办公小技巧：Excel数据汇报更快捷——即拉即统计

平时我们经常使用Excel统计数据，如果统计的品类较多，在查询统计结果时就需要在列表中进行费力地查找和排序。以下面的表格为例，如果要统计PVC-1产品销售和，因为有多个部门销售，求和就需要先对产品进行排序，然后再求和。重新排序后会破坏原来表格的排列，而且每查询一个产品还需要重新排序、求和，操作起来十分不便。现在我们可以使用“数据验证的下拉列表+统计求和”的方式解决这个问题，这样只要在下拉列表选择品类即可快速看到统计结果（图1）。

图1 下拉+统计示例

从示例图表可以看到，这个组合主要是由“数据验证”+“求和”组成，因此要实现这一效果，我们需根据原始数据将对应的类别整合在“数据有效性”下拉列表中，同时将对应数值的和统计出来。

首先设置数据有效性下拉列表，因为这里有多个部门销售同一种产品（比如销售一部和销售二部都有销售PVC-1）。为了方便进行筛选，先将表转化为动态表格，全选表格内容后，点击“插入→表格”，切换到“表格工具→设计”，勾选其中的“标题行”、“镶边行”、“筛选按钮”（图2）。

图2 转换表格

接着复制D2:D25单元格中的内容到M2:M25单元格，在M1单元格中输入“序列”，选中M2:M25单元格中的内容，点击菜单栏的“数据→删除重复项”，在打开的窗口中勾选“全选”和“数据包含标题”，点击“确定”（图3）。

图3 删除重复产品

经过上面的操作后，重复产品的数据会自动删除，只保留其中唯一的产品值，这些数值就可以作为数据有效性的序列数据了（图4）。

图4 保留唯一产品值

定位到J1单元格中输入“选择查询产品”，K1单元格中输入“销售额”，接着定位到J2单元格，点击菜单栏的“数据→数据验证→设置”，在允许列表中选择“序列”，在“来源”后面点击数据源，接着选择“M2:M6”数据（即上述去重后的序列数据），点击“确定”完成设置（图5）。

图5 数据验证设置

现在从J2单元格展开下拉列表中就可以依次选择上述的产品内容了。接下来就要在K2单元格中设置求和数值。求和借助SUMIF函数完成，定位到K2单元格中输入公式“=SUMIF(表1[产品],J2,表1[金额])”，当我们在J2单元格的下拉列表中选择产品时，在K2单元格中就会自动显示对应的金额，如此一来查询数据明显方便了很多（图6）。

图6 求和函数设置

小提示：

上述公式中，“表1[产品]”参数表示的是求和的条件范围是在“表1的产品字段列”，这里的“表1”是上述执行“插入→表格”操作中动态表格默认的名称（切换到“表格工具→设计→表名称”，可以自定义设置）。参数“J2” 表示条件，求和的条件是在产品序列里J2显示的指定产品（随着下拉列表的选择会动态进行变化，求和条件也同步进行变化）。参数“表1[金额]”求和范围是“表1的产品金额列”，即在J2选择产品后对H列对应产品的金额进行求和。

因为我们使用的是动态表格（求和条件和范围是通过表格的字段来设置），完成上述设置后，以后如果需要添加数据，比如在A26:H26单元格中增加了PVC-6的销售数据，那么K2单元格中的求和也会同步发生变化。

SUMIF是单条件的求和，如果是多条件的求和，我们还可以借助SUMIFS来完成。假设现在需要同时查询部门和指定产品的销售数据和，如查询销售一部的PVC-1销售数据。同上在I1单元格中输入“部门查询”，在I2单元格中再设置一个数据有效性验证序列（序列的内容为销售一部到销售三部）。定位到K2单元格输入函数“=SUMIFS(表1[金额],表1[部门],I2,表1[产品],J2)”，即可同时对部门和产品两个条件进行查询（图7）。

图7 多条件求和查询

小提示：

参数“表1[金额]”表示“求和的范围”是表1[金额]字段下的数值，参数“表1[部门]”表示条件的范围是[部门]字段，参数“I2”表示求和的条件是单元格显示的具体部门，参数“表1[产品],J2”则分别对应范围是[产品]字段，求和条件是“J2”显示的产品名称。如果有多个条件，继续添加“条件范围”、“条件”参数即可，比如可以添加“表1[订单ID],N2”，增加产品对应的订单ID的查询。

如果部门和产品很多，可以进入“数据→数据验证→设置”，在允许列表中选择“任意数值”，这样只要在I2和K2单元格中自行输入部门和产品数值即可进行查询。如果统计的报表很多，我们可以新建一个工作表专门用于查询，同上在每个原来有数据的工作表中插入动态表，比如在Sheet2中插入“表2”，依此类推。那么只要在“查询表”中的C3单元格中输入公式“=SUMIFS(表2[金额],表2[部门],A3,表2[产品],B3)”（需要查询哪张表格数据，这里就将表名称和字段修改为对应的名称即可），就可以在一张专用表中非常方便地查询其他工作表的所有数据了（图8）。

图8 专门查询表