如何发现和修复效率低下的流程

精心设计、记录和实施有效的流程可帮助公司在不断增长的全球经济环境中保持竞争力和敏捷性。但是，无论流程有多好，随着时间的流逝，都有可能会降低效率。

有时，公司会对问题采取快速解决方案，以便以后花时间找到更持久的解决方案。这种“及时救火”的心态可能会导致重复错误和冗余，从而带来额外的风险。
在本文中，我们将讨论一些可能导致流程效率低下的因素。仔细探讨如何识别以及如何最小化或修复它们。

是什么导致流程效率低下，如何解决它们？

有许多不同的事情可以减慢或使流程停止。在这里，我们将确定一些最常见的原因，并帮助您找到解决方案，以便您恢复最高效率。低效的流程总是存在可改进的潜力。
团队成员
有时，您分配的工作人员是问题的主要来源。也许他们的技能与当前的角色不匹配，或者他们需要更多的培训。
您需要知道您的员工具备哪些技能，以便在分配任务时做出更好的决定。您可以采取以下措施使员工技能与特定任务保持一致，以保持流程顺利运行：
1.构建能力图：此活动可帮助您可视化业务能力。能力图可以包括员工及其技能组合，以便快速了解每个人的位置、拥有的技能以及可以将他们放在哪里以优化工作。试试用能力图模板并将员工分配给正确的任务。
2.记录一切：拥有描述每个流程的每个步骤和子步骤的详细文档非常重要。文档对于新员工或过渡到新职位的员工来说是一个很好的参考。需要维护文档并保持最新，以确保遵循正确的流程。
3.提供培训：如果您发现技能和任务之间存在差距，请确保有培训让员工跟上进度。
瓶颈
瓶颈是导致流程减慢或停止的任何事物。就像道路上的四车道合并到一个车道一样时那样，瓶颈可能令人沮丧、导致严重延误，并消耗企业的资源。
一些瓶颈是短期的或暂时的。例如，如果一个关键团队成员生病或休假，并且没有人可以代替该人，或者别人不擅长该角色。无论哪种方式，这都可能导致工作显着放缓并造成工作积压，直到该员工返回。
其他瓶颈是长期的并且定期发生的。例如，网络访问受限或缓慢，因为服务器因用户请求而过载、设备过时或网络完整性丢失。瓶颈会带来收入损失、客户沮丧、产品和服务质量低劣以及员工压力过大。瓶颈相对容易识别。如果对新设备的请求堆积如山，您可能会在审批流程中遇到瓶颈。另一方面，确定存在瓶颈并不总是意味着您知道是什么原因造成的。这里有一些方法可以找到瓶颈所在并确定如何解决它们：
1.绘制您的流程：创建一个流程图，直观展示完成流程所需的所有步骤和决策。流程图可以更容易地从不同的角度分析流程，以便您可以查明问题区域。
2.进行五个为什么分析：此技术通过回答五个“为什么”问题来帮助您找到问题的根本原因。首先陈述一个需要解决的问题，然后解决关于为什么会发生这个问题的五个问题。每个问题和答案都会进一步深入问题。例如一个问题可能是：没有热水。为什么？——指示灯不亮吗？不是，那又为什么？——是引燃点火元件周围有一滩水吗？不是，那又为什么？——是否是进水管漏水了？也不是，那是为什么？——进气管密封件周围的锈蚀和腐蚀形成了一个孔了吗？还不是，继续询问为什么？——答案是进气管密封未正确安装。在这个过于简单的例子中，对第五个问题的回答发现根本原因是管道安装不当，导致泄漏，导致指示灯无法点亮。一个可能的解决方案是更换管道并确保适当的密封。对于流程中出现的问题我们也可以用这种五个为什么来进行追问、排查、确定。
3.计划短期瓶颈：确保您有不止一个人具有机构知识或有资格执行某些任务。这确保了当团队成员不在办公室时，流程可以保持正常或接近正常的速度。
4.培养共享文化：创建跨职能团队，以便定期会面和共享信息的各个团队都有代表。这有助于团队成员了解依赖关系以及一切如何组合在一起。
5.改善沟通：鼓励所有团队成员给予和接受反馈。沟通是提高绩效和保持团队专注于项目目标的关键。
6.轮换机会：让员工有机会从事新项目、发展新技能以及与新人一起工作。
7.添加视觉效果：使用工作流、组织结构图、看板、时间线和其他视觉效果等视觉文档，以便团队可以快速查看项目进度以及仍需完成的工作。
8.减少冗余：流程重复会导致混乱并增加不必要的步骤，从而引入错误、降低产品质量并减慢流程。当公司收购或与其他公司合并或团队之间没有足够的沟通时，可能会引入冗余。流程设计需要协作，进行协作的人员应该熟悉创建公司产品和服务所需的内容。这可以帮助您识别不必要的步骤、查明延迟并消除浪费。
9.缺乏对标：在足球场上，每个球员都有特定的任务。当每个团队成员都了解他们的任务如何适合他们时比赛的设计，如果他们每个人都执行他们的任务，他们会作为一个整体工作并将球移近球门。如果团队不同步，则很难移动球，甚至可能会失去阵地。在商业中也是如此。当员工、经理、高管和主要利益相关者不一致时，就更难实现公司目标。您冒着做出错误决定、在竞争中失利、失去客户忠诚度和赔钱的危险。确保员工与执行愿景和公司目标保持一致的最佳方法是通过频繁的沟通。记录公司目标、工作流程、流程和当前状态，以便员工始终了解已完成的工作、正在完成的工作以及完成项目还需要完成的工作。确保每个团队成员都了解他们的工作如何为公司目标做出贡献。
这里讨论的所有内容都是一个持续的过程。实施的流程需要监控和调整。您需要经常分析流程、通信线路和孤岛运行状况，以便评估事情的运行情况并确定是否有可以改进的领域。