如何整理记录日程工作中的流程？

工作流是企业业务中非常重要的部分，日常企业运营过程中的工作都和流程密切相关。

流程是企业为了实现某些业务目标而必须执行的可重复任务，并且若正确的执行，它们将使企业或组织显著提高效率，为企业带来更好的效益。

但是，要真正充分利用工作流，需要对其流程在每一个阶段进行详细的整理和记录，此篇文章会讲解如何整理记录日程工作中的流程。

那么什么是工作流程？

术语“ 工作流 ”被许多谜团包围，与大多数企业流行语一样，它通常与其他术语混淆。

例如，工作流与流程或过程有何不同？工作流不仅仅是一组顺序的任务（这是一个过程）–这仅仅是其中的一部分。工作流还应回答“ 谁？”和“ 何时？”做这个任务。

工作流管理通过分析，在不同情况下对工作流程进行建模、执行、监控、优化的流程并不断对其进行优化，从而端到端地改进流程管理，始终将企业核心业务流程最优化为目标进行设计。工作流不是一项一次性任务，而是一项涉及持续性流程重新设计的持续活动。

为什么要编制工作流程？

现在你可能在想：“整个事情看起来很简单，记录下来有什么意义？” ，下面以几个方面的内容来讲讲整理和记录工作流的影响：

先以入职流程做个说明

每当公司新进新员工时，都需要教他们如何准确地在岗位上执行工作流程…

流程步骤的顺序是什么？组成工作流程的任务是什么？谁负责什么任务？岗位负责的任务需要执行哪些内容？每个任务的截止日期是什么？如果公司中只有一个工作流程，这将非常简单。但是，这种情况几乎是不可能的事情。不必时刻监控员工的工作，确保他们做的事情都是正确的，只需查看相关工作流程文档即可。这有助于他们更快地加快工作速度，并节省员工及其主管的时间。具有结构化的员工入职工作流程可以将员工保留率提高多达25％。

工作流程标准化

如果没有文档化的工作流程，员工大概率将会略有变化地执行该流程。意思是，由于没有固定的方法来执行工作流，因此他们会按照自己的意愿去做。通常这种方式会因无规则而导致执行低效，时常发生扯皮。

例如，如果对于任何给定的流程任务都没有规定的截止日期和交付内容，则员工最终可能会花费比所需时间更长的时间（使整个工作流程变慢）。或者，某些员工可能有一种更高效的方法来执行工作流，而这需要更少的时间或产生更多的输出，该种方式本应该被采纳并推广。具有记录在案的工作流程为执行流程建立了最佳实践，可确保流程以最高效率完成。标准化流程和工作流程可以提高您的生产率，产品质量甚至员工士气。

改进与优化

除非企业或组织进行持续的流程改进，否则工作流程可能没有达到预期的效率，或需要经过一些改进即可达到预期效益。

记录了工作流程后，将大大简化分析工作流程，查找改进并持续实施不足之处，如果流程中有很多步骤和任务负责人，那么这一点就显得尤为重要。将工作流程放到纸上可以使各岗位更好地了解如何改进或优化流程。例如，您可能意识到可以完全省略某个处理步骤，那些操作步骤之间可以整合在一起完成。

保存专有技术

对于没有文档化工作流程的组织或企业，其内部知识库会变得不稳定。例如，如果关键员工离职，会发生什么？甚至更糟的是，有几名员工（一直在处理给定的流程）同时离职，这些工作该如何交接给其他人员或新员工，只是口头的工作交接在日后必定会遇到一些问题。最终会失去有关如何执行该工作流程的知识以及正确执行该工作流程的任何最佳实践。因此，必须从头开始解决所有这些问题，从而避免浪费时间、精力和金钱。

但是，将工作流程记录在案，可确保永远不会发生这种情况，交接岗位人员或新员工可参照流程汇编手册快速上手操作，保证业务正常运转。

如何通过3个简单步骤记录工作流程？

通过上面内容的讲解，现在知道了为什么应该记录工作流程，让我们继续了解“如何记录工作流程？”：

流程图：使用笔和纸或某种绘图软件创建流程图。创建过程流程图非常简单，只需绘制一个流程图，每个块都包含一个任务，定义好任务中的岗位角色、办理时间、办理输出和相互之间协同性等。

step＃1：确定工作流程和步骤

如果您只是从工作流程文档入手，则应该选择最核心的工作流程（即影响最大的工作流程）。虽然掌握了记录方式后，记录工作流程似乎更快，更容易，但是与长期从事该流程工作的经验丰富的员工协商总是一个更好的方式，业务线上的经办人员才拥有对流程梳理工作最高的话语权，梳理之后的流程是否顺畅及好用。毕竟，他们是知道执行工作流的最佳方法的人。

然后，列出工作流所包含的确切任务，包括所有重要信息-谁负责每个步骤，每个任务的截止日期应该是什么以及可能有助于完成任务的任何小细节。

step＃2：邀请相关同事进行讨论

梳理和记录流程并不是一个人纸上谈兵就行，确定好流程文档规范后，需要先根据现有资料整理记录流程。整理好流程初稿后需要将文档发送给各岗位员工进行讨论，流程定义、环节定义、工作属性等是否符合实情。每一个整理流程都应该让其岗位人员参与进行详细讨论，不断优化内容。

step＃3：创建工作流程模板

经过反复的讨论修改之后，已经对流程细节有很好的掌握，接下来就需要根据这些明确的信息进行流程模板建模。将流程属性、流程环节、岗位人员和流程表单等信息整理成流程模板，模板中会详细定义整个流程过程，模板定义好之后可以让接触的人员快速了解流程功能及定义。记录好的流程模板需要在后续工作中不断的修改完善，保证流程文档的内容都是最新。

监控和改善工作流程

在完成工作流文档的记录后，可能会认为现在应该可以再也不用管流程相关事情了。但其实并不是，文档化只是第一步–要充分利用工作流程，需要不断监控其性能并尽一切可能改善优化。