开了自动保存的 OneDrive，您可能会选择“保存副本”而不是“另存为”。）

这将打开“另存为”对话框，您可以在其中访问一些其他选项。单击工具 > 压缩图片。

这将打开“压缩图片”面板，您可以在其中决定一次要对所有图像应用何种压缩。

“仅应用于此图片”选项显示为灰色，因为这是一个全有或全无的工具 - 当您保存文档时，您的所有图像都将应用这些选项，或者它们都不会应用。因此，如果您想为不同的图像选择不同的选项，这对您不起作用。但是，如果您希望一次压缩所有图像，则可以使用此选项。

选择您的选择，单击“确定”，然后保存文档的新版本并压缩所有图像。

停止在文档中嵌入字体

除非您使用来自遥远星系的不寻常字体，否则几乎可以肯定，与您共享文档的任何人都可以使用他们的 Word 副本（或像Libre Office这样的免费替代品）来阅读它。那么为什么要通过嵌入字体来浪费文件中的空间呢？通过转到文件>选项>保存并关闭“在文件中嵌入字体”选项来阻止这种情况发生。

你可能认为这不会有太大的不同，但你错了。如果您打开了字体嵌入并关闭了“不嵌入常用系统字体”选项，则文件大小的差异几乎为 2 MB。即使打开了“不嵌入常用系统字体”（这意味着不包括 Calibri、Arial、Courier New、Times New Roman 等字体），文件仍然大了将近 1.3 MB。

所以，是的，停止在文档中嵌入字体。

如果可以，请停止嵌入其他文件

我们最近向您展示了如何在 Word 文档中嵌入或链接 Excel 电子表格（您也可以对其他文件执行此操作，例如 PowerPoint 演示文稿或 Visio 图表）。如果您可以链接到电子表格而不是嵌入它，您将节省大部分 Excel 文件的大小。您不会保存所有内容，因为链接的电子表格仍会增加一些大小，但您的文档将比完整嵌入的链接小得多。当然，链接有缺点也有好处，所以在你这样做之前一定要阅读那篇文章来理解它们。

停止存储文档的缩略图

过去，Word 允许您存储文档的缩略图，以便 Windows 可以在文件资源管理器中显示预览。如今，文件资源管理器可以自行执行此操作，不需要 Word 的帮助，但您的文档中仍然存在该选项。在我们的 721 KB 测试文档中，打开此选项会将文件大小增加到 3247 KB。这是原始文件大小的 4.5 倍——没有任何意义。您可以在文件 > 信息 > 属性 > 高级属性中找到此设置。

关闭“保存所有 Word 文档的缩略图”复选框，然后单击“确定”。

此选项的名称有点误导，因为在此处关闭它只会影响您打开的文档，即使它显示“所有 Word 文档”。如果您在创建文档时默认启用此功能，则您需要在 Normal.dotx 模板中将其关闭， 如果您不确定如何操作，Microsoft 提供了很好的说明。

您也可以在“另存为”对话框中关闭此设置，它被称为稍微更正确的“保存缩略图”。

从您的文档中删除个人和隐藏信息

个人信息不仅会增加文档的大小，而且还可能向读者提供您不希望他们拥有的信息。可能还有一些信息被格式化为隐藏，如果您不需要文档中的隐藏文本，为什么不去掉它呢？

前往文件 > 信息 > 检查问题，然后单击“检查文档”按钮，从文档中删除这些不必要的信息。

确保“文档属性和个人信息”已打开，然后单击“检查”。当 Inspector 完成运行后，单击“文档属性和个人信息”部分中的“全部删除”。

此操作将我们的测试文件大小减少了 7 KB，所以不是很大。但是，从文件中删除个人信息是一种很好的做法，因此无论如何您都应该这样做。请注意，删除后无法恢复此数据，因此请确保在删除之前对它感到满意。您可以对“不可见内容”和“隐藏文本”选项执行相同的操作，但这只会在您有隐藏内容时使您的文件变小。

关闭自动恢复（如果你敢的话）

Word 的一项重要功能（实际上，每个 Office 应用程序的一项重要功能）是自动恢复。此功能会在您工作时定期备份您的文件，因此如果 Word 崩溃或您的计算机意外重新启动（例如当 Windows 在一夜之间进行系统更新时），您将在下次启动时看到自动恢复的打开文档版本单词。当然，所有这些版本都会增加文件的大小，因此如果您关闭 AutoRecover，您的文件会更小。

转到文件 > 选项 > 保存并关闭“每 [x 分钟] 保存一次自动恢复信息”选项。

这不会立即产生影响，但会在您处理文件时停止将新的自动恢复版本添加到文件中。

请注意，您将不再拥有自动恢复版本，因此如果 Word 崩溃或意外关闭，您将丢失自上次保存以来的所有工作。

将所有内容复制到全新的文档中

当您处理文档时，Word 会在后台保存各种内容以帮助您。我们已经展示了如何在可能的情况下关闭这些功能，以及如何删除 Word 收集的数据，但您的文档中可能仍然存在您不需要的内容。如果您发现自己受到这种文档大小蠕变的影响，您可以创建一个新文档，然后将所有内容复制到其中。

首先创建一个新的空白文档。按 Ctrl+A 选择当前文档中的所有内容。在新文档中，按 Ctrl+V 粘贴所有内容。这会复制您的所有文本、部分、格式、页面布局选项、页码——您需要的一切。

您的新文档不会有任何以前的后台保存、自动恢复信息或以前的版本，这应该会减小文件大小。

请记住，这样做会复制图像中的所有编辑数据，因此您可能需要先将其从原始文档中删除，然后再将所有内容复制到新文档中。如果你不这样做，那没什么大不了的。您仍然可以将其从新文档中删除。

我们无法告诉您这将节省多少，因为它可能是从几千字节到很多兆字节的任何内容，但是如果您想从文档中去除尽可能多的脂肪，那么这样做总是值得的。

作为奖励，我们还看到这种复制/粘贴到新文档的技巧解决了 Word 文档中难以追踪的奇怪错误。

可能有助于减小文档大小的提示

一些提示似乎会有所帮助，但我们无法获得积极的结果。我们并不是说它们不会帮助减少您的文件大小，但似乎您需要一组特定的环境才能从它们中获得任何好处。我们强烈建议您先尝试上一节中的提示，然后在需要时尝试一下。

关闭后台保存

文档越复
杂，保存的时间越长，单击“保存”按钮时保存的时间就越长。为了帮助解决这个问题，Word 在“文件”>“选项”>“高级”中有一个名为“允许后台保存”的设置。

默认情况下启用此设置，并在您处理文档时将文档保存在后台。这个想法是，当您单击“保存”时，要保存的更改将更少，因此保存速度会更快。这在很大程度上是对 Word 占用大量系统资源的时代的回溯，而在现代系统上，可能不需要它，尤其是在您不编辑非常长或复杂的文档时。

陪审团不知道这是否会影响文件大小。打开此设置的文档对我们的测试文档的大小没有任何影响（而打开自动恢复确实会增加文件大小）。在大约 30 分钟的时间内进行修改也不会导致文档大小发生明显变化，无论“允许后台保存”是打开还是关闭。关闭它也不会改变文档保存的速度。

简而言之：这取决于您。如果关闭它不会减少您的文件大小，请保持打开状态，因为 Word 自动保存文档所做的任何事情都是一件好事。

转换为 RTF，然后再转换回 DOCX

RTF 代表Rich Text Format，它是文档的开放标准，提供比纯文本更多的格式，但不是 DOCX 的所有花里胡哨。将 DOCX 转换为 RTF 的想法是，它会去除所有额外的格式和任何隐藏数据，这样当您将 RTF 保存为 DOCX 文件时，文件大小会更小。

将我们 20 页、721 KB 的测试文档转换为 RTF 后，文件大小变为 19.5 MB（因此，如果您想要小文件，请不要使用 RTF）。将其转换回 DOCX 会生成一个 714 KB 的文件。这节省了 7 KB（不到 1%），而且由于 RTF 无法处理我们使用的一些简单表格格式，我们不得不重新格式化……这使大小恢复到 721 KB。

这似乎不会对您的文档有很多好处，尤其是当现代 DOCX 具有许多 RTF 无法处理的格式化功能时。

转换为 HTML，然后再转换回 DOCX

这与转换为 RTF 的想法相同，只是 HTML 是一种 Web 格式。我们的转换测试显示与使用 RTF 几乎相同的结果。

我们在 721 KB 的 DOCX 文件上进行了尝试，并将其转换为 383 KB 的 HTML 文件。将其转换回 DOCX 会生成一个 714 KB 的文件。这节省了 1%，但它确实弄乱了格式，尤其是标题，这些都必须重做。

解压缩文档并压缩它

DOCX 文档是一个压缩文件，就像您使用 7-Xip 或 WinRar 制作的存档一样。这意味着您可以使用其中一种工具打开它并查看所有内容。您可能会看到一个提示是从 DOCX 中提取所有文件，将它们添加到压缩存档中，然后将该存档重命名为 DOCX 文件扩展名。嘿 presto，你有一个被压缩的 Word 文档！从理论上讲，这听起来很合理，但使用 7-Zip 和 WinRar 以及各种存档格式，我们发现每次尝试打开我们创建的 .docx 文件时，Word 都会告诉我们文件已损坏。

这个想法可能有一些优点——我们的 721 KB 文件最终只有 72 KB——但我们不会推荐它，除非你想花很多时间来尝试让它工作。此外，保存可能仅仅是因为压缩过程已删除/压缩了阻止 Word 打开文档的内容，但我们无法确定。

可能不会产生任何影响的常见建议

互联网上有一些建议听起来很明智，但不会产生太大影响。这并不是说您不应该尝试它们，只是您不应该期望对文档大小产生太大影响。

删除文档的先前版本

在您处理文档时，Word 会保留文档的早期版本。这是自动保存功能，有些人建议通过转到“文件”>“信息”>“管理文档”并删除任何旧版本来删除这些功能。

但是，这样做没有意义，因为这些旧版本存储在 Windows 文件系统中，而不是您的 Word 文档中。删除它们不会使您的文档变小。如果您想从文档中删除任何以前的版本信息，请将内容复制到全新的文档或执行文件 > 另存为以保存到新文档，如我们之前建议的那样。

仅粘贴文本，不粘贴格式

当您想要从一个文档复制并粘贴到当前文档时，您可以使用不同的粘贴选项。

如果您单击“粘贴”按钮（或按 Ctrl+V），则使用的默认选项是“保留源格式”。这会复制非默认字体和格式，如粗体、斜体等。但是，如果您改为单击“仅保留文本”选项，这将（或者理论上如此）通过删除格式来减小文件大小。

我们尝试了一个 20 页的文档，该文档在每一页上都应用了各种格式的文本，平均大小差异每页不到 2 KB。如果您有一个超过 250 页的文档，这可能很重要，总大小约为 0.5 MB，但您真的会拥有一个没有格式的 250 页 Word 文档吗？可能不会，因为它几乎不可读，所以当你重新添加格式时，你会失去你的积蓄。

这种方法的任何好处都可能归功于我们上面给出的提示——将整个文档复制并粘贴到一个新文档中，以删除以前的版本、旧的编辑更改等等。

更改页面大小

Word 为您提供了更改页面大小的选项，方法是转到“布局”>“大小”并更改默认的“Letter”大小。有一些提示说，如果您选择较小但类似“A4”的尺寸，其他读者不会注意到，并且您可以节省小尺寸。

我们使用 721 KB 的“Letter”大小对 20 页的文档进行了尝试。我们将大小更改为“A4”、“A5”（是“A4”大小的一半）和“B5”，我们的文档每次都保持稳定的 721 KB。换句话说，它对文件大小没有任何影响。

停止嵌入语言数据

文件 > 选项 > 高级中有一个名为“嵌入语言数据”的设置，您会在各个地方看到提示，告诉您将其关闭。从表面上看，这听起来很合理——额外的语言数据不会增加文档的大小吗？

简而言之，如果您使用的是现代 .docx 文件，答案是否定的。Word 在后台处理语言数据，它不占用文档中的任何空间。

关闭此选项可能会对较旧的 .doc 文件产生轻微影响，但即便如此，前提是您使用过手写工具并且 Word 有一些“手写识别更正信息”要存储。否则，它根本没有区别。

这是我们相当全面的方法列表，您可以将 Word 文件缩小到一定大小，但我们一直在寻找新的方法来尝试（或揭穿）。如果您知道我们错过的技术，请在评论中开火，我们会检查一下！