第1步就做错了！GTD时间管理法正确打开方式，简直是工作艺术

写了几篇关于时间管理的文章，有粉丝在后台问我：为什么我用GTD管理时间，总是没有效果呢？

我有点好奇，GTD算是迄今为止最为经典的时间管理方法，怎么会没有效果呢？除非没有认真执行！

可是，粉丝信誓旦旦保证，他的确是认真执行了。

追问了他使用GTD的方法，我才知道，他不但不会有进步，就连GTD第1步都做错了。

而在和别人聊天中我发现，竟然有很多人不知道GTD的具体用法，震惊！

今天就来聊聊时间管理方法集大成者GTD的用法。

GTD指的是Getting Things Done的缩写，来源于时间管理大师David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》，国内最早由中信出版社翻译出版，书名叫做《尽管去做：无压工作的艺术》。

不得不说，这个书名很像80年代的大部头典籍，令人望而生畏。

但这并不妨碍我们对于GTD的学习以及使用。

严格来说，GTD只有5个步骤，分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

它是从《清单革命》中延伸出来的一种对于时间管控的思路，但是在清单管理之上，又添加了后续的其他步骤，使得整体更加完成，且管理更加有效。

废话不多说，直接开始介绍GTD的5个步骤：

1.收集

找出一个从未使用过的笔记本，它将是你用于时间管理的唯一事项篮子。

你可以把你任何时候想到的任何要做的工作，都写在上面。

但是要注意，写下你所有想要完成的工作有两种形式，一种是横七竖八乱写一通，一种是规规矩矩一行接一行的记录。

我个人的建议是，一个本子分两半，左边可以胡乱写胡乱记，右边则规整一些。

不论是工作中杂乱的想法，还是偶有的灵感思绪，甚至是为了提醒自己下班后要吃一碗牛肉面，都可以写在上面。

为什么我会说来信粉丝第一步就做错了呢？

因为在GTD时间管理法则中，专门找一个从未写过的笔记本，专门用来记这些事非常重要。而他是想到什么，就在手头能找到的纸上写什么。

这样的记录是无效的，因为碎片化的纸张、文件，很容易因为丢失而失去记录。并且这种碎片化的纸张很容易被忘却。

而一个非常正式的笔记本上记录你的工作想法，并且时时都在手边。你可以随时翻看，随意增删。既有仪式感，又有备忘功能。

如今的PAD、手机等电子设备基本人手一个，可以尝试用这些电子设备来代替笔记本。但个人体验是电子设备远远比不上纸质笔记本。

把工作目标、生活目标甚至一些杂乱的小想法扔进笔记本就算完事了吗？

必须不可以！

GTD的第二项任务就是整理，对你所记录下来的内容进行定期的整理、清空。

对于那些已经达成目标的任务，直接划线删除，对于那些比较重要但是尚未完成的，你可以在新的一页纸上记录下来，而对于那些虽然没有完成但已经没有必要做的工作项目，也要积极删除。

知道为什么我要让你在第一步中“乱写+记录”了吧？很多人在这一步就找不到之前写的内容了，偶有草书大师还会不认识自己在激情时刻写下的内容。

这一步对于每个GTD时间管理者都非常重要，因为这一步就是让你学会辨别生活、工作中任务重要性的一个非常棒的方法。

可能刚开始你也不会辨别，似乎觉着给客户回电话和写年终报告同样重要，一个担保着你的饭碗，另一个拿捏着你的薪水。

但等你不停的记下来、不停的完成、不停的删除的过程中，你慢慢会锻炼出这种判断能力。

知道哪些工作是重点，并且需要当前紧急完成。哪些工作非重点，可以跳过，甚至直接不做。

同时，在清理的过程中，一定要进行思考。这项任务或目标的意义何在，要对删除的项目进行两分钟自我头脑风暴，辨别是否需要删除。

如果要删除，那就狠心删除，并且以后都不许放进这个笔记本里。这是对自己的狠，也是对判断力的狠。

试想一下，你的一个笔记本上记满了你想要做的事情，但是任由其放着，也不是回事。

所以，我们在此时就需要组织管理这些项目和目标，它分为两种，第一种就是刚说的，思考要删除的项目是否要删除。

要删除的直接删除即可，要保留的尽量在2分钟内完成。

你问我2分钟没法完成怎么办？那就毫不客气的删除它。

第二种是日常生活最常用到的——清单式项目管理。

把你目前还没做完，但必须得做的工作，一一罗列出来，在剩下的时间里，那就按照清单上的内容，一项一项完成，就像是吃葡萄一样，只有吃完了一颗，你才能吃下一颗。

就用这个方法，强迫着自己完成那些必须完成的工作，并必须是在规定时间内。

对于未来or某天工作清单，直接梳理出来事项内容即可，其他都可以不做理会。

你多久做一次复盘？多久回顾一次自己的生活？

很多人是没这个习惯的。

在GTD时间管理行动法则中就提到了这一点：没有复盘的工作不足以称累。

因为，很多工作，如果你不回顾、复盘、反思，你是没法从中获取经验值的。

就如同很多人调侃那些富有工作经历的人一般：上班十年，别人增长的是经验，你增长的只是岁数。

那这一步怎么做呢？

我个人不建议每天复盘、总结、回顾，可以尝试每周进行一次总结、复盘和回顾。

复盘的主要内容就是查漏补缺，让自己明白对在了哪里、错在了哪里，对的发扬光大，错的潜心改正。

用这个方法，我已经戒掉了自己好多个坏习惯。在此之前，我都不知道自己有这么多坏习惯的。

不妨，你也可以试试。

这一步的行动不同于第3步的组织管理中2分钟时间的规定。

它更多指的是，你在第2步中提取出来的，写在清单上的事项的行动。

它们可能是明日计划，可能是下周计划，更有可能是月计划、年计划，甚至是几年计划。

这里会涉及一个问题：很多人并不知道自己一天能干多少事，索性把所有的事情一股脑的塞进网盘，假装鸵鸟一般。

其实，所谓行动指的就是将清单上的任务进行一个个整理、完成。在刚开始罗列清单的时候，可能会因为领悟不深，对工作时间也没有具体有效的把控工具。

导致有些任务明明需要的时间少，或者可以找人来帮忙，却非得自己蒸腾半天。

而有些工作难度相对较大，自己拼尽全力，也没法在规定时间内完成。

这样，你就需要非常明确的将各项任务进行分类、归纳，并罗列清单，并寻求外部帮助。

导致因为工作难的另一个问题就是时时刻刻看电脑、看手机，反而忽略了自己要做的事情是什么。长久的操作下去，只会让自己越来越迷茫，以致于目标记录的笔记本，不是扔了，就是遗忘了。

这时候，《清单革命》中清单式工作方法就派上用场了。

你可以咬紧牙关，甚至扔掉手机，只是专心致志的完成当下的工作，没完成前，不许有其他行为！

很多人可能会说，没有了手机我的社交怎么办？客户找我怎么办？

没有了手机，其实社交更加纯粹。无非两种状态，有些人在改变的马太效应下越来越好，也不会有客户因为你没接电话而真的为难你。

你可以尝试着给自己完成工作50分钟后，强制性的休息10分钟。或者按照工作项目完成情况来修整。

比如每做完一件事休息二十分钟，但是在做完之前，你都得强迫自己不得离开椅子。

听上去是不是有点恐惧了，事实也是如此。

GTD就是这样一个硬核操作的时间管理方法，它最大的效用在于，能够将自己的目标进行管理，进而借用清单管理法则，集中时间，强迫自己完成那些“难啃的骨头”，那剩下的时间，你就可以做更多事情，或者做自己喜欢做的事情。

从根本上来说，GTD不是一个正规的时间管理方法，而像是目标管理方法。

但不得不说，尤其对于办公室的工作，GTD的5个步骤你只要每天都走一遍，相信你再也不会惧怕堆积如山的文件和理不清的数据了。

只需要用一周的时间，你会发现自己做事情越来越有条理性，似乎也不是那么忙了，即便手头有工作，也能够很快速的进入状态，然后完成工作。

对于任何时间管理小白，我推荐的方法，都是GTD。因为它足够简单，它足够有效。

培养GTD时间管理习惯，并彻底上手，你需要如下工具：

1.全新的笔记本+能够用的笔

如此，就完了！

当然，信息时代的今天，你可以通过手机、PAD等将信息记录在云端，再通过APP的在线同步功能，让自己在每个场景下都能够记录和整理。

当然，如果你能提前了解下RTM相关知识，相信你对GTD应用将更加得心应手。